Übersicht

Diese Checkliste soll die Benutzer unterstützen einen strukturierten Jahresabschluss durchführen zu können. Die nachfolgende Beschreibung ist nicht umfassend und es werden damit nicht sämtliche Möglichkeiten und Details beschrieben. Für weitere Details bitte das Handbuch konsultieren.

Die Funktion „Jahresabschluss“ dient der automatischen Ausführung des Jahresabschlusses. In dieser Checkliste werden die nötigen Arbeitsschritte erläutert, wie der Jahresabschluss vollzogen werden kann.

Abgeschlossene Geschäftsjahre bleiben im System erhalten und können nicht mehr verändert werden. Sämtliche Auswertungen stehen aber vollumfänglich zur Verfügung. In das neue Geschäftsjahr werden automatisch die Saldobestände als Eröffnungsbuchungen übertragen. Für die Eröffnungsbuchungen verwendet das Programm als Gegenkonto das in den Einstellungen im Register „Finanzbuchhaltung“ definierte „Konto Eröffnungsbilanz“.

Es besteht auch die Möglichkeit, ein abgeschlossenes Geschäftsjahr innerhalb der Applikation wieder zurückzusetzen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die unter Kapitel 2 aufgeführten Punkte vor dem definitiven Geschäfts-jahresabschlusses korrekt eingerichtet beziehungsweise durchgeführt wurden.

Generelle Voraussetzungen und Programmeinstellungen

Voraussetzungen

Die unten aufgeführten Punkte bitte vor dem Durchführen des Jahresabschlusses beachten:

➔ Folgejahr eröffnet?

Das nachfolgende Geschäftsjahr muss im entsprechenden Mandanten bereits eröffnet worden sein. Wenn Sie also z.B. das Jahr 2021 definitiv abschliessen möchten, sollte das Geschäftsjahr 2022 schon eröffnet sein und der Status des Geschäftsjahres sollte „O“ (offen) sein.

➔ Gewinnverteilung durchgeführt? 

Die Gewinnverbuchung muss durchgeführt sein, so dass in der Bilanz das Total Aktiven mit dem Total Passiven übereinstimmt (➔ zuunterst in der Bilanz = kein unverbuchtes Ergebnis).

Hinweis:
Die Anwendung erstellt keine automatischen Gewinn- / Verlust-Buchungen. Der Saldo wird gemäss Ihren Kriterien per Ende Geschäftsjahr als normale Hauptbuch-Buchung erstellt.

➔ Datenzugriffe auf Konten vorhanden?

Der Jahresabschluss kann nur von Benutzern durchgeführt werden, die alle Konten bebuchen dürfen. Die Bebuchbarkeit der Konten für die einzelnen Benutzer wird über die Funktion „Datenzugriff Fibu-Konti“ definiert:

➔ Steuerabrechnung definitiv erstellt?

Betriebe mit aktiven MWST-Buchungen müssen vor dem Abschluss das definitive Steuerjournal mit allen Buchungen per Ende Geschäftsjahr erstellt haben.

Menüpunkt Fibu / Steuerjournal


➔ Kontosaldoreorganisation durchführen
Sollte sich der Jahresabschluss trotzdem nicht durchführen lassen, weil das Programm meldet, dass die Bilanz noch nicht ausgeglichen sei, obwohl die Auswertung korrekt eine ausgeglichene Bilanz anzeigt, hilft vielfach die Hilfsfunktion „Kontosaldi reorganisieren“.

Funktionsstart mit Button „Ausführen“

Programmeinstellungen

Menüpunkt Administration / Extras / Einstellungen

Register Finanzbuchhaltung

1. Einstellungen Konto Eröffnungsbilanz vornehmen (in der Regel = Bilanzkonto). Auf dieses Konto werden im Folgejahr die Eröffnungsbuchungen geschrieben.
2. Einstellung des gewünschten Buchungstexts der Eröffnungsbuchungen im Folgejahr.

Durchführung definitiver Jahresabschluss

Schritt 1: Buchungen abschliessen

Menüpunkt Fibu / Buchungen abschliessen

Sobald die Formulareinstellungen vorgenommen wurden, kann mit dem Button „Ausführen“ die Funktion gestartet werden. Nach der Durchführung erhalten Sie folgende Vollzugsmeldung.

Hinweis 1:
Mit den gemäss Printscreen eingestellten Optionen werden alle Buchungen auf Status „D“ (Definitiv) gesetzt. Wichtig! "Nur eigene Buchungen (Benutzer)» sollte nicht aktiviert sein, ansonsten werden nur die Buchungen des aktuellen Benutzers verarbeitet.

Hinweis 2: Wichtig! Wenn die Kreditorenvorerfassung im Einsatz ist, sollten keine Kreditoren-Belege mit Status „Vorerfasst“ im System sein. Diese Belege kann das System nicht abschliessen. Nicht verbuchte Kreditoren-Zahlungsläufe können im Folgejahr verbucht werden, erhalten dann aber ein Valutadatum innerhalb des Folgejahres.

Schritt 2: Geschäftsjahr abschliessen

Menüpunkt Fibu / Jahresabschluss

1. Für die Eröffnungsbuchungen im Folgejahr kann die gewünschte Belegnummer eingegeben werden.
2. Mit dem Betätigen des Buttons „Ausführen“ wird das Geschäftsjahr abgeschlossen und die Eröffnungsbuchungen werden im neuen Geschäftsjahr geschrieben.

Hinweis: Ist die Anlagebuchhaltung im Einsatz, kann das System auch Warnmeldungen anzeigen, dass einige Anlagen noch nicht abgeschrieben wurden. Nach einer kurzen Prüfung, ob es korrekt ist, dass keine Abschreibungen für diese Anlagen in dem vergangenen Geschäftsjahr gerechnet wurden, können Sie dieses Formular mit Button „Schliessen“ beenden.

Schritt 3: Kontrollen

Status des abgeschlossenen Geschäftsjahres prüfen.

Bei der Funktion „Geschäftsjahr-Auswahl“ können Sie prüfen, ob der Status auf „A“ (abgeschlossen) steht.

Eröffnungsbilanz im neuen Geschäftsjahr drucken/prüfen

Sie können in der Bilanz die Option „Eröffnungsbilanz“ aktivieren und prüfen, ob die Eröffnungsbuchungen im neuen Geschäftsjahr korrekt übertragen wurden.

Kontoauszug prüfen auf dem Bilanzeröffnungskonto

Sie können in der Bilanz die Option „Eröffnungsbilanz“ aktivieren und prüfen, ob die Eröffnungsbuchungen im neuen Geschäftsjahr korrekt übertragen wurden (Saldo 0).

Schritt 4: Sonderfunktionen

➔ Funktion Kreditoren Abgrenzungsbuchungen auflösen:

Wenn Sie in der Kreditorenbuchhaltung z.T. Belege erfassen, welche Sie über mehrere Monate abgrenzen (ev. auch über mehrere Geschäftsjahre), können Sie mit der Funktion „Abgrenzungs-buchungen auflösen“ diese Buchungen ins neue Geschäftsjahr übertragen lassen.

Mit Button „Prüfen“ werden Sie über allfällig zu tätigende Buchungen informiert oder auch orientiert, wenn keine zeitlich abgegrenzten Kreditorenbuchungen vorhanden sind (wie im Printscreen unten).

➔ Bebu Verrechnungsvariante aus Vorjahr übernehmen:

Normalerweise wird das neue Geschäftsjahr schon eröffnet, bevor im verflossenen Geschäftsjahr der Bebu-Abschluss getätigt wird. Für den Bebu-Abschluss werden in der Regel die Parametrierungen nachgeführt (Kostenblöcke, Umlage- und Verrechnungsstämme, Auswertungs-strukturen).

Diese Anpassungen werden nicht automatisch ins neue Geschäftsjahr überführt, da die Stämme mit dem Eröffnen des neuen Geschäftsjahres ins neue Jahr kopiert wurden.

Sie können mit folgender Funktion diese Übertragung nach dem Jahresabschluss nachführen.

Hinweis: Die im neuen GJ vorhandenen Varianten werden komplett überschrieben.


➔ Auswertungsstrukturen aus dem Vorjahr in das aktuelle Geschäftsjahr kopieren:

(Fibu-Kontoplan, Kostenartenplan, KST-Plan)

Auch bei den Auswertungsstrukturen werden für die Jahresabschlüsse normalerweise einige Anpassungen getätigt.

Auswertungsvarianten können von den Vorjahren in die neuen Geschäftsjahre mit folgender Funktion kopiert werden:

1. Durch Klick auf «…» öffnet sich die Bearbeitungsmaske «Varianten Kostenartenplan» mit allen vorhandenen Varianten.
2. Die zu kopierende Variante anwählen und auf «Kopieren» klicken.
3. Es öffnet sich die Maske «Strukturvarianten kopieren». Hier wird das Geschäftsjahr und die zu kopierende Variante gewählt, aus welchen die Variante kopiert werden soll. Anschliessend die neue Bezeichnung eingeben.
4. Mit «Kopieren» den Vorgang abschliessen.

Zurücksetzung des Jahresabschlusses

Definitiv abgeschlossene Geschäftsjahr (Status „A“) können bei Bedarf zurückgesetzt werden. Dabei werden die Eröffnungsbuchungen (Eröffnungsbilanz) im Folgejahr gelöscht und der Status des GJ auf "O" (offen) gesetzt.

Menüpunkt FIBU / Geschäftsjahr ändern

Hinweise: In den Einstellungen muss die Funktion GOB-Journalisierung aktiv sein.

Bitte beachten Sie, dass die Zurücksetzung sequentiell erfolgen muss. Soll hier im Beispiel das Jahr 2016 zurückgesetzt werden, muss zuerst das Jahr 2018, dann das Jahr 2017 zurück-gesetzt werden. Erst dann kann das Jahr 2016 zurückgesetzt werden.