Sinn und Zweck

Damit die Kreditoren und die Sachbuchungen für das kommende Jahr bereits verbucht werden können, braucht es ein neues Geschäftsjahr. Zudem setzt NEXUS / HEIM aufgrund von folgemonatlichen Prüfungen für die Dezemberfakturierung zum Teil das neue Geschäftsjahr voraus.
Dieses Geschäftsjahr kann parallel zu den anderen geführt werden. Das neue Geschäftsjahr kann bereits im alten Jahr eröffnet werden, ohne dass das laufende Geschäftsjahr abgeschlossen worden ist. Die Saldos werden laufend nachgeführt.

Checkliste Geschäftsjahreröffnung

Öffnen der Funktion Geschäftsjahr eröffnen

Menüpunkt Fibu / Geschäftsjahr eröffnen

Einrichten GJ-Identifikation und GJ-Bezeichnung

Folgende Einträge müssen gemacht werden:

Identifikation: z. B. „2023“
Bezeichnung: z. B. „Geschäftsjahr 2023“

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass die Identifikation genauso weitergeführt wird, wie es in der Vergangen-heit gehandhabt wurde. Sie können dies mit der Funktion «Geschäftsjahr ändern» überprüfen.


Einrichten Belegnummerierung

Beim Eröffnen des neuen Geschäftsjahres können Sie beeinflussen, wie die Belegnummerierung eingestellt werden soll. Es stehen Ihnen die nachfolgenden 3 Varianten zur Verfügung.

Hinweis:
Sie können die Nummernkreise nachträglich auch manuell in den Einstellungen anpassen (siehe Kapitel "Eröffnung des Geschäftsjahres").

Variante 1: Die Belegnummern sollen im neuen Geschäftsjahr bei 1 starten

Flag „Belegnummer zurückstellen“ aktivieren:

Variante 2: Die Belegnummern sollen im neuen Geschäftsjahr mit neuen Nummern versehen werden

Mittels Buttons „Nummerierung“ können Sie die gewünschten Startwerte einstellen

Achtung: Die Mahnbriefnummer muss sich unbedingt in einem anderen Nummernkreis befinden als im Vorjahr, weil es sonst zu Konflikten beim Einlesen von ESR-/camt.054-Zahlungen kommen kann, wenn die Mahnbriefnummern doppelt vergeben wurden.

Variante 3: Die aktuellen Belegnummern sollen ins neue Geschäftsjahr übernommen werden (nicht empfohlen)

Mit den Einstellungen
→ Flag „Belegnummer zurückstellen“ = inaktiv
→ Button „Nummerierung“ nicht verwenden),
werden die aktuellen Belegnummern aus dem aktuellen Jahr ins neue Jahr übertragen.

Diese Variante ist nicht empfehlenswert, da dadurch im alten und neuen Geschäftsjahr mit den gleichen Nummernkreisen weitergearbeitet wird und es daher zu doppelt verwendeten Belegnummern führt
Nur, wenn das alte Geschäftsjahr komplett fertig gebucht ist, bevor das neue Geschäftsjahr eröffnet wird, macht diese Variante Sinn (z. B. bei kleinen Buchhaltungen)

Eröffnung des Geschäftsjahres

Mit dem Betätigen des Buttons „Speichern“ wird das Geschäftsjahr eröffnet.

Belegnummernkreise anpassen

Diesen Punkt müssen Sie nur durchführen, falls die Belegnummerierung beim Kapitel "Einrichten Belegnummerierung" nicht angepasst wurde oder die Belegnummerierung nachträglich verändert werden soll.
Nach dem Eröffnen des neuen Geschäftsjahres können mittels Menüpunkt Administration / Extras / Einstellungen

die Startwerte der Belegnummerierung in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Debitorenwesen und Kreditorenwesen angepasst werden.

→ Finanzbuchhaltung

→ Debitorenbuchhaltung

→ Kreditorenbuchhaltung

Geschäftsjahr wechseln

Nachdem das neue Geschäftsjahr eröffnet wurde und die Belegnummerierung korrekt eingestellt wurde, können Sie parallel Buchungsbelege (Kreditorenrechnungen, Sachbuchungen, Debitorenzahlungen, etc.) für das neue und für das alte Geschäftsjahr erfassen, allerdings sollten Sie sich im entsprechend richtigen Geschäftsjahr befinden.


Dasselbe gilt für anstehende Kontoplananpassungen. Konti, welche im aktuellen (alten) Geschäftsjahr eröffnet werden, werden auch im Folgejahr angelegt. Diese Konti werden jedoch keiner Auswertungsstruktur hinzugefügt und befinden sich am Schluss der jeweiligen Konto-planvarianten. Die neuen Konti können abschliessend im neuen Geschäftsjahr in die bestehende Struktur verschoben werden

Sie können das Geschäftsjahr wie folgt wechseln:

1. Wechsel des Geschäftsjahres via Menüpunkt Datei / Geschäftsjahr auswählen

2. Oder einfach via Doppelklick in der Fusszeile Geschäftsjahr wählen

Hinweis:
Status O: Geschäftsjahr ist noch zum Buchen offen

Status P: Geschäftsjahr ist provisorisch abgeschlossen (mittels Flag gesperrt)

Status A: Geschäftsjahr ist definitiv abgeschlossen

Zuweisung neues Geschäftsjahr im Heimmandant

Öffnen Menüpunkt Mandanten / Heimverwaltung / Mandanten ändern

Unter Geschäftsjahr Finanzbuchhaltung das entsprechende neue Geschäftsjahr anwählen.

Hinweise:
Sollten Sie mehrere Heimmandanten einsetzen, bitte diese Anpassung auf allen Mandanten durchführen. Bitte diese Zuweisung sorgfältig vornehmen.