Dieser Leitfaden ist nachfolgend auch als Offline-Version im PDF-Format verfügbar. Die Links zu den entsprechenden Kapiteln in unserer Online Hilfe sind in der Offline-Version ebenfalls enthalten. Damit die Links funktionierten, muss das PDF allerdings heruntergeladen werden. Demzufolge folgendermassen vorgehen:

1. Folgendes PDF im Browser öffnen:

2. Im Browser geöffnetes PDF rechts oben über den Button herunterladen:

Allgemeine Benutzerhinweise

Outlookbar verwalten

Die Outlookbar bietet optimale Möglichkeiten für den Benutzer, sich sein eigenes Menü zusammen zustellen und somit die täglichen Arbeitsprozesse zu optimieren

Grideinstellungen

In der Applikation kann in (fast) allen Grids die Tabellendarstellung und die Sortierung einzelner Spalten per Anklicken verändert werden.

Excel-Exportmöglichkeit

Aus den Datengrids und aus den Auswertungen können Daten durch Halten mit linker Maustaste nach Excel gezogen werden.

Reports Standardselektionen / Neu abfragen

Bei fast allen Auswertungen können die Selektionsformulare mit den gewünschten Einstellungen gespeichert werden.
Mittels Button „Neu Abfragen“ kann der Report mit einem Klick wiederholt werden.

Auflistungen aktualisieren

Wenn mehrere Funktionen offen sind und in einem offenen Fenster die Angaben nicht mehr aktuell sind, können diese Angaben mittels der Funktion „Alle Auflistungen aktualisieren“ geladen werden.

Dies erspart z. B. bei der Buchungserfassung, wenn bei einer Kostenart eine zusätzliche Kostenstelle zugewiesen wurde, enorm viel Zeit.

Custom-Reports erstellen

Die vorhandenen Standardreports können einfach mittels dem Geodreieck-Button (Custom Report) geändert und gespeichert werden.

Die Standardreports können dabei nicht zerstört werden.

Finanzbuchhaltung

Grundeinstellungen

  • Die meisten Grundeinstellungen der Buchhaltung können in dieser Funktion vollzogen werden
    • Menupunkt Administration / System / Extras / Einstellungen / Register Finanzbuchhaltung
  • Folgende Bemerkungen:
    • In den Registern können die Belegnummerierungen
      festgelegt werden
    • Es kann angegeben werden,
      • wieviele Tage zurück,
      • wieviele Buchungen maximal,
      • wieviele Adressen maximal
        angezeigt werden sollen.

Stammdaten Kontopläne (Konten, Kostenarten, Kostenstellen)

Sachbuchungen

Import Buchungen ab Excel

Standardbuchungen

Geschäftsjahr eröffnen

  • Damit die Kreditoren- und die Sachbuchungen für das kommende Jahr bereits erfasst werden
    können, braucht es ein neues Geschäftsjahr.
  • Dieses Geschäftsjahr kann parallel zu den anderen geführt werden, d.h. das neue Geschäftsjahr
    kann bereits im alten Jahr eröffnet werden, ohne dass das laufende Geschäftsjahr abgeschlossen
    worden ist und die Salden werden laufend nachgeführt.

Geschäftsjahr abschliessen

  • Abgeschlossene Geschäftsjahre bleiben im System erhalten und können nicht mehr verändert
    werden, sämtliche Auswertungen stehen aber vollumfänglich zur Verfügung.
  • In das neue Geschäftsjahr werden automatisch die Saldobestände als Eröffnungsbuchungen
    übertragen..

Buchungsperioden sperren

  • Damit keine unbeabsichtigten Buchungen entstehen können, gibt es 3 einfache Möglichkeiten dies zu verhindern.
    • Entweder in den Einstellungen das Datum „Buchen erlaubt von/bis“ anpassen
    • Und/Oder es können Periodendefinitionen erfasst werden (Monate, Quartale, Halbjahre, etc.)


    • Ein ganzes Geschäftsjahr kann in der Funktion „Geschäftsjahr ändern“ elegant provisorisch gesperrt werden

Mehrwertsteuer Abrechnung

Die wichtigsten Auswertungen im Bereich Finanzbuchhaltung

  • Die wichtigsten Reports
    • Fibu Kontoauszug
    • Fibu Bilanz
    • Fibu Erfolgsrechnung
    • Fibu Buchungsjournal
    • Bebu Kostenarten-Übersicht
    • Bebu Kostenstellen-Übersicht
    • Bebu KST-/KOA-Rechnung
  • Bitte beachten, dass zum Teil
    jeweils Custom Reports
    ausgewählt werden können

Kreditorenbuchhaltung

Grundeinstellungen

  • Viele Grundeinstellungen der Kreditorenbuchhaltung können hier eingestellt werden
    • Menupunkt Administration / System / Extras / Einstellungen / Register Kreditorenbuchhaltung
  • Folgende Bereiche werden u.a. damit konfiguriert:
    1. Vergabe der Belegnummerierungen
    2. Deklaration der Buchungstexte
    3. Festlegen Einstellungen zu Abgrenzungen
    4. Einstellung Anzeige „Tage zurück“
    5. Aktivierung Option „Vorerfassung“ (kostenpflichtig)
  • Anleitung NEXUS / FINANZ KREDI Stammdaten

Kreditorenstamm inkl. Zahlungsverbindungen

Belegerfassung inkl. Sonderfunktionen

  • Kreditoren Rechnungen Erfassen ➔ Handbuch zur Zeit in Bearbeitung
  • Handbuch "Informationen zum Rechnungseingang (Kreditoren) V2020.06.30"


  • Kreditorenstamm aus QR-Code eröffnen
    • Button [Kreditor neu erfassen] wählen
    • Kreditorenstamm prüfen, ergänzen und speichern


  • QR-Zahlungsverbindung eröffnen
    • Button [Neue Zahlungsverbindung] wählen
    • Clearingverzeichnis
    • Zahlungsverbindung speichern und Formular schliessen

Kreditoren Abgrenzungsbuchungen

  • Mittels dieser Funktionalität können grössere Rechnungen, welche zu Beginn des Geschäftsjahres
    gebucht werden, auf die nachfolgenden Monate abgegrenzt werden (z. B. Wartungsverträge,
    Versicherungsprämien, Service-Abo‘s, etc.)
    • Einrichtung: 2 Bilanzkonten, welche in den Einstellungen zugewiesen werden
    • Buchungsvorgang
      1. Anzahl abzugrenzende Monate eingeben
      2. Eingabe Startwert von 1. Abgrenzung (WICHTIG!)

Zahlungsausgänge (Zahllauf)

Einzelzahlungen

  • Die Funktion, um offene Kreditorenbelege ausserhalb eines pain.001 Zahllaufes auszugleichen,
    befindet sich in der Buchungserfassung, Funktion Kreditoren Zahlungen, Register Einzelzahlungen
  • So können z. B. Barzahlungen an Lieferanten über die Kasse verarbeitet werden oder LSV-Kreditoren
    können so über die ZV ausgeglichen werden

Die wichtigsten Auswertungen im Bereich Kreditorenbuchhaltung

  • Die wichtigsten Reports
    • Kreditoren Offene Posten
    • Kreditoren Bewegungsliste
    • Kreditoren Belegjournal
  • Bitte beachten, dass zum Teil jeweils Custom Reports ausgewählt werden können

Debitorenbuchhaltung

Grundeinstellungen

  • Die Grundeinstellungen der Debitorenbuchhaltung können hier eingestellt werden
    • Menupunkt Administration / System / Extras / Einstellungen / Register Debitorenbuchhaltung
  • Folgende Bereiche werden u.a. damit konfiguriert:
    1. Vergabe der Belegnummerierungen
    2. Deklaration der Buchungstexte
    3. Einstellungen Kontierung/Texte Mahngebühren/-zinsen
    4. Angabe der Verfallstufen
    5. Einstellung Anzeige „Tage zurück“
    6. Generelle Konfiguration Zahlteil bei Mahnung
  • Anleitung NEXUS / FINANZ DEBI Stammdaten und Funktionen

Benutzer abhängige Einstellungen Zahlungsdifferenzen und Camt.054

Debitoren Zahlungseingänge

Manuell

  • Übersicht Ablauf
    • Die manuellen Debitoren Zahlungen werden in der Buchungserfassung mit der Funktion Debitoren –
      Zahlungen durchgeführt:
    • In der Regel besteht die Verarbeitung aus 4 Teilen:
      1. Zahlungskopf ausfüllen (Pt. 3.1.2)
      2. Offene Posten zur Zahlung suchen (Pt. 3.1.3)
      3. Belege zur Zahlung selektieren (Pt. 3.1.4)
      4. Zahlungstransaktion durchführen (Pt. 3.2)

    • Anleitung NEXUS / FINANZ DEBI Stammdaten und Funktionen
  • Zahlungskopf ausfüllen
  • Offene Posten suchen
  • Belege zur Zahlung selektieren
  • Zahlungstransaktionen
    • Transaktion normale Vollzahlung
    • Transaktion Teilzahlung
    • Transaktion Vorauszahlung
    • Rückzahlung von Kundenguthaben
    • Buchen von Abschreibungen (Verlusten), Komplettausbuchung mittels Funktion "Verlust",
      Differenzen (ohne Debitorenbezug) mittels Funktion "Ausbuchen"
    • Automatischer OP-Ausgleich (0'er Verrechnung)
    • Zahlungstexte bei Bedarf anpassen bei Spezialfällen (Zusätzliche Hinweise zu manuellen Zahlungen)

    • Anleitung NEXUS / FINANZ DEBI Stammdaten und Funktionen

Camt.054

Debitoren Mahnwesen

  • Programmeinstellungen Debitoren anpassen
  • Einrichten Sachbearbeiter
  • Einrichten Mahngruppen inkl. Mahnstufen
  • Layoutanpassung Mahnformular
  • Ablauf Debitoren Mahnlauf durchführen

  • Anleitung NEXUS / FINANZ DEBI Mahnwesen

Debitoren LSV / Debit Direct (Zahlungsermächtigung)

Rückzahlungsmanagement

Die wichtigsten Auswertungen im Bereich Debitorenbuchhaltung

  • Die wichtigsten Reports
    • Debitoren Offene Posten
    • Debitoren Bewegungsliste
    • Debitoren Belegjournal
  • Bitte beachten, dass zum Teil jeweils Custom Reports ausgewählt werden können