Übersicht

Diese Checkliste soll die Benutzer unterstützen einen strukturierten Rückzahlungsvorgang durchführen zu können. Die nachfolgende Beschreibung ist nicht umfassend und es werden da-mit nicht sämtliche Möglichkeiten und Details beschrieben.
Das Debitoren-Rückzahlungsmanagement beinhaltet unter anderem die nachfolgend aufgelisteten Punkte:

  • Integrierte Verwaltung und Abwicklung von Rückzahlungen in der Debitorenbuchhaltung
  • Direkte, einfache und sichere Vormerkung von offenen Posten für die (spätere) Rückzahlung aus den Buchungsprogrammen und den Reports.
  • Vorgemerkte Posten sind in einem als “Vormerkungen” markierten Rückzahlung-Lauf gespeichert und somit als Offene Posten mit Status ‘L’ als “in Zahlung” gekennzeichnet.
  • Teil-Rückzahlung von Offenen Posten / Splitting der Rückzahlung
  • Einfache Verwaltung der Zahlungsadressen für die (spätere) Rückzahlung durch systemgestützte Einholung von fehlenden Zahlungsadressen über Word-Serienbrieffunktion. Eine erfolgte Einholung wird im Vormerkungs-Zahllauf mittels Einhol-Datums angezeigt.
  • Individuelle Zahlung-Mitteilungstexte pro Rückzahlungsposten im Zahllauf erfassbar.
  • Individuelle ESR-Referenz pro Rückzahlungsposten im Zahllauf erfassbar.
  • Individuelle Begünstigen Adresse, wenn Begünstigter ≠ Debitor (z.B. Rückzahlung eines OP’s einer Krankenkasse an den Versicherten direkt).
  • Separater Vorschlag Zahlungsverbindung für Rückzahlungen (bisher mit LSV gemeinsam)
  • Einfache und sichere Ausführung von vorgemerkten Rückzahlungen mittels DTA-Vergütungsauftrag an die Bank.
  • Einfache und sichere Verbuchung der Belastungsanzeige der Bank

Hinweis:
Die Einrichtung und der Betrieb des Debitoren-Rückzahlungsmanagement macht in der Regel nur Sinn, sobald eine gewisse Anzahl von Rückzahlungen anstehen. Wenn ein Betrieb pro Jahr z.B. nur jeweils ca. 5 Rückzahlungen vornehmen muss, werden diese speditiver via manuellen Internetzahlungsaufträgen und manuellen Minusdebitoren-Zahlungen getätigt.

Generelle Einrichtungsarbeiten

Eigene Zahlungsverbindungen

Damit eine Debitoren Rückzahlung getätigt werden kann, ist mindestens eine eigene Zahlungs-verbindung notwendig. Diese sind normalerweise bereits durch die Verwendung der Kreditoren-, Debitoren- oder Lohnbuchhaltung vorhanden.

Menüpunkt Mandanten / Zahlungsinstitute / Zahlungsverbindungen

Register Allgemeine Informationen

Hinweis:
Es können beliebig viele eigene Zahlstellen verwaltet werden, welche beim Aufbereiten des Rückzahlungslaufes verwendet werden können.

Definition Buchungstext für Debitoren Rückzahlungen

In den Einstellungen kann der Buchungstext für die Rückzahlungen zusammengestellt werden.

Menüpunkt Administration / Extras / Einstellungen

Register Debitorenbuchhaltung

Hinweis:
Mittels rechter Maustaste können diverse Felder/Variablen für die Textzusammenstellung gewählt werden.

Debitoren Rückzahlungslauf

Debitoren Rückzahlungen aufbereiten / vormerken

Es stehen grundsätzlich 2 Möglichkeiten zur Verfügung, Positionen zur Rückzahlung vorzubereiten:
(1) Via Aufbereitung aus Minuspositionen (siehe Punkt 3.1.1) oder
(2) Via Vormerkung aus der Buchungserfassung oder aus Reports (siehe Punkt 3.1.2)

Rückzahlungslauf aus Minuspositionen aufbereiten lassen

Für die Ermittlung von Minussalden bei Debitoren steht Ihnen eine Funktion zur Verfügung, wel-che die entsprechenden Debitorenpositionen zur Rückzahlung vorschlägt.

Menüpunkt Buchen / Debitoren Rückzahlungen

1. Button «Neu»
2. Mittels der Selektionen kann die Auswahl eingegrenzt werden
3. Button «Aufbereiten»
4. Das System listet nun die betroffenen entsprechenden Positionen auf

Rückzahlungen aus Buchungserfassung oder aus Reports vormerken

Mittels der rechten Maustaste kann aus verschiedenen Funktionen und Reports der Menüpunkt „Zur Rückzahlung vormerken“ gewählt und so als Positionen zur Rückzahlung vorgemerkt wer-den.

Muster via Debitoren OP-Liste:

Muster via Buchungserfassung:

Hinweis zu Status von Positionen in Rückzahlungsläufen

Die in einem Rückzahlungslauf vorhandenen Positionen erhalten in der OP-Liste den Status „L“ und sind so geschützt, dass versehentlich keine weiteren Zahlungstransaktionen auf diesen Positionen vorgenommen werden können.

Rückzahlungslauf speichern / laden

Mittels Lauf „Speichern“ können die Rückzahlungsvorgänge nach der Bearbeitung gespeichert und unterbrochen werden. Zu einem späteren Zeitpunkt können die Rückzahlungen mittels But-ton „Laden“ wieder fortgesetzt werden

Rückzahlungslauf bearbeiten

Bevor die Rückzahlung durchgeführt werden kann, können die zur Rückzahlung vorgesehenen Positionen noch bearbeitet werden, um z. B. notwendige Informationen beizufügen.

(1) Ergänzung Zahlungsverbindung des Debitors

(2) Anpassung bei Bedarf von individueller Adresse des Begünstigten

(3) Ergänzung individuelle Zahlungs-Mitteilungstexte oder ESR-Referenz pro Rückzahlungsposten

(4) Systemgestützte Einholung von fehlenden Angaben der Zahlungsverbindung und -adressen

Zuweisen Zahlungsverbindung Debitorenstamm

Die Zahlungsverbindung des Begünstigten für die Rückzahlung kann im Debitorenstamm hinterlegt werden.

Alternativ kann die fehlende Zahlungsverbindung auch direkt aus dem Rückzahlungslauf ergänzt werden mittels Anwahl der Spalte „D-ZV“.

Ist beim gewählten Debitor noch keine Zahlungsverbindung vorhanden, kann direkt in den Debitorenstamm verzweigt werden.

Ist mindestens eine Zahlungsverbindung vorhanden, kann diese komfortabel zugewiesen werden.

Anpassung von individueller Adresse des Begünstigten bei Bedarf

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit eine individuelle Begünstigen-Adresse, wenn
Begünstigter ≠ Debitor ist (z.B. Rückzahlung eines OP’s einer Krankenkasse an den Versicherten direkt), zu definieren.

Ergänzung Zahlungs-Mitteilungstexte oder ESR-Referenz pro Rückzahlungsposten

Die Rückzahlungspositionen können mit individuellen Zahlungsmitteilungstexten oder mit ESR-Referenzzeilen (sobald die Zahlungsverbindung orange ist) versehen werden.

Mittels Doppelklick auf die Spalten „Zlg-Mitteilung“ oder „ESR-Referenz“ oder mittels Auswahl mit der rechten Maustaste der unten markierten Menüpunkte können die Angaben ergänzt werden.

Hinweis:
Wird eine ESR-Referenzzeile oder ein Mitteilungstext eingegeben, wird aus diesem Posten eine Einzelzahlung ausgelöst. Sobald die gleichen Eingaben bei mehreren Positionen beim gleichen Debitor eingegeben werden, erfolgt eine Sammelzahlung (Zusammenfassung) der Positionen.

Systemgestützte Einholung von fehlenden Angaben der Zahlungsverbindung

Im Programm integriert ist eine einfache systemgestützte Einholung von fehlenden Zahlungs-verbindungsangaben über die Word-Serienbrieffunktion für die (spätere) Rückzahlung.

Mittels Auswahl mit der rechten Maustaste des unten markierten Menüpunktes kann der Serienbrief generiert werden.

Eine erfolgte Einholung wird im Vormerkungs-Zahllauf mittels der Spalte „Einhol-Datum“ angezeigt.

Rückzahlungslauf ausführen

Das Programm kann danach eine einfache und sichere Ausführung aller vorgemerkten Rückzahlungen mittels DTA-Vergütungsauftrag an die Bank oder EZAG-Auftrag an die Post durchführen.

Wahl der eigenen Zahlungsverbindungen

Kurzbeschreibung des Ablaufes:
1. Doppelklick der zu verwendende eigenen Zahlungsverbindung
2. Angabe des zu verwendenden Betrages
3. Gewünschtes Verarbeitungsdatum angeben
4. Bestätigen mit OK
5. Mittels Buttons „Verteilen“ zuweisen der Positionen

Ausführen des Rückzahlungslaufes

6. Button «Ausführen»
7. Vergabe Dateiname DTA-, EZAG- oder SEPA-Datei
8. Bestätigen mit Button «Speichern»

Vergütungsanzeigen und Zahlungsprotokolle erstellen

9. Aufbereitung der Zahlungsprotokolle

10. Vergütungsanzeigen

11. Zahlungsprotokolle

12. Danach kann das erstellte Zahlungsfile dem Zahlungsinstitut übermittelt werden und die Ausführung der Rückzahlungen ist getätigt.
13. In der OP-Liste erscheinen die Positionen weiterhin als offen mit Status „L“.

Das definitive Verbuchen erfolgt erst, wenn die Beträge auf der eigenen Zahlungsverbindung belastet wurden.


Rückzahlungslauf verbuchen

Sobald nach dem erfolgreichen Ausführen die Belastungsanzeige der Bank oder der Post vor-liegt, können die Rückzahlungen im Programm definitiv verbucht werden.

Kurzbeschreibung des Ablaufes:

1. Die noch nicht verbuchten Rückzahlungsläufe können mittels des Buttons «Bearbeiten» aufgerufen werden.
2. Hier können die unverbuchten Läufe gewählt werden
3. Angabe des effektiven Valutadatum der Belastung
4. Mittels des Buttons «Verbuchen» wird die Rückzahlung buchhalterisch verarbeitet
5. Bestätigung der Verarbeitung

6. Jetzt sind die entsprechenden Positionen auch aus der OP-Liste verschwunden und sind z. B. mittels der Bewegungsliste als ausgeglichene Positionen zu finden.