NEXUS / FINANZ KREDI Stammdaten

Übersicht

Die nachfolgende Beschreibung ist nicht umfassend, sondern versucht einen Einstieg in die wesentlichen Funktionalitäten zu geben, so dass eine strukturierte Programmeinführung durchgeführt werden kann.

Generelle Programmeinstellungen

Programmeinstellungen

Menüpunkt Administration / Extras / Einstellungen

Register Kreditorenbuchhaltung anwählen

Erläuterung der wesentlichen Felder und Schritte zur Grundeinstellung:

1. Einstellungen für Belegnummerierung von Kreditoren-RG/-GU und –Zahlungen vornehmen
2. Zusammenstellung Buchungstext für Hauptbuch-Buchungen einstellen
3. Zusammenstellung Mitteilungstext bei Zahlungen mit rosa Einzahlungsscheinen
4. Angabe Pfad, wo die DTA/EZAG-Files vom Programm gespeichert werden sollen
5. Einstellung ab wievielen Zahlungen an selben Lieferanten eine Vergütungsanzeige ge-druckt werden soll
6. Einstellung Kontierung bei Abgrenzungsbuchungen auf mehrere Perioden unterjährig und überjährig (normalerweise Aktivkonti z. B. 1092 Kreditoren Abgrenzungen (unterjährig), 1094 Trans Aktiven Kreditoren (überjährig)
7. Einstellung für die Anzeige im Buchungsfenster vornehmen

Eigene Zahlungsverbindungen erfassen

Menüpunkt Mandanten / Zahlungsinstitute / Zahlungsverbindungen

Register Allgemeine Informationen

Hinweis:
Es können beliebig viele eigene Zahlstellen verwaltet werden, welche beim Aufbereiten des Kreditoren-Zahllaufes verwendet werden können.

Kreditorenstamm

Einleitung

Der Kreditorenstamm umfasst:

Kontonummer und Währungsinformationen
Adress- und Kommunikationsinformationen
Fibu-Kontierungsinformationen
Gruppierungsinformationen
Mehrwertsteuerinformationen
Zahlungskonditionsinformationen
Zahlungsinformationen
Bonitätsinformationen
Saldo- und Bewegungsinformatinen
Zusatzinformationen für individuelle Zwecke

Der Kreditorenstamm kann auch als Personenkonto bezeichnet werden, welches für die buchhalterische Verwaltung von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen aus dem Geschäftsverkehr mit einem Lieferanten in einer oder mehreren Währungen dient. Der Saldo eines Personenkontos repräsentiert jederzeit die Summe aller offenen Posten.
Die Personenkonten werden in der Finanzbuchhaltung bzw. in der Bilanz zu einem oder mehreren Sachkonten, einem sogenannten Sammelkonto zugeordnet/zusammengefasst.

Kreditoren erfassen / verwalten

Menüpunkt Kreditoren / Kreditorenstamm

Kreditorenstamm Suchbereich

Der Suchbereich dient für die schnelle Selektion von einzelnen oder mehreren Kreditoren. Gefundene Kreditoren werden im Datengrid unten im Formular (Datentabelle) angezeigt.

Kreditorenstamm Register Allgemeine Informationen

Hinweis 1:
Die im Printscreen rot markierten Felder sind als Basis bei der Eröffnung eines Lieferanten im Minimum erforderlich. Andere Felder (wie Währung, Land, Sprache) werden automatisch mit den richtigen Werten initialisiert.

Wichtiger Schritt: Wenn die Adresse eingetragen ist, bitte mittels Button „Speichern“ den Kreditor speichern.

Danach kann in das Register „Erweiterte Informationen“ gewechselt werden.

Kreditorenstamm Register erweiterte Informationen

Im Register „Erweiterte Informationen“ kann über den im Printscreen rot markierten Button "..." die Bankzahlungsverbindung des Kreditors hinterlegt werden.

Hinweis: Muster für verschiedene Kreditoren-Zahlungsverbindungen sind im Unterkapitel Muster von verschiedenen Kreditoren-Zahlungsverbindungen zu finden.

Wenn die die Bankzahlungsverbindung eingetragen ist, mittels Button „Speichern“ den Kreditor erneut speichern.

Kreditorenstamm Register individuelle Informationen / Zusätze

Hinweis:
Hier können optional zusätzliche Informationen abgelegt werden. Zurzeit werden diese Informationen in den Standardauswertungen nicht ausgewertet.

Vorbelegung diverser Felder im Kreditorenstamm

Hinweis:
Um die Erfassungsarbeit zu erleichtern, können einige Felder im Kreditorenstamm mit einem Vor-schlag vorbelegt werden. Der Aufruf erfolgt im Register «Erweiterte Informationen» mittels dem Button «Vorschlag».

Diese Einstellungen, die in dieser Maske «Vorschlag Kreditoren» definiert werden, dienen als Vordefinition und werden automatisch beim Anlegen eines neuen Kreditors übernommen.

Detaillierte Feldbeschreibung Register Allgemeine Informationen

Die nachstehenden Adressfelder sollten über den ganzen Kredtiorenstamm hinweg nach einheitlichen Richtlinien ausgefüllt werden (Selektionen, individuelle Reports etc).

Felder im Bereich Adresse	Beschreibung
Kreditor	Kreditoren-Nummer [Neu]-Modus : Automatischer Vorschlag der höchsten Kreditoren- Nummer + 1 (kann manuell übersteuert werden). Organisation der Kreditoren-Nummer Entgegen früherer Systeme stellt die Kreditoren-Nummer keinen zwingend en Schlüsselbegriff zum Finden eines Kreditors dar. Aus diesem Grunde wird die Kreditoren-Nummer grundsätzlich vom System selbständig ver- geben (fortlaufend, grundsätzlich bei Null beginnend). Unter Umständen (wenn z.B. eine Branchenlösung für die Auftragsbearbei tung/Einkauf zum Einsatz kommt) kann es sinnvoll oder erforderlich sein, den Kreditorenstamm nach Belegnummernkreisen zu unterteilen. Zu die sem Zweck kann die vom System vorgeschlagene Kreditorennummer ma nuell übersteuert werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass der nächster fasste Kreditor eine fortlaufende Nummer ab der höchsten im System vor handenen Kreditorennumer erhält.
Währung	Währung des Kreditors [Neu]-Modus : Alle Währungen des Währungsstamms stehen zur Verfügung. Konten mit Währung ungleich Basiswährung werden als Fremdwährungskonten gehandhabt. Multi-Currency-Kreditoren: Findet der Geschäftsverkehr mit einem Kreditor in unterschiedlichen Währungen statt, ist es in der Regel wünschbar, währungsgetrennte Kreditorenkonti unter der gleichen Kreditoren-Nummer führen zu können. Vorgang zum Anlegen von Multi-Currency-Kreditoren: Der bestehende Kreditoren-Stammeintrag einer bestimmten Währung wird ausgewählt und mittels Toolbar-Schaltfläche [Duplizieren] mit der neuen Währung gespeichert.
Vorschlag	Bei einem Multi-Currency Kreditor (Kreditor mit gleicher Kreditorennummer in mehreren Währungen) kann hier bestimmt werden, welche Währung als Vorschlagswährung (erstangezeigte Währung) beim Buchen gelten soll.
Adresse	Adressnummer Anzeige der Adress-Nummer aus dem Adress-Stamm (nicht identisch mit der Kreditoren-Nummer). Übernahme einer Adresse aus Twix-Tel (Schweizer Adressverzeichnis): Suchen und Zuordnen einer bestehenden Adresse aus dem zentralen Adressstamm (z.B. wenn der Kunde bereits als Lieferant im Kreditoren stamm geführt ist, existiert die Adresse auch schon im zentralen Adressstamm: Wichtig: Diese Schaltfläche ist nur im [Neu]-Modus aktiv.
Anrede	Die üblichen Anreden stehen zur Auswahl. Eine beliebige Anrede kann jedoch auch wie bei einem Textfeld eingegeben werden.
Per. Anrede	Persönliche Anrede im Sinne von z.B. 'Liebe Michelle' zur Weiterverwendung in MS-Office-Anwendungen oder individuellen Reports. Diese bezieht sich auf die Eintragung im Feld 'Kontakt'.
Firma / Name	Firmen (gemäss HR-Eintrag)- oder Privatname.
Vorname	Vorname, bei Firmenadressen frei lassen.
Adresse (1)	Bei manueller Pflege des Kreditorenstamms hier bitte mit rechter Maus- taste „Automatisch konvertieren „Adresse 1“ in „Strasse und Hausnummer““ aktivieren. Dies dient der Erkennung der Adresse beim Arbeiten mit QR- Rechnungen. Somit wird beim Eintragen der Adresse automatisch in die Adresse in „Strukturierte Adresse“ übernommen:
Adresse (2)	Dieses Feld ist frei verwendbar
Adresse (3)	Dieses Feld ist frei verwendbar
Postfach	Falls ein Eintrag vorgenommen wird, sollte dieser wie folgt lauten: 'Postfach nnn' bzw. 'case postale nnn' etc.
Land	Landauswahl
Region	Ohne Funktion in Finance.net Kann beispielsweise für Abkürzungen von Bundesländern (DE) oder Kantone (CH) verwendet werden.

Felder im Bereich Kommunikation	Beschreibung
Sprache	Sprache für Reports in Briefform (z.B. Vergütungsanzeigen, Kreditoren-Kontoauszug) Empfehlung: Deutsch (Schweiz), Französisch (Schweiz), Italienisch (Schweiz), und Eng- lisch (England) verwenden, da Standardreports häufig in diesen Sprachen übersetzt werden. Für weitere Sprach-Codes sind die Reports indviduell zu übersetzten.
Kontakt	Kontakt, auf welcher sich die Pers. Anrede bezieht (siehe Bereich Adresse). Über die Schaltfläche […] können weiter Kontaktangaben zu einem Kreditor erfasst und bearbeitet werden.
Email	Email-Adresse Über die Schaltfläche wird die Email-Anwendung gestartet und die Emailadresse als Empfänger übernommen.
Text	Textfeld für allgemeine Informationen zum aktuellen Kreditor dienen.

Detaillierte Feldbeschreibung Register Erweiterte Informationen

Felder im Bereich Einkaufs-Informationen	Beschreibung
Sperren	Mit der Aktivierung dieser Checkbox kann ein Kreditor für die Beleg-Buchung (Rechnung/Gutschrift) gesperrt werden. Die Buchung von Zahlungen ist nach wie vor möglich.
Kreditlimite	Dieser Eintrag hat in den Kreditoren nur informativen Charakter.
Steuernummer	Mehrwertsteuer-ID
Sammelkonto	Jedem Kreditor muss aus der Combobox ein Kreditoren-Sammelkonto zugewiesen werden. Dieses erscheint in den Buchungsprogrammen als Vorschlag und kann dort falls gewünscht übersteuert werden. In der Combo box erscheinen nur Sammelkonten in der Währung des Kreditors. Bei mehreren möglichen Sammelkonti sollte das am meisten zutreffende Sammelkonto zugewiesen werden
Vorerfassungskonto	Eine Eingabe ist möglich und zwingend, wenn die Vorerfassung in den Einstellungen aktiviert ist. Als Vorerfassungskonto wird in der Regel ein Aktivkonto aus der Klasse Forderungen verwendet. Be i der Rechnungseinbuchung wird bei der Vorerfassung das hier hinterlegte Konto als Gegenkonto zum Kreditorensammelkonto verwendet (Vorerfassungskonto / Kreditorensammelkonto). Eine vorerfasste Rechnung wird nicht in Auszahlungsläufe vorgeschlagen und kann auch nicht ausgeziffert werden bis sie kontiert wird. Vorerfasste Kreditorenrechnungen werden im Report Visumskontrolle pro Sachbearbeiter aufgelistet.
Aufwandkonto	Dient als Vorschlag Aufwandkonto bzw. Gegenkonto (Aufwand / Kreditor) bei der Belegerfassung von Kreditoren-Rechnungen.
Sachbearbeiter	Sofern eine Sachbearbeiter-Stammtabelle definiert worden ist, kann der zu ständige Sachbearbeiter dem Kreditor zugeteilt werden. Dieser wird in den Buchungsprogrammen vorgeschlagen und kann dort übersteuert werden. Vorerfassung/Visumskontrolle: Der Sachbearbeiter ist bei der Vorerfassung der zuständige Sachbearbeiter für die Kontierung der Eingangsrechnung. Der Report Visumskontrolle kann deshalb nach Sachbearbeiter selektiert/sortiert werden.
Einkäufer	Sofern eine Einkäufer-Stammtabelle definiert worden ist, kann der zuständige Buchungsprogrammen (nur Materialwirtschaft / nicht innerhalb Finance.net!) vorgeschlagen und kann dort übersteuert werden.
Vorschlag KST	Sofern die Betriebsbuchhaltung eingerichtet ist, kann eine Kostenstellen/Kostenträger ausgewählt werden. Sie wird in den Buchungsprogrammen vorgeschlagen und kann dort übersteuert werden. Es stehen KST/KTR zur Auswahl, welche aufgrund der Definitionen im Bebu-Kontenplan (Kostenartenzuteilung) für das betreffende Aufwandkonto bzw. der zugeordneten Kostenart zulässig sind.
SteuerGruppe	Die Steuergruppe wird in der Materialwirtschaft benutzt und hat in Finance.net keine Funktion.
[Vorschlag]	Für die Erst- oder Neu-Erfassung von Kreditoren-Stammdaten kann hier ein Set von Feld-Vorbelegungen pro Währung abgespeichert werden.
[Bestelladresse]	Zum Lieferanten können Bestelladressen erfasst werden. Wird in der Materialwirtschaft verwendet und hat keine Funktion in Finance.net.

Felder im Bereich Zahlungs-Informationen	Beschreibung
Kontidion	Zahlungskondition aus dem Zahlungskonditionenstamm stehen zur Auswahl. Eine Eingabe ist zwingend. Diese wird in den Buchungsprogrammen vorgeschlagen und kann dort übersteuert werden. Hinweis zur Netto-/Bruttoverbuchung: In den Einstellungen kann die Bruttoverbuchung aktiviert werden. Ist die Bruttoverbuchung nicht aktiviert ist, ist die Nettoverbuchung aktiv. Diese Einstellung steuert einerseits die Einbuchung der Eingangsrechnung aufgrund der einer Rechnung zugeordneten Kondition und andererseits der Skontoberechnungsvorschlag beim Zahlungslauf. Weitere Informationen sind den entsprechenden Programmen zu entnehmen.
Zahlungsverbindung (Kredior)	Zahlungsverbindung (Bank- oder Postkonto-Adresse) des Kreditors für die Zahlungsgutschrift. In den Buchungsprogrammen wird die hier angezeigte Zahlverbindung automatisch der Rechnung zugeordnet und kann aber für den betreffenden Beleg übersteuert oder entfernt werden. Über die Schaltfläche […] werden die Details der Zahlungsverbindung bearbeitet. Es sind beliebig viele Zahlungsverbindungen für einen Kreditor möglich. Die als Vorschlag festgelegt Zahlungsverbindung wird hier angezeigt. Details Zahlungsverbindung (Kreditor) verwalten:
Zahlungsverbindung (eigene Bank)	Fakultative Eingabe. Die firmeneigenen Zahlungsverbindungen stehen zur Auswahl. Die Zahlungsverbindung (eigene Bank) dient im Zahlungsvorschlag als so genannte Vordisposition. Das heisst, die Zahlung der Rechnung wird über die angegeben Zahlungsverbindung (eigene Bank) ausgeführt und diesem Bankkonto belastet. Eine Vordisposition wird bei der Disposition der Rechnungen im Zahllauf (Funktion Verteilen) nicht mehr auf andere ausgewählte Zahlungsinstitute disponiert. Die Rechnung bleibt in jedem Fall auf der vordisponierten Bank). Falls erforderlich kann jedoch die Vordisposition im Zahlungslauf durch den Anwender manuell auf einer Rechnung geändert werden.
Zahlung sperren	Bei aktivierter Checkbox wird das Kreditoren-Konto für Zahlungsausgänge gesperrt. Offene Posten des Kreditors werden im Zahlungslauf nicht mehr zur Zahlung vorgeschlagen. Selektiv Belege zur Zahlung sperren Neben dem Kreditorenkonto können bei Bedarf auch nur einzelne Rechnungen zur Zahlung gesperrt werden (siehe Buchung/Buchungserfassung/Kreditoren-Rechnungen) Bearbeiten der Zahlsperren im Zahlungsvorschlag Der Zahllauf kann optional so selektiert werden, dass auch die gesperrten Kreditoren und Rechnungen mit Sperrkennzeichen vorgeschlagen werden. Gesetzte Sperrkennzeichen können damit im Zahlungsvorschlag transparent und komfortable bearbeitet und verwaltet werden.
[Zahladresse]	Zuordnung einer Zahlungsadresse Dem Kreditor wird automatisch die Kreditorenadresse zugeordnet. Diese kann bei Bedarf geändert werden, wenn die Adresse des Zahlungs- empfängers eine andere ist als die Kreditorenadresse.

Felder im Bereich Marketinginformationen	Beschreibung
ABC-Code	Informativer Charakter (z.B. für Absatzgruppen) und kann für individuelle Auswertungen dienen.
Keine Werbung	Informativer Charakter (z.B. für Massenschreiben)

Felder im Bereich Saldo-Informationen	Beschreibung
Umsatz Brutto	Mittels Mausklick auf die Schaltfläche […] wird der Brutto-Umsatz (inkl. Steuer) aus Rechnungen/Gutschriften des aktuellen Geschäftsjahres ermittelt und angezeigt. Mittels Mausklick auf die Schaltfläche [VJ] werden die Vorjahreswerte berechnet und angezeigt.
Umsatz Netto	Mittels Mausklick auf die Schaltfläche […] wird der Netto-Umsatz (exkl. Steuer) aus Rechnungen/Gutschriften des aktuellen Geschäftsjahres ermittelt und angezeigt.
Saldo	Mittels Mausklick auf die Schaltfläche […] wird der Saldo der offenen Posten (inkl. Steuer) aus Rechnungen/Gutschriften/Zahlungen des aktuellen Geschäftsjahres ermittelt und angezeigt.
[Offene Posten]	Report über offene Posten des Kreditors.
[Bewegungen]	Report über Bewegungen (Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen) des Kreditors.
[Zahlungen]	Zahlungsausgleichsliste für diesen Kreditor anzeigen. Pro Zahlung werden die bezahlten/ausgeglichenen Belege aufgelistet.
[Belegverf.]	'Belegverfolgung' listet die Bearbeitungsschritte (Beleg Einbuchung bis zur Zahlung) eines Beleges aufgrund der internen oder externen Belegnummer.
[Explorer]	Zeigt die Belegübersicht (Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen) des Kreditors im aktuellen Geschäftsjahr.
[Dokumente]	Herstellung von Verknüpfungen zu wichtigen Dokumenten des Kreditors, welche im Filesystem abgelegt sind. WICHTIG: Die verknüpften Dokumente bleiben im Filesystem gespeichert und werden nicht in der Finance.net Datenbank gespeichert/gesichert.

Detaillierte Feldbeschreibung Register individuelle Informationen / Zusätze

Individuelle Information
Wert 1 - 12: Numerische Wertefelder
Text 1 - 12: Alphanumerische Wertefelder (50 Stellen AN)

Individuelle Zusätze
Datum 1 - 5: Datumswerte
Combobox 1 – 5: Sofern über das Stammdatenprogramm „Individuelle Zusätze“ können für Kreditoren Combobox-Einträge festgelegt wurden, stehen diese zur Auswahl und können dem Kreditor zugeordnet werden.

Muster von verschiedenen Kreditoren-Zahlungsverbindungen

Zahlungsverbindung des neuen Kreditors:
➔ Kreditoren / Kreditorenstamm / Neu / Erweiterte Informationen / Zahlungsverbindung (Kreditor)

Folgend werden ein paar Beispiele, wie die verschiedenen Arten von QR-Zahlscheinen der Lieferanten in den Zahlungsverbindungen der Lieferanten erfasst werden, aufgeführt.

Hinweis:

Wenn QR-Rechnungen egal welcher OR-Zahlschein-Art beispielsweise über die Buchungserfassung elektronisch eingelesen werden, werden beim Neuerfassen der Kreditoren-Zahlungsverbindung die Zahlungsinformationen, welche im QR-Code mitgegeben werden, direkt korrekt in die Felder des Fensters "Zahlungsverbindungen" abgefüllt.