NEXUS / FINANZ FIBU MwSt einrichten

Übersicht

Diese Checkliste soll die Benutzer beim Einrichten und beim Arbeiten im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer unterstützen. Insbesondere wird eine Vorgehensweise beschrieben, wie eine Mehrwertsteuerabrechnung strukturiert erstellt werden kann.
Die nachfolgende Beschreibung ist nicht umfassend und es werden damit nicht sämtliche Möglichkeiten und Details der Software beschrieben. Für weitere Details konsultieren Sie bitte das Handbuch.

Generelle Programmeinstellung und Voraussetzungen

Wichtige Hinweise

Bitte beachten Sie, dass die unter Kapitel 2 aufgeführten Schritte vor dem Beginn mit dem Arbeiten, bzw. dem Buchen mit MwSt-Codes korrekt eingerichtet sind.
Für die Aktivierung der MwSt-Funktionalität bietet sich optimaler Weise ein neues Geschäftsjahr an.
Es ist auch möglich, innerhalb des laufenden Geschäftsjahres die MwSt-Buchungen einzuführen (Wechsel zu Beginn eines Quartales).

Programmeinstellungen

Einstellungen im Register Finanzbuchhaltung

Menüpunkt Administration / Extras / Einstellungen

1. Steuersatz plausibilisieren sollte unbedingt aktiviert sein. Es wird so verhindert, dass eine Buchung auf ein Konto mit einem hinterlegten Steuersatz ohne Mehrwertsteuerbuchungen geschrieben werden kann.
2. Textzusammenstellung der automatischer Mehrwertsteuerbuchung prüfen
   (Standardeinstellung = <Fibu-Buchung,30> - <Steuer-Buchung,30>)
   <Fibu-Buchung,30> → der Text von der Fibu-Buchung wird mit 30 Zeichen übernommen
   <Steuer-Buchung,30> → der Test des MwSt–Satzes wird übernommen

Steuerformular zuweisen

Menüpunkt Mandanten / Steuer-Abrechnungsgruppen

Hier wird das bei der Steuerabrechnung zu verwendete Formular angegeben.

1. Mit Button „Steuerformular“ die Funktion öffnen
2. Beim Eintrag „Schweiz Saldosteuer 2024“ das Bis-Datum entfernen.
3. Mit Button „Speichern“ die Aktion beenden

Hinweis:
Es wird zwingend mindestens eine Steuergruppe benötigt.

MwSt-Sätze einrichten

Bitte die unten aufgeführten Punkte beachten:

Mehrwertsteuercodes erfassen

Menüpunkt Mandanten / Steuersätze

Aufbau der MwSt-Sätze (möglicher Vorschlag!)

Im Kontoplan die ER-Konti mit einem Steuercode versehen

Hinweis:
Sofern auf einem Fibu-Konto nur 1 MwSt-Satz zur Anwendung kommt, kann dieser „fixiert“ werden (siehe Optionsfeld hinter Steuercode).

Wichtiger Hinweis zu Buchungen vor Umstellung:
Bereits vorhandene Buchungen auf den entsprechenden Konti vor dem Einrichten der MwSt-Parametrierung haben noch keine MwSt-Buchungen und werden nicht in der Steuerabrechnung einbezogen.

Anpassungen seitens heim.NET

Damit von heim.NET her die Leistungen korrekt mit Mehrwertsteuer verbucht werden, müssen folgende Anpassungen gemacht werden. Wichtig zu wissen ist, dass die Mehrwertsteuer-Sätze schon in Finanz angelegt sein müssen (siehe vorhergehendes Unterkapitel "MwSt-Sätze einrichten").

Hinterlegen MwSt-Satz auf Leistungen im Leistungskatalog

1. Öffnen des Leistungskatalogs

Menüpunkt Heim / Leistungskatalog / Leistungskatalog verwalten

2. Öffnen Leistung und eintragen des korrekten MwSt-Codes

Hinweis:
Wenn auf der Rechnung diejenigen Leistungen ohne Mehrwertsteuer mit 0% dargestellt werden sollen, muss der Steuercode auch bei der Leistung hinterlegt werden.

Aktivieren Mehrwertsteuer auf Heim-Mandant

Im heim.NET kann pro Mandant gesteuert werden, ob mit Mehrwertsteuer gebucht und gearbeitet werden soll oder nicht. Die Mehrwertsteuer wird wie folgt auf dem Mandanten aktiviert:

1. Öffnen Mandant für die Bearbeitung

Menüpunkt Mandanten / Heimverwaltung / Mandanten ändern

2. Wechsel auf Register „ID-Nummer / MwSt….“, Flag „MwSt-pflichtig“ aktivieren und an-passen Abrechnungsart und MwSt-Rundung. Mit „Speichern“ und „Schliessen“ kann die Mandanteneinstellungen wieder verlassen werden.

WICHTIG: Wenn der Finanz-Mandant ein eigener Mandant ist MUSS auch dort das Häklein bei MwSt pflichtig gesetzt werden.

Ausdrucken Mehrwertsteuer auf Rechnung

Damit die Mehrwertsteuer auf der Rechnung gedruckt wird, muss dies zuerst pro Mandant eingestellt werden. Dies wird wie folgt aktiviert:

1. Öffnen Administration / Extras / Optionen

2. Anwählen Druckparameter und aktivieren MwSt drucken

Kontrollen vor der Verarbeitung der MwSt-Abrechnung

Kontrolle Buchungen der MwSt-pflichtigen Konti

Menüpunkt FIBU / Kontoauszug

1. Kontoauszug aller MwSt-pflichtigen Konti erstellen

Hinweis:
Mit Hilfe einer MwSt-Strukturvariante (Teilstruktur), in welcher nur die MwSt-pflichtigen Konti geführt werden, können die entsprechenden Konti schnell und zuverlässig ausgewählt und ausgewertet werden.

2. Kontrollen der Buchungen
→ Sind bei allen Buchungen Steuercodes vorhanden?
→ Wurde der richtige Steuercode verwendet?
→ Wurde der MwSt-Betrag korrekt auf das MwSt-Konto gebucht (Kto. 2015)?

Steuerverprobung erstellen

Mittels der im Programm integrierten MwSt-Verprobung werden bei allen Bewegungen die verbuchten Steuerbeträge mit dem verwendeten Steuercode zurück gerechnet und geprüft, ob die Mehrwertsteuer korrekt im System verarbeitet wurde oder ob Differenzen bestehen.

Nach dem Exportvorgang öffnet sich ein Excel-File. Dort muss die Pivot-Tabelle aktualisiert wer-den, damit die exportierten Daten angezeigt werden.

Jetzt kann der Abgleich zu der Steuerabrechnung durchgeführt werden.
- Die Umsätze pro Ertragskonto können mit der Fibu abgestimmt werden
- Es werden die errechneten und verbuchten Steuerbeträge angezeigt
- In der Spalte Differenz sollten keine Ergebnisse ausgewiesen sein
- Der Steuerbetrag sollte mit dem MwSt-Konto in der Bilanz übereinstimmen

Nach der erfolgreichen Kontrolle kann mit der Steuerabrechnung fortgefahren werden.

Provisorische Steuerabrechnung erstellen

Menüpunkt FIBU / Steuerjournal

1. Abrechnungsart „Provisorisch“
2. Datum der Abrechnungsperiode einstellen (meistens auf das abzurechnende Quartal)
3. Flag „Nicht definitiv abgerechnete Buchungen aus Vorperiode einbeziehen“ je nach dem Aktivieren oder Deaktivieren

Hinweis:
Es sind beide Versionen in der Praxis in Verwendung. Manche Betriebe erstellen für „Nachzüglerbuchungen“ lieber eine separate Abrechnung.
In diesem Fall kann der Flag deaktiviert werden.

4. Mit Button „OK“ wird der Report in der Vorschau angezeigt
5. Rekap (letzte Seite) kontrollieren / Querchecken mit Kontodetail von Konto 2015

6. Kontrollieren MwSt-Sätze mit Umsatz und gebuchter Steuer

Querkontrolle z.B. von MwSt-Code 17

7. Wenn alle Vorarbeiten und Kontrollen erfolgreich durchgeführt wurden, kann die definitive Verarbeitung durchgeführt werden ➔ Siehe Kapitel "Verarbeitung der Mehrwertsteuer-Abrechnung"

Verarbeitung der Mehrwertsteuer-Abrechnung

Buchungen mit MwSt-Code abschliessen

Menüpunkt FIBU / Buchungen abschliessen

Hinweis:
Bei allen im Selektionsformular ausgewählten Buchungsarten werden die Buchungen mit MwSt-Code auf Status „D“ (Definitiv) gesetzt.
Bitte vor der Funktionsausführung die Eingaben exakt prüfen.

1. Datum von – bis anpassen (meistens die Abrechnungsperiode)
2. Häkchen „Nur Buchungen mit Steuer“ aktivieren
3. Nur „eigene Buchungen (Benutzer)“ deaktivieren
4. Alle Transaktionsarten aktivieren
5. Button „Ausführen“
6. Vollzugsmeldung:

Definitive Steuerabrechnung erstellen

Der Ablauf der definitiven Erstellung der Steuerabrechnung ist fast genau gleich wie bei der provisorischen Version.

Die Unterschiede bestehen darin, dass
- die Abrechnungsart auf „Definitiv“ umgestellt wird und
- eine Bezeichnung der Abrechnung eingegeben werden kann.

Korrigierte MwSt-Abrechnung

Um nach der definitiven MWSt-Verarbeitung noch ‚Nachzügler‘ in der laufenden Abrechnungspe-riode einzubinden kann eine ‚Korrigierte MWSt-Abrechnung‘ erstellt werden.

Dazu wird

• Die Abrechnungsart auf ‚Korrigiert‘ gesetzt und
• die Journalnummer der zugehörigen definitiven Abrechnung ausgewählt.

Mit „OK“ wird nun die um die nach der Erstellung der definitiven Abrechnung noch nachgebuchten Buchungen ergänzte Abrechnung erstellt.

Hinweise:
• Diese Version eignet sich aber nur, solange Sie die Abrechnung noch nicht eingereicht haben.
• Wenn die Einreichung schon durchgeführt wurde, sollten Sie die Korrekturen besser im nächsten Quartal nachreichen (s. 3.3 Pkt. 3 Flag „Nicht definitiv abgerechnete Buchungen aus Vorperiode einbeziehen“)

Verbuchungen in Finanzbuchhaltung

Hinweis:
Mit der Erstellung der Steuerabrechnung werden keine Buchungssätze geschrieben.

Nachfolgend ist eine mögliche Vorgehensweise beschrieben, wie die Abwicklung nach der Erstellung der Steuerabrechnung erfolgen könnte.

1. Die MwSt-Abrechnung als Buchungsbeleg verwenden und den Saldo mittels einer Sachbuchung vom Konto 2015 wegbuchen: 2015 an 2019 (MwSt abgerechnet)
2. Sofern die Kreditorenbuchhaltung im Einsatz ist: Erfassung einer Lieferantenrechnung mit Kontierung 2019 an Kreditoren
3. Nach der Bezahlung der Rechnung ist das Prozedere abgeschlossen