Buchen Kreditorenbuchhaltung

Buchungserfassung - Kreditoren-Rechnungen

Im oberen Bereich sind die Belegkopf-Informationen, im mittleren Bereich das Grid mit der Fibuverbuchung bzw. die Belegpositionen mit der betragsmässigen Aufsplittung des Belegkopfbetrages auf Fibu-Sachkonten und Bebu-Kostenstellen, -Kostenträger und –Projekte. Im unteren Bereich befindet sich das Grid mit bereits verbuchten Belegen.

Belegkopf
Offene Posten Kreditoren können hier manuell erfasst werden oder bei optisch lesbaren Daten über die Schaltfläche eingelesen werden.
Mit Klick auf die Schaltfläche öffnet sich folgendes Fenster:

Wird eine QR-Rechnung über dieses Fenster erfasst wird der Haken bei der Checkbox "SwissQR" automatisch gesetzt.

Bei der Erfassung eines Kreditoren-Beleges kommen die vorbelegten Werte aus dem Kreditorenstamm sowie aus den Einstellungen Kreditoren zur Anwendung. Sämtliche Vorbelegungen sind nur Vorschlagswerte und können vom Benutzer übersteuert werden.

Hinweis: Das Rechnungseingangsbuch ist eine weitere automatisierte Methode Kreditoren-Rechnungen zu erfassten. Siehe Beschreibung im Kapitel Finanzbuchhaltung → Buchen Finanzbuchhaltung → Rechnungseingangsbuch

Fibuverbuchung (Belegpositionen)
Die Erfassung der einzelnen Belegpositionen erfolgt im Grid. Die erste Position wird automatisch mit den Vorschlagswerten aus dem Kreditoren-Stamm kontiert und mit dem Belegbetrag vorgeschlagen. Die vorgeschlagene Kontierung lässt sich mittels Auswahlboxen in den einzelnen Spalten ändern. Schon hier werden allfällige Kontierungsregeln der Bebu-Stammdaten (siehe Stammdaten Betriebsbuchhaltung → Kostenartenplan) berücksichtigt und nur gültige Kontierungs-Kombinationen angeboten. Wird der vorgeschlagene Betrag geändert, schlägt das Programm auf der nächsten Gridzeile automatisch die nächste Belegzeile mit Restbetrag und den Kontierung-Vorschlagswerten aus dem Kreditorenstamm zur Erfassung vor.
Die Verbuchung erfolgt erst wenn über Speichern der gesamte Beleg abgeschlossen wird.
Im Grid der Fibuverbuchung kann über die rechte Maustaste auf ein Kontextmenu verzweigt werden und beinhalten die Funktionen:

Menupunkt	Bedeutung
Kostensplittung	Verteilung des Zeilen-Betrages auf mehrere Kostenstellen und Projekte
Löschen	Löschen der aktuellen Zeile
Erfassungshilfe Steuer Brutto/Netto	Erfassungshilfe bei Mandanten ohne Mehrwertsteuerabrechnung. Die Erfassungshilfe kann aktiviert werden, um die Eingabe des Bruttobetrages mit einem Steuerschlüssel zu ermöglichen. Das Programm errechnet in der Folge automatisch den Nettobetrag und bucht die Rechnung netto ein.

Buchungen suchen/anzeigen/bearbeiten
Im Buchungsgrid sind die Buchungen gemäss Suchkriterien (siehe Rechte-Maustaste-Kontextmenu) zur Bearbeitung verfügbar.
Im Normalfall ist der Beleg nach Erfassung/Speicherung im Status Buchung Provisorisch und kann jederzeit über Doppelklick geladen, bearbeitet oder gelöscht werden. Ist der Beleg bereits im Status Definitiv, so sind die revisionsmässig buchungsrelevanten Datenfelder inaktiv und der Button Storno wird aktiv, weil revisionsmässig festgesetzt nicht mehr einfach geändert oder gelöscht werden kann. Über die Stornofunktion können solche Situationen revisionsmässig sauber gehandhabt werden.
Verzweigt der Benutzer über die rechte Maustaste auf das Kontextmenu, findet er nebst Kreditoren bezogenen Selektionskriterien folgende interessante Zusatzfunktionen:

Menupunkt	Bedeutung
Stammdaten	Blendet die Kreditorenstammdaten des aktiven Beleges ein.
Originalbeleg zuordnen	Erlaubt es, den gescannten Originalbeleg in Form einer PDF, JPG etc. der aktiven Buchung zuzuordnen
Originalbeleg entfernen	Löscht eine Original-Belegzuordnung
Originalbeleg anzeigen	Zeigt den zugeordneten Originalbeleg im Viewer an.
Buchungsstatus ändern	Siehe Beschreibung zum Buchungsstatus ändern im Kapitel Buchen Finanzbuchhaltung → Buchungserfassung Sachbuchungen
Rechnung zuordnen	Offenen Posten (Status=O) können einer Rechnung logisch zugeordnet werden, bevor diese durch eine Zahlung ausgeglichen werden. Diese Funktion erleichtert die Organisation und Verwaltung von offenen Posten insbesondere dann, wenn mehrere offene Gegenposten wie Teilzahlungen, Vorauszahlungen und Gutschriften zu einer Rechnung bestehen.
In Stapel einfügen	Den aktuellen Kreditorenbeleg dem aktiven Stapel zuordnen.

Zugeordnete Originalbelege werden als BLOB auf der Datenbank gespeichert. Nach der Zuordnung
wird das File nicht mehr benötigt. Das File-Format ist unerheblich. Für die spätere Anzeige wird das
Programm verwendet, welches der entsprechenden Datei-Endung, auf der Arbeitsstation zugeordnet
ist. (Bsp. Name.pdf  PDF-Viewer). Ist das entsprechende (Anzeige-)Programm im aktuellen User-Kontext nicht vorhanden, kann der Originalbeleg auch nicht angezeigt werden!

Buchungserfassung - Kreditoren-Zahlungen

Über die Funktion Kreditoren-Zahlungen werden Zahlungsausgänge verbucht und mit offenen Posten verrechnet bzw. ausgeziffert. Es können einzelne Kreditoren-Rechnungen ausgebucht werden oder aber Zahlungsläufe erstellt werden die anschliessend in einem Zug verbucht werden können. (siehe auch Beschreibung Buchen Kreditorenbuchhaltung → Kreditorenzahllauf)

Zahlungsläufe

Alle offenen Kreditoren-Zahlläufe werden in der Combobox Vergütung zur Auswahl angezeigt. Mit Wahl eines Zahllaufes in dieser Combobox wird automatisch der Totalbetrag aus dem Zahllauf im Feld Total und Belastung übernommen. Zudem werden im untenstehenden Grid die einzelnen Kreditoren-Rechnungen des Zahllaufes angezeigt. Mit Klick auf die Schaltfläche Verbuchen wird der gewählte Zahllauf und somit alle Kreditoren-Rechnungen die damit in Verbindung stehen verbucht.

Mit der Schaltfläche Alle löschen können noch nicht verbuchte Zahlläufe gelöscht werden. Alle löschen ist ebenfalls aktiv, wenn ein bereits verbuchter Zahllauf im Grid der verbuchten Belege mit Doppelklick gewählt wird. Dementsprechend können auch verbuchte Zahlläufe mit Alle löschen gelöscht werden:

Die Kreditoren-Rechnungen, die sich im unverbuchten oder verbuchten Zahllauf befanden, können anschliessend erneut in einem neuen Kreditorenzahllauf erfasst werden.

Währungen

Existieren im gewählten Zahllauf Kreditoren-Rechnungen in einer anderen Währung als diejenige des Bankkontos, ist die entsprechende Währung im Kreditoren-Rechnungs-Grid in der Spalte Wrg ersichtlich. In der Spalte Zahlung wird der Betrag in der Währung gemäss Spalte Wrg ausgegeben. In der Spalte Kurs ist der Umrechnungskurs zu sehen und in der Spalte Betrag der effektive Belastungsbetrag in der Währung des Bankkontos.

Hinweis: Der Umrechnungskurs oder der effektive Belastungsbetrag kann nicht direkt im Kreditoren-Rechnungs-Grid angepasst werden. Dafür ist die Schaltfläche Währungen zu verwenden. Das folgende Fenster wird mit Klick auf Währungen geöffnet:

Im Fenster Währungen können Anpassungen in der Spalte Kurs, Belastung CHF wie auch Spesen CHF vorgenommen werden.

Einzelzahlungen

Im Bereich Zahlungsausgang in der Combobox Konto wird das Konto ausgewählt, über welches die Zahlung gebucht werden soll. Der Totalbetrag der Zahlung beziehungsweise der Buchung wird im Feld Buchungsbetrag eingetragen.

Unter dem Bereich Zahlungsausgang befinden sich die Felder Kreditor/Name und Belegnummer/Ext. Entsprechend diesen Suchkriterien werden die offenen Kreditoren im direkt darunter stehenden Grid angezeigt. In der ersten Spalte des Grids können folgend diese Kreditoren-Rechnungen gewählt werden, die bezahlt werden sollen.

Über die Schaltfläche Teilzahlung wird das Fenster Kreditoren-Teilzahlungen geöffnet:

Darin kann in der Combobox Rechnung die Rechnung gewählt werden für die eine Teilzahlung getätigt werden soll und im Feld Brutto-Betrag wird der Totalbetrag durch den Betrag der Teilzahlung ersetzt.

Im Feld Text wird der Buchungstext zur Teilzahlung erfasst.
Hinweis: In den Einstellungen Kreditorenbuchhaltung kann im Feld Teilzahlungen ein Default-Buchungstext hinterlegt werden.

Die Felder Sammelkonto und Empfängerkonto werden automatisch ab Kreditorenstamm befüllt.

Mit der Schaltfläche OK wird die Teilzahlung in das Grid der Einzelzahlung übernommen.

Stimmt der Betrag im Feld Buchungsbetrag mit dem Totalbetrag im Grid (Totalbetrag Zahlung + Totalbetrag Teilzahlung) überein, so wird die Schaltfläche Verbuchen aktiv und kann betätigt werden.

Kreditorenzahllauf

Kreditorenzahllauf - Einleitung

Kreditoren-Zahlungen sind in zwei logische Verarbeitungs-Schritte aufgeteilt. Ins Aufbereiten der Zahlungen (Kreditoren-Zahllauf) und das Verbuchen der Zahlungen.
Teil 1: Aufbereiten der Zahlungsläufe und Ausführen, resp. Erstellen Zahlungsauftrag an das Finanzinstitut.
Teil 2: Verbuchen der Zahlungen nach Eingang der Belastungsanzeige des Finanzinstituts.
Der Teil 1 besteht wiederum auf folgenden Hauptschritten
1) Selektion und Aufbereiten des Zahlungsvorschlages am Bildschirm
2) Individualisieren des Zahlungsvorschlages: Belege nach Bedarf aus dem Zahlungslauf nehmen, Skonti ändern etc.
3) Die zur Zahlung vorgeschlagenen Belege einer oder mehreren eigenen Banken zuweisen ('disponieren').
4) Die Zahlungen ausführen / Zahlungsauftragsdokumente und –Dateien erstellen
Posten in Zahlung
In Teil 1 wird noch keine Buchung erstellt: Dies passiert beim Verbuchen des Zahlungslaufes, also bei Teil 2. Zwischen Teil1 und Teil 2 gelten die Posten in Zahlung. Die Posten in Zahlung werden in der OP-Liste einzeln und summarisch ausgewiesen.
Voraussetzungen für einen Zahllauf
Die wichtigsten Voraussetzungen für einen erfolgreichen Zahlungslauf:
1) Es müssen Kreditorenrechnungen erfasst sein, welche kontiert, fällig und nicht zum Zahlen gesperrt sind.
2) Die entsprechenden eigenen Zahlungsverbindungen (Mandanten\Stammdaten\Zahlungsverbindungen) müssen korrekt erfasst und aktiv sein.

Button	Beschreibung
	Neuer Zahllauf erstellen
	Speichert den aktuellen Zahllauf. Via Toolbarfunktion [Lauf laden] können gespeicherte Zahlläufe geladen und weiter bearbeitet werden.
	Nicht aktiv – keine Funktion
	Löscht den aktuellen Zahllauf.
	Nicht aktiv – keine Funktion
	Bearbeitungsmaske ohne [Ausführen] verlassen und schließen
	Die Schaltfläche ist aktiv, wenn [Neu] gedrückt wurde. Bereitet einen Zahlungsvorschlag mit den getroffenen Selektionen gemäss Register Selektion, Erweiterte Selektion auf.
	Einen gespeicherten (noch nicht ausgeführten) Lauf zur weiteren Bearbeitung laden.
	Die im Grid *„Fällige Kreditorenbelege*“ aktive Zeile ausschliessen bzw. aus dem Zahlungslauf endgültig entfernen.
	Prüft die *„Fällige Kreditorenbelege* auf Ausführbarkeit. Negative Prüfungen werden in der Spalte *„Prüfungsergebnis“* dargestellt. Das Programm unterscheidet zwischen Warnung und Fehler. Ein Zahllauf mit Fehler aus der Prüfung kann nicht ausgeführt werden. Fehler müssen bereinigt werden und eine erneute Prüfung durchgeführt werden.
	Gibt den aktuellen Zahlungsvorschlag in einen Report aus.
	Zeigt eine Übersicht über den Zustand des Kreditors der aktiven Grid-Zeile im Grid *„Fällige Kreditorenbelege“*
	Führt den aktuellen Zahllauf aus. Für jede disponierte Zahlungsverbindung (Finanzinstitut) wird ein Zahlungsauftrag erstellt. Die Posten gelten ab diesem Zeitpunkt als *„Posten in Zahlung“*
	Automatische Disposition der verfügbaren Zahlungsmittel. Noch nicht disponierte Posten (Gridzeilen ohne Eintrag in Grid-Spalte „Bank“) auf eine Bank aus Grid „Verfügbare und Disponierte Mittel“ automatisch verteilen. Hinweis: Für die automatische Disposition muss für jede zu disponierende Bank der zu verwendende Betrag festgelegt werden. Mittels Doppelklick auf die Grid-Zeile der Bank

Kreditorenzahllauf - Selektion-Aufbereiten-Bearbeiten-Ausführen

Mit den oben dargestellten Schritten wird ein Zahlungslauf selektiert, aufbereitet und ausgeführt. Allerdings sind wesentlich mehr zusätzliche, aber optionale Schritte/Programmmöglichkeiten verfügbar, als hier dargestellt. Der beschriebene schrittweise Ablauf wurde bewusst einfach gehalten.

1

Button 'Neu' betätigen:

Nun werden die Selektions-Bereiche zur Eingabe aktiv und das Programm steht für Schritt 2 bereit.

2

Selektion treffen

Verfalldatum	Den Vorschlag = Systemdatum i.d.R. belassen. (Sicht für die vom Verfalldatum des Kreditorenbeleges abhängigen Selektionen = HEUTE). Das Verfalldatum wiedergibt die Datumssicht, per wann der Lauf ausgeführt werden soll. Wird vom Tagesdatum abgewichen, wird der Zeitstrahl entsprechen vor- resp. zurückgeschoben. Vor allem bezüglich Skonto.
Kreditor von/bis	Wenn der Zahlungslauf nur für einen oder einen Bereich von Kreditoren-Nummern aufbereitetet werden soll. Hinweis: Man kann aber auch einen leeren Zahlungslauf aufbereiten; die Posten sind dann l via 'Zufügen' im Kontextmenu in den Zahlungslauf einzubringen. In diesem Fall aber die "Kreditoren-Nr. von" = 999'999'999 eingegeben werden.
Währung	Oft ist es praxisgerecht, einen Zahlungslauf pro einzelner Währung aufzubereiten. Z.B. nur für EUR.
Karenztage	Die Karenztage beziehen sich auf den allfälligen Skonto: Die Skontofrist wird dabei a) um diese Tage rückwirkend verlängert. b) Schaut das Programm um diese Tage nach vorne und bezieht Posten bereits in den Zahlungslauf ein, welche bis um die Anzahl Karenztage den Skontoverfall erreichen werden. Wichtig: Wird das Verfalldatum des Zahlungslauf nach vorne gesetzt, z.B. um 7 Tage – mit dem Ziel dass alle in den nächsten 7 Tage fälligen Belege auch einbezogen werden. Und soll auch vom Skonto profitiert werden: Dann muss die Karenz um diese Anzahl Tage ebenfalls erhöht werden. *Beispiele:* a) Der Skonto soll genau gemäss Kondition berücksichtigt werden, aber es sollen die in den nächsten 7 Tagen fällen Belege auch in den Zahlungslauf gelangen: Datum heute: 15. Januar 2012. Notwendige Selektion: Verfalldatum Zahlungslauf = 22. Januar 2012 → Es muss Karenz = 7 Tage genommen werden. b) Der Skonto soll auch noch berücksichtigt werden, wenn die Skontofrist bereits 4 Tage verfallen ist und es sollen die in den nächsten 7 Tagen (mit und ohne Skonto) fälligen Belege auch in den Zahlungslauf gelangen: Datum heute: 15. Januar 2012. Notwendige Selektion: Verfalldatum Zahlungslauf = 22. Januar 2012 → Es muss Karenz = 11 Tage genommen werden (7 Tage aus der Vordatierung + 4 für die Skontoerstreckung).
Karenztageausgleich Lauf-Verfalldatum	[X] Zusätzliche Karenztage gemäss der Differenz Tagesdatum zum Lauf-Verfalldatum. Damit werden bei einem in der Zukunft liegenden Verfalldatum des Zahlungslaufes die Karenztage automatisch erhöht. Sodass der Skonto für den zusätzlichen Zeitraum vom Tagesdatum bis zum Verfalldatum vorgeschlagen wird. [ ] Karenztage gemäss Einstellungen wie bisher.
Text	Den vorgeschlagenen Text belassen oder so ändern, dass der Lauf wieder eindeutig erkannt werden kann. Zum Beispiel: "UBS EUR 06.07.2010". Z.B. bei der Auswahl zum Verbuchen der Bankbelastung.
Herkunft	Beim Verwenden von Daueraufträgen: Für einen normalen Zahlungslauf 'Ohne Daueraufträge' wählen.
Fehlerhafte abschalten	Die Positionen, welche beim Prüfen Warnungen oder Fehler aufweisen werden automatisch deselektiert.
Mit Zahlsperre	Im Kreditorenstamm auf Kreditoren oder bei einzelnen Rechnungen können Zahlsperren gesetzt werden: Kreditorenstamm: Rechnungen: Wenn man nun im Zahllauf den Flag «Mit Zahlsperre» setzt, werden auch die Kreditoren und Rechnungen mit Zahlsperre im Zahllauf vorgeschlagen. Zudem ist im Grid in der Zahllaufspalte «KS» ersichtlich, ob es Kreditoren mit Zahlsperre hat und in der Spalte «BS», ob es einzelne Belege mit Zahlsperren hat.
Zahlungen zusammenhalten	Relevant, wenn der Gesamtbetrag auf mehrere Banken verteilt wird ('disponieren'): Wenn diese Checkbox aktiv ist: Alle Zahlungen desselben Kreditors werden auf einer einzigen „eigenen Zahlungsverbindung“ verteilt. So bekommt ein Kreditor nicht Zahlungen von verschiedenen Banken.
Nur mit Skonto	Aktiviert schlägt der Zahlungslauf nur Belege vor, welche gemäss 'Verfalldatum'-Selektion, Karenztage, Belegverfall/Belegkondition einen Skontoabzug haben. Zweck: Primär die skontoberechtigten Belege in den Zahlungslauf nehmen.
Skonti beachten	Wenn aktiviert wird immer der höchstmögliche Skontoabzug berücksichtigt. Damit erscheinen zusätzlich zu den endverfallenen auch die skontoverfallenen Belege. Und so kann der Skonto gezielt realisiert werden oder nicht. Oder anders herum: Wird diese Checkbox deaktiviert, dann erfolgt der Zahlungsvorschlag ohne Skonto nur nach dem Endverfall.
Weitere Selektionsfelder	Dürften selbst sprechend sein und werden hier nicht weiter erläutert.

3

Zahllauf Aufbereitung

Toolbar-Button [Aufbereiten] betätigen. Aufgrund der in Schritt 2 festgelegten Selektionen werden die gefundenen Offenen Kreditoren-Posten zur Zahlung vorgeschlagen.

4

Vorschlag bearbeiten

Falls die vorgeschlagenen Posten im Grid „Kreditoren-Belge“ nicht wie dargestellt bezahlt werden sollen, muss der Zahlungsvorschlage entsprechend bearbeitet werden.

Die einzelnen Posten kontrollieren und ev.

aus dem Zahlungslauf nehmen, indem der Haken ganz links der Zeile entfernt wird
Skonti manuell ändern (Klick in Spalte 'Skonto'):

Beachten: Diese Skontoänderung funktioniert nur bei Belegen, welche 'Brutto' erfasst worden sind.

Die eigene Zahlungsverbindung manuell festlegen oder ändern (Klick in Spalte 'Bank')
Von einem Beleg nur einen Teilbetrag bezahlen (Klick in Spalte 'T') für 'Teilzahlung
Belege manuell Verdichten (Klick via Spalte 'V'). Mit dem Verdichten werden die markierten, einzelnen Belege zum Zahlen so weit möglich zusammengefasst. Z.B. aus 3 Belegen ein Zahlung.
Wichtig: Die Änderungen in den Spalten 'KS'=Kreditorensperre und 'BS'=Belegsperre werden auf den Kreditorenstamm resp. den Beleg zurückgeschrieben.
Dazu bitte auch das Kontextmenü beachten.

Erweiterte Hinweise zum Bearbeiten des Zahlungslaufes:

Ein aufbereiteter Zahlungslauf kann über den Button 'Speichern' (oben links) (zwischen-) gespeichert werden. Ein gespeicherter, noch nicht ausgeführter Zahlungslauf kann über den Button „Lauf laden“ zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen werden.
Mittels dem Button 'Ausschliessen' (in der Buttonleiste oben im Fenster) werden ALLE Posten inaktiv gesetzt'. Aber ACHTUNG: Ein Rückgängig ist nicht möglich!
Setzen sie die Spaltenbreiten im Beleg-Grid gemäss Ihren Bedürfnissen. So dass Sie eine möglichst gute Übersicht haben und nach Möglichkeit das Fenster nicht horizontal scrollen müssen. Das Speichern der Grid-Einstellungen über das Kontextmenü "Tabelleneinstellungen jetzt speichern" nicht vergessen. Das erfolgt pro User.
Befindet sich der Cursor im Beleg-Grid: Über das Kontextmenü der rechten Maustaste\'Zufügen' können zusätzliche Belege – welche nicht selektiert wurden – in den Zahlungslauf eingebracht werden.
Die Spalten mit einem können auch via Tastatur aktiviert/deaktiviert werden:
- 1. Mit der Maus in die Spalte klicken;
- 2. mit den Tasten "Pfeil abwärts"/"Pfeil aufwärts" navigieren;
- 3. Deaktivieren/Aktivieren über die 'Leertaste' (Space).
Infos über den Zahlungslauf:
- Beachten Sie bitte auch verfügbaren, resp. abrufbaren Infos: oben rechts in der Maske:

Ein Zahlungslauf kann jederzeit über den Button 'Speichern' zwischengespeichert werden, z.B. für eine spätere Weiterbearbeitung.

5

Zahlungsmittel disponieren

Im unteren Grid „Verfügbare und Disponierte Mittel“ die gewünschte eigene Bank anklicken. Es erscheint das Fenster: 'Zahlungsart-Auswahl'

Annahme: für den nächsten Schritt:

Die zu verwendende eigene Bank ist nicht bereits auf dem Beleg hinterlegt (ev. aus automatisch aus der Kreditorenstamm Zuweisung im Kreditorenstamm)

Den zu verwendenden Betrag eingeben (die Disposition auf diese Bank wird vorgenommen, bis der angegebene Betrag aufgebraucht ist).

Wenn allen Belegen bereits eine Bank zugeordnet ist, erscheint hier bereits der ganze Zahlungsbetrag und es gibt nichts mehr 'zu verteilen'.

Allfälliger Weise die Zahlungsart (Vergütungsauftrag auf Papier; DTA; EZAG) abändern.
Ev. den Verarbeitungstag mutieren DTA resp. EZAG wird auch benötigt, wenn die Zahlungen in das E-Banking der Bank eingelesen werden sollen.
Mit [OK] bestätigen.

6

Disponierte Zahlungsmittel verteilen

Toolbar-Button [Verteilen], (oben rechts in der Toolbar-Leiste).
Das Verteilen des Betrages auf zugewiesene die eigene Bank im Beleg-Grid, Spalte 'Bank' kontrollieren: Wurde die Bank eingesetzt

Hinweise:

Wenn mehrere Banken verwendet werden sollen:
Es können zuerst alle Banken festgelegt und dann kann für alle Banken aufs Mal der Button 'Verteilen' betätigt werden.

Wenn aber Fremdwährungsbanken explizit für die entsprechenden Fremdwährungsbelege verwendet werden sollen: Empfehlung: Den Zahlungslauf pro Währung aufbereiten und dann die entsprechende Bank/Währung wählen.

7

Prüfen – Drucken – Ausführen

[Prüfen]

Den Button Prüfen in der Buttonleiste betätigen. Wenn Fehler auftreten, erscheint eine Nachricht:

Die Ursachen sind bei den Belegen in der Spalte 'Prüfungsergebnis' ganz rechts im Grid ersichtlich:

Die Fehler entsprechend bearbeiten.

Zu beachten:

Belege mit Fehler werden automatisch vom Zahlungslauf ausgeschlossen:

Nach der Ursachenbereinigung müssen die Posten also wieder angehäkelt werden, damit diese in die Zahlung gelangen.

Ebenfalls ist die eigene Bank neu zu disponieren!

[Drucken]

Falls der vorliegende Zahllauf vor dem Ausführen ausgedruckt werden soll, kann dies über den Button [Drucken] erfolgen. Wenn nicht, kann dieser Schritt ausgelassen werden.

[Ausführen]

Via Button 'Ausführen':

DTA-Datei: Es erscheint das folgende Fenster:

Hier kann der Pfad und der Dateiname zweckmässig angepasst werden, z.B.:

ACHTUNG:

Wenn in einem Lauf von mehreren Banken je eine DTA-Dateie erstellt wird: Für jede Datei einen verschiedenen Namen angeben! Ansonsten wird die bereits Bestehende beim Speichern überschrieben und geht verloren! Es gibt keine Möglichkeit, eine DTA-Datei neu zu erstellen; der Zahlungslauf muss gelöscht und neu erstellt werden.
Die Zahlungspapiere und/oder –dateien werden für jede Bank separat erstellt. Diese entsprechend Drucken resp. weiter verarbeiten. Je nach Zahlungsverfahren und Einstellungen wird eine andere Auswahl an Papieren bereitgestellt:

Dabei wird die Zahlungsmaske automatisch geschlossen.

Weitere Arbeiten

Das Zahlungsprotokoll aufmerksam durchsehen.
Die allfällig erstellte DTA- oder EZAG-Datei elektronisch – oder per Datenträger – übermitteln.
Die – je nach Einstellung und vorhandenen Rechnungen – ausgedruckten Vergütungsanzeigen durchsehen und versenden.

Hinweis zum Ablegen der DTA und/oder EZAG-Datei

Diese nicht auf dem lokalen PC, sondern auf einem Netzwerkordner mit eingeschränktem Zugriff ablegen. D.h. es sollten nur mit dem Zahlen betraute Benutzer über Zugriffsrechte verfügen. Ein denkbares Beispiel wäre: T:\Teams\Finanz\Kreditoren\EZAG. Damit bei allfälligen späteren Rückfragen oder Übermittlungsfehlern die erstellte Datei später noch verfügbar ist: Diese ev. unter Angabe des Datums und/oder Zahlungslaufnamens abspeichern.

Kreditorenzahllauf - Grid-Kontextmenu (Rechte Maustaste)

Auswahl	Beschreibung
Zufügen	Fehlen im aufbereiteten Zahllauf Offene Posten, die mit dem Zahllauf zusätzlich bezahlt werden sollen, können über die Funktion Zufügen die Posten gesucht, angezeigt und in den Zahllauf zugefügt werden.
Ausschliessen	Markierter Kreditorenbeleg aus dem Kreditorenzahllauf entfernen
Auswahl Zahlungsweg (Spalte Bank)	Manuelle Auswahl der eigenen Zahlungsverbindung mit der die Zahlung getätigt werden soll:
Auswahl Zahlungsverbindung (Spalte K-ZV)	Manuelle Auswahl der Kreditor-Zahlungsverbindung, auf die die Rückzahlung getätigt werden soll:
Kreditorenstamm	Den markierten Kreditor im Kreditorenstamm in einem separaten Fenster öffnen
Zahlungsempfänger (ZE) Adress-Mapping pain.001	Vorschau, wie die Zahlungsempfängeradresse in die pain.001 Felder abgefüllt werden.
Beleg bearbeiten	Den Beleg in der Buchungserfassung bearbeiten
Originalbeleg anzeigen (F3)	Den originalen Kreditoren-Rechnungsbeleg anzeigen
Zeile selektieren
Zeile deselektieren

Rechnungseingangsbuch

Rechnungseingangsbuch – Einleitung

Das Rechnungseingangsbuch ist der herkömmlichen Buchungserfassung vorgelagert und übernimmt die komplette Kontrolle über Ihre eingegangenen Rechnungen bevor, aber auch nachdem die Rechnungen verbucht und bezahlt sind. Nebst Eingangsrechnungen können auch Sachbuchungsbelege ins Rechnungseingangsbuch importiert werden. Entsprechend können für beide Belegarten über das Rechnungseingangsbuch Sachbuchungen gebucht werden.

Mit einem handelsüblichen Scanner digitalisieren Sie die Rechnungen oder Sachbuchungsbelege (PDF, JPG, etc.) und legen diese in ein Dateiverzeichnis ab. Mit einem Klick werden die gescannten Dateien in das Rechnungseingangsbuch importieren. Ab diesem Zeitpunkt übernimmt das Rechnungseingangsbuch die komplette Kontrolle über die weitere Verarbeitung. Die Stapelverarbeitung von Eingangsrechnungen und Sachbuchungsbelege wird ermöglicht und die Dokumente gehen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verloren.

Bei den Eingangsrechnungen werden die Rechnung-Zahlscheininformationen (QR und ESR) beim Import extrahiert und für die automatisierte Zuordnung zu bestehenden Kreditoren genutzt und dadurch ein Kontierungsvorschlag erwirkt. Ebenso werden die extrahierten Daten bei der Erfassung von neuen Kreditoren und Zahlungsverbindungen direkt in das Stammdaten-Formular vorgeschlagen. Die Neu-Erfassung wird dadurch massiv erleichtert.

Wo keine automatische Zuordnung zum Kreditor möglich ist, beispielsweise bei Sachbuchungsbelegen, erhalten die importierten Belege einen transparenten Status zur manuellen Nachbearbeitung.

Eines der Hauptziele des Rechnungseingangsbuches ist, die Arbeitsschritte vor dem Verbuchen der Kreditorenrechnungen und Sachbuchungsbelege unter permanente Kontrolle zu bringen und zu automatisieren.

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Beschreibung

Nicht aktiv

Die geänderten Daten werden verworfen.

Die markierten Positionen im Grid werden gelöscht.

Hinweis:
Nach dem Drücken von [Löschen] erfolgt eine Benutzerabfrage, ob tatsächlich gelöscht werden will: „Soll der Rechnungseingang wirklich gelöscht werden? [Ja] [Nein]“

Beim Ausführen von [Ja] werden die markierten Positionen im Grid UNWIDERRUFLICH gelöscht!

Nicht aktiv

Bearbeitungsmaske ohne Speichern verlassen und schließen

PDF mit dem QR Seiten-Trenner für das Scannen mehreren Rechnungen in einem Stapel.

Der QR Seiten-Trenner wird ausgedruckt und zwischen die einzelnen Kreditorenrechnungen gelegt. Nachfolgend kann der ganze Rechnungsstapel (inklusive diesen OR Seiten-Trennern zwischen den Rechnungen) in ein PDF gescannt und ins Rechnungseingangsbuch eingelesen werden.

Ansichtseinstellung:

Platzierung des Bereichs Datei (Grid) ober- oder unterhalb des Bereichs Rechnungseingang.

Mit Klick auf den Button Import öffnet sich das Fenster «Import Rechnungsdatei»:

Feldbeschreibung – Import Rechnungsdatei

Bereich Datei

Datei

Mit auswählen von wird das Feld Datei aktiviert:

Wird nachfolgend der Button ganz rechts neben dem Feld Datei betätigt, öffnet sich der Windows-Explorer. Darin wird die Datei gewählt, die ins Rechnungseingangsbuch importiert werden soll.

Mit der Auswahl Datei kann ausschliesslich eine einzelne PDF-Datei ins Rechnungseingangsbuch importiert werden.

Verzeichnis

Mit auswählen von wird das Feld Verzeichnis aktiviert:

Wird darauffolgend der Button ganz rechts neben dem Feld Verzeichnis betätigt, öffnet sich der Windows-Explorer. Darin wird das Verzeichnis respektive der Ordner gewählt, der alle Dateien enthält, die importiert werden sollen.

Mit der Auswahl Datei können dementsprechend in einem Zug mehrere PDF-Dateien ins Rechnungseingangsbuch importiert werden.

Archiv Verzeichnis

Erfolgreich
importierte Dateien

Wird bei der Haken gesetzt, lässt sich im Feld «Archiv Verzeichnis» ein Pfad zu einem Ordner hinterlegen. In diesem Ordner werden die erfolgreich importierten Dateien archiviert.

Mit dem Button ganz rechts neben dem Feld «Archiv Verzeichnis» öffnet sich die Ordnerstruktur des Windows-Explorers.

Der entsprechende Ordner kann darüber gesucht und angewählt werden. Mit Klick auf OK wird der Pfad zum angewählten Ordner in das Feld «Archiv Verzeichnis» übernommen.

Archiv Verzeichnis

Nicht erfolgreich
importierte Dateien

Wird bei der Haken gesetzt, lässt sich im Feld «Archiv Verzeichnis» ein Pfad zu einem Ordner hinterlegen. In diesem Ordner werden die NICHT erfolgreich importierten Dateien archiviert.

Mit dem Button ganz rechts neben dem Feld «Archiv Verzeichnis» öffnet sich die Ordnerstruktur des Windows-Explorers.

Der entsprechende Ordner kann darüber gesucht und angewählt werden. Mit Klick auf OK wird der Pfad zum angewählten Ordner in das Feld «Archiv Verzeichnis» übernommen.

Bereich Einstellungen

[Einstellungen Zahlschein-Erkennung]

Die Einstellungen für die Zahlschein-Erkennung sind in folgende Bereiche gegliedert:

Allgemein	Im Bereich Allgemein.. können bei Bedarf Defaulteinstellungen, zum einen für das Erkennen des gescannten Dokuments geändert werden. Kann ein XML für eine Import-Analyse generiert werden *Hinweis:* Diese Funktion wird bei einem fehlerhaften Import von einem Nexus-Berater ausgeführt.
QR-Erkennung	Im Bereich QR-Erkennung können Einstellungen für das Erkennen und Auslesen des QR-Codes bearbeitet werden. Bereich Suchpositionen: Im Grid des Bereiches QR-Erkennung sind alle Default-Suchpositionen und manuell gespeicherten Suchpositionen aufgeführt, welche bei einem Import von Kreditorenrechnungen mit QR-Zahlschein für die Suche des QR-Codes verwendet werden. Oberhalb des Grids kann eingestellt werden, ob und wenn ja, ab wie vielen Tagen eine Suchposition automaisch gelöscht werden soll. Hinweis: Wird die Zahl "9999" in das Feld eigegeben (→ Letzter Treffer älter als [9999] Tage), ist das automatische Löschen inaktiv. Unter Rechnungseingangsbuch - Feldbeschreibung → Bereich Dokument sind weitere Informationen zu den manuell gespeicherten Suchpositionen zu finden. Beispiel: Eingabe: Suchposition automatisch löschen: Letzter Treffer älter als [20] Tage Aktion: Wenn eine Suchposition innerhalb der letzten 20 Tage nicht zur Anwendung kam, wird diese beim nächsten Import automatisch gelöscht.
ESR-Erkennung	Im Bereich ESR-Erkennung können Einstellungen für das Erkennen und Auslesen des OCR-Zeilen bearbeitet werden. Bereich Suchpositionen: Im Grid des Bereiches ESR-Erkennung sind alle Default-Suchpositionen und manuell gespeicherten Suchpositionen aufgeführt, welche bei einem Import von Kreditorenrechnungen mit ESR-Zahlschein für die Suche der OCR-Zeile verwendet werden. Oberhalb des Grids kann eingestellt werden, ob und wenn ja, ab wie vielen Tagen eine Suchposition automaisch gelöscht werden soll. Hinweis: Wird die Zahl "9999" in das Feld eigegeben (→ Letzter Treffer älter als [9999] Tage), ist das automatische Löschen inaktiv. Unter Rechnungseingangsbuch - Feldbeschreibung → Bereich Dokument sind weitere Informationen zu den manuell gespeicherten Suchpositionen zu finden. Beispiel: Eingabe: Suchposition automatisch löschen: Letzter Treffer älter als [15] Tage Aktion: Wenn eine Suchposition innerhalb der letzten 15 Tage nicht zur Anwendung kam, wird diese beim nächsten Import automatisch gelöscht.
[Schliessen]	Das Fenster Zahlschein-Erkennung schliessen. Hinweis: Wenn in den Einstellungen Änderungen vorgenommen wurden, erscheint nach dem Klick auf die Schaltfläche [Schliessen] eine Meldung, ob sie die Änderungen speichern wollen. Mit Klick auf [Ja] werden die Änderungen gespeichert und mit Klick auf [Nein] nicht.

Bereichslose Funktionen

Standardselektion

Beschreibung siehe: Reporting Allgemein → Report-Dialog für Selektion- und Ausgabesteuerung → Feld «Standard-Selektionen»

Mit dem Button OK werden die Kreditorenrechnungen gemäss den Selektionen im Fenster «Import Rechnungsdatei» importiert.

Mit dem Button Abbrechen kann man das Fenster «Import Rechnungsdatei» ohne zu importieren verlassen.

Statusanzeige bei einem laufenden Import:

Der laufende Kreditorenrechnungs-Import abbrechen.

Regeln, welche in der Regelbasierten Kontierung festgelegt wurden, auf die importierten Belege anwenden. (Mehr zur regelbasierten Kontierung ist im Kapitel Buchen Kreditorenbuchhaltung → Rechnungseingangsbuch - Regelbasierte Kontierung zu finden.)

Plausibilitätsprüfung der Kontierungen aller ungebuchten Kreditorenrechnungen, die sich im Grid des Rechnungseingangsbuches befinden.

Verbuchung sämtlicher nicht gebuchten Kreditorenrechnungen, die sich im Grid des Rechnungseingangsbuchs befinden.

Rechnungseingangsbuch – Feldbeschreibung

Feld

Beschreibung

Bereich Zahlteil

Im Bereich Zahlteil werden alle Informationen, die aus dem QR-Code beziehungsweise aus dem ESR-OCR-Code gelesen werden, veranschaulicht.

Informationen (ausgeschlossen die Referenznummer), die aus dem QR-Code ausgelesen wurden, können nicht manuell verändert werden.

Button-Beschreibung:

	QR-Rechnung: Erneutes Suchen nach dem Kreditor mit Hilfe der IBAN-Nummer. ESR-Rechnung: Erneutes Suchen nach dem Kreditor mit Hilfe der ESR-Teilnehmer- / Identifikations-Nummer.
(Funktion nur für QR-Rechnung)	Zahlungsempfängeradresse in die Zahlungsadresse Kreditor (Cdtr) im Bereich Kreditor-Rechnung übernehmen. Endgültiger Zahlungsempfänger in die endgültige Zahlungsadresse Kreditor (UltmtCdtr) übernehmen.
	Funktion für nachträgliches Einlesen der Referenznummer ab einem ESR-Belegleser, der direkt am Client angeschlossen ist. *Hinweis:* Diese Funktion ist nur bei Rechnungen mit ESR-Einzahlungsschein aktiv. QR-Daten müssen mit der Scan-Schaltfläche ganz unten im Bereich "Zahlteil" eingelesen werden.
(Funktion nur für QR-Rechnung)	Die im Feld Rechnungsinfo enthaltenen Informationen werden durch diese Schaltfläche in tabellarischer Form einschliesslich Bezeichnung angezeigt.
	Im dem Button Scan können Rechnungen separat gescannt werden, zum Beispiel durch Drag-and-Drop einer PDF-Datei. Diese Funktion wird verwendet, wenn die ESR- oder QR-Daten beim Import nicht erkannt werden.
	Eine QR-Rechnung kann über diesen Button statt in der Buchungserfassung direkt im Rechnungseingangsbuch neu erfasst werden.
	Eine ESR-Rechnung kann über diesen Button statt in der Buchungserfassung direkt im Rechnungseingangsbuch neu erfasst werden.
	Diese Funktion ist zurzeit noch nicht Verfügbar.

Bereich Zahlteil / Lasche Details

Weitere Informationen ersichtlich, die aus dem QR-Code oder ESR-OSR-Code ausgelesen wurden. Auch diese sind nicht manuell abänderbar.

Bereich Kreditor-Rechnung

Konto Kreditor	Wird der Kreditor beim Rechnungsimport erkannt, erscheinen in den Feldern Konto und Kreditor automatisch die entsprechenden Daten. Ist die Zahlungsverbindung noch nicht im Kreditorenstamm hinterlegt, kann diese direkt über den Button erfasst werden. Mit Klick auf diesen Button erscheint das Stammdaten-Fenster «Zahlungsverbindungen». Beschreibung des Fensters Zahlungsverbindung siehe: Stammdaten Kreditorenbuchhaltung → Kreditorenstamm - Erweiterte Informationen Feld «Zahlungsverbindung (Kreditor)» Das Stammdaten-Fenster «Zahlungsverbindungen» wird ebenfalls mit dem Button aufgerufen. Jedoch wird dieser Button für die Bearbeitung bestehender Zahlungsverbindungen verwendet. Eigene Zahlungsverbindung auswählen Für die Vordisposition der zu belastenden Bank kann optional eine eigene Zahlungsverbindung gewählt werden. Detaillierte Beschreibung siehe: Stammdaten Kreditorenbuchhaltung → Kreditorenstamm - Erweiterte Informationen Feld «Zahlungsverbindung (eigene Bank)» Falls der Kreditor nicht automatisch erkannt wurde, jedoch im Kreditorenstamm bereits erfasst ist, können Kreditoren mit dem Button manuell gesucht werden.
Zahlungsadresse Kreditor (Cdtr)	Wird der Kreditor beim Rechnungsimport erkannt, erscheinen in den Feldern des Bereichs «Zahlungsadresse Kreditor (Cdtr)» automatisch die entsprechende Adresse. Falls der Kreditor nicht automatisch erkannt wurde, jedoch im Kreditorenstamm bereits erfasst ist, können Kreditoren mit dem Button gesucht werden. Die Daten aus dem QR-Code werden für die Kreditorensuche direkt ins Suchfeld übernommen, sodass die Suche nur noch gestartet werden muss. Ist der Kreditor noch nicht im Kreditorenstamm gespeichert, kann der Kreditor über den Button im Kreditorenstamm hinzugefügt werden. Es erscheint die Eingabemaske des Kreditorenstamms in einem neuen Fenster. Beschreibung des Fensters Kreditorenstamm siehe: Stammdaten Kreditorenbuchhaltung → Kreditorenstamm - Allgemeine Informationen Zusätzlich kann z.B. aufgrund eines Standortwechsels der Kreditor durch Betätigen des Buttons direkt im Rechnungseingangsbuch bearbeitet werden.
Endgültige Zahlungsadresse Kreditor (UltmtCdtr)	Vorbereitete, zurzeit nicht verwendete Felder für die von der SIX angekündete Erweiterung der QR-Rechnung.
Belegdaten	Im Bereich «Belegdaten» werden die Kreditorenrechnungen kontiert. Hinweis: Abgrenzungen können nur bei Kreditoren-Rechnungen, die als kontiert markiert sind getätigt werden. Wird der Beleg vorerfasst, ist das Feld Abgrenzung inaktiv. Hinweis: Über die Schaltfläche [Kontierung] kann für die Kreditorenrechnung ein Bebu-Splitt erfasst werden.
	Speichern der Kontierung
	Die markierten Positionen im Grid werden gelöscht. Hinweis: Nach dem Drücken von [Löschen] erfolgt eine Benutzerabfrage, ob tatsächlich gelöscht werden will: „Soll der Rechnungseingang wirklich gelöscht werden? [Ja] [Nein]“ Beim Ausführen von [Ja] werden die markierten Positionen im Grid *UNWIDERRUFLICH* gelöscht!
	Verbuchen der im Grid markierten Kreditorenrechnung.
	Kreditorenbeleg zur Weiterbearbeitung in die Buchungserfassung übernehmen.

Bereich Sachbuchung

Im Bereich "Sachbuchung" können zu einer Kreditor-Rechnung oder einem Sachbuchungsbeleg (z.B. eine Quittung), welche ins Rechnungseingangsbuch importiert wurde, Sachbuchungen erfasst und verbucht werden.

	Hinzufügen einer neuen Sachbuchung in einem neuen Sach-Buchung-Register
	Speichern der Kontierung des aktuellen Sach-Buchung-Registers
	Löschen des aktuellen Sach-Buchung-Registers
	Verbuchung des aktuellen Sach-Buchung-Registers
Sachbuchung Belegerfassung	Im Bereich "Sachbuchung Belegerfassung" befinden sich Felder zur Kontierung von Sachbuchungen. Diese Felder sind identisch mit den Feldern in der Buchungserfassung - Sachbuchungen und haben die selben Funktionen. Eine Beschreibung der Felder ist dementsprechend im Kapitel Finanzbuchhaltung → Buchen Finanzbuchhaltung → Buchungserfassung Sachbuchungen zu finden.

Bereich Dokument

Im Bereich Dokument wird der originale Kreditorenbeleg, der im Grid markiert ist angezeigt.

Buttonbeschreibung:

	Arbeiten mit der Hand im Originaldokument:
	Manuelle Selektion von z.B. dem Belegdatum im Originaldokument. Folgende Aktionen können durchgeführt werden: Hinweis zur ESR-/QR-Suche: Wenn der ESR-String oder QR-Code durch die manuelle Selektion gefunden werden konnte, erscheint folgende Meldung: Bei dieser Meldung können manuelle Selektionen (nur für den aktuellen Mandant oder für alle Mandanten) als Import-Suchpositionen gespeichert werden. Beim nächsten Kreditorenrechnungs-Import werden die gespeicherten Suchpositionen für das Suchen nach dem ESR-/QR-Code berücksichtigt. Dadurch kann dementsprechend die Such-Trefferquote optimiert werden. (Weitere Informationen zu dieser Funktion sind unter Rechnungseingangsbuch - Toolbar → Import → Einstellungen Zahlschein-Erkennung einsehbar)
	Kopieren eines selektierten Bereiches im Originaldokument.
	Bereich Dokument aktualisieren
	Ausblenden der Bereiche Zahlteil und Kreditor-Rechnung für eine grössere Dokumentenansicht. Zurück zur Ursprungsansicht.
	Aktueller Seiten-Standort im Originaldokument.
	Zur vorherigen Seite
	Zur nächsten Seite
	Laden der Bilder im Originaldokument abbrechen.

Erklärvideos / Flyer - Rechnungseingangsbuch

Rechnungseingangsbuch - Regelbasierte Kontierung

Das Rechnungseingangsbuch in Kombination mit der regelbasierten Kontierung ermöglicht eine komplett automatische Originalbelegverarbeitung von Kreditorenrechnungen und Sachbuchungsbelegen (z.B. Quittungen). In Regel-Sets werden definierte Bedingungen und Kontierungsvorlagen miteinander verknüpft. Folgend können in der sogenannten „Regel-Set Aktivierung“ die Regel-Sets für die automatische Verbuchung freigeschalten werden.

Später beim Import werden alle Originalbelege auf eine zutreffende Bedingung geprüft und bei Übereinstimmung anhand der dazugehörigen Kontierungsvorlage automatisch kontiert, geprüft und verbucht. Des Weiteren bietet das Kontierungs-Protokoll eine optimale Übersicht von allen durchlaufenen Regeln pro Originalbeleg.

Regelbasierte Kontierung

Das Register "Regelbasierte Kontierung" im Rechnungseingangsbuch ist das Herz der Kontierungs-Regelverwaltung.

Bedingungen	Im Panel "Bedingungen" können einerseits Filter Bedingungen für die Regel-Set Aktivierung und andererseits diverse Bedingungen für die Regel-Sets definiert werden. Beispiel Filter Bedingung in der Regel-Set Aktivierung: Alle Kreditorenrechnungen mit Status importiert *Beispiel Bedingung im Regel-Set:* Alle Kreditorenrechnungen mit Zahlteil ESR und derselben Teilnehmernummer
Name	Name der Bedingung
Beschreibung	Kurzbeschreibung der Bedingung
Typ	Typ der Regel
Baum-Struktur	Anzeige der Bedingungs-Inhalte
Grid	Anzeige der verschiedenen Bedingungen
Regel-Sets Kontierung	Im Panel "Regel-Sets Kontierung" werden die definierten Bedingungen mit den entsprechenden Kontierungsvorlagen verknüpft. Beispiele: Wenn eine Kreditorenrechnung die Bedingung "Kreditor Swisscom" erfüllt, dann kontiere mit der Kontierung-Vorlage "Telefongebühren" Wenn eine Kreditorenrechnung die Bedingung "Status Importiert" erfüllt, dann kontiere mit der Kontierung-Vorlage "Sonstiger Betriebsaufwand"
Name	Name des Regel-Sets
Beschreibung	Kurzbeschrieb des Regel-Sets
Typ	Typ der Regel
Filter	Default-Filter der im "Register Regel-Set Aktivierung" mit Aktivierung des Regel-Sets automatisch in der Spalte Filter Bedingung eingesetzt wird.
Führen sie aus, wenn nur eine Regel mit den Daten übereinstimmt	[x] Kreditorenrechnungen werden nur durch Regeln kontiert, wenn genau eine Regel auf die entsprechende Kreditorenrechnung zutrifft. [ ] Es werden eine oder mehrere Regeln für eine Kreditorenrechnung angewendet.
Baum-Struktur	Anzeige der Verknüpfungen der Bedingungen mit den Kontierung-Vorlagen des im Grid markierten Regel-Sets
Grid	Anzeige der verschiedenen Regel-Sets
Kontierung-Vorlagen	Im Panel "Kontierung-Vorlagen" können verschiedene Vorlagen für die Kontierung von importierten Belegen wie Kreditorenrechnungen oder Sachbuchungsbelegen (z.B. Quittungen) erstellt werden, die bei einer zutreffenden Bedingung auf den importierten Beleg angewendet werden. Beispiel:
Name	Name der Kontierung-Vorlage
Beschreibung	Beschreibung der Kontierung-Vorlage
Typ	Typ der Kontierung
Baum-Struktur	Anzeige der Kontierungs-Vorlage-Inhalte
Grid	Anzeige der verschiedenen Kontierung-Vorlagen
RE-Daten Grid	Listet alle Belege auf, welche sich aktuell im Rechnungseingangsbuch befinden. Diese Positionen werden im Register Test für das Testen der Regeln auf den einzelnen Belegpositionen verwendet.

Regel-Set Aktivierung

Regel-Set Aktivierung	Im Register "Regel-Set Aktivierung" müssen die Regel-Sets, die im Register "Regelbasierte Kontierung" erfasst wurden, aktiviert werden. Werden die Regel-Sets nicht aktiviert, werden die enthaltenen Regeln für die Kontierung der importierten Kreditorenrechnungen und Sachbuchungsbelege nicht genutzt.
	Neues Regel-Set aktivieren
	Regel-Sets speichern
	Gewählte Regel-Set Aktivierung-Position löschen
Aktiv	[x] Regel-Set ist aktiviert [ ] Regel-Set ist nicht aktiviert
Priorität	Reihenfolge, nach welcher die Regel-Sets mit enthaltenen Regeln auf die Kreditorenrechnungen und/oder Sachbuchungsbelege angewendet werden sollen.
Regel-Set	Definieren des Regel-Sets welches aktiviert werden soll.
Filter Bedingung	Mit der Filter-Bedingung wird bestimmt, für welche Datensätze (Bankauszug: CAMT-Positionen / Rechnungseingangsbuch: Eingangsrechnungen und Sachbuchungsbelege) das Regel-Set abgearbeitet wird. Für die so gefilterten Datensätze werden jede einzelne Bedingungen des Regelsets examiniert und bei Zutreffen die der Bedingung zugewiesene Kontierungsvorlage ausgeführt. *Hinweis 2:* Filter Bedingungen wie auch Bedingungen für das Regel-Set werden im Panel Bedingungen definiert.
RegExp	Wird als Default in jedem Regel-Set für die Nutzung von Pattern aktiviert. Beispiel:
Belegdaten NICHT ändern, wenn mehrere Bedingungen im Regel-Set zutreffen	[x] Treffen mehrere Regel-Sets auf einen Beleg zu, wird der Beleg nicht durch Regeln kontiert. [ ] Treffen mehrere Regel-Sets auf einen Beleg zu, wird der Beleg durch Regeln gemäss Priorisierung in der Spalte "Priorität" kontiert.
Weitere Regeln ignorieren, wenn die Belegdaten im Regel-Set geändert wurden	[x] Treffen mehrere Regel-Sets auf einen Beleg zu, wird der Beleg mit der Regel aus dem Regel-Set mit der höchsten Priorität kontiert. [ ] Treffen mehrere Regel-Sets auf einen Beleg zu, wird der Beleg durch Regeln gemäss Priorisierung in der Spalte "Priorität" kontiert.
Prüfen ausführen	[x] Belege, die mit einer Kontierung-Vorlage aus dem gewählten Regel-Set kontiert wurden, werden automatisch auf Plausibilität geprüft. [ ] Belege, die mit einer Kontierung-Vorlage aus dem gewählten Regel-Set kontiert wurden, müssen manuell geprüft werden.
Verbuchen ausführen	[x] Belege, die mit einer Kontierung-Vorlage aus dem gewählten Regel-Set kontiert und automatisch auf Plausibilität geprüft wurden, werden automatisch verbucht. [ ] Belege, die mit einer Kontierung-Vorlage aus dem gewählten Regel-Set kontiert und automatisch auf Plausibilität geprüft wurden, müssen manuell verbucht werden. Hinweis: Für die automatische Verbuchung muss in der Spalte "Prüfen ausführen" der Haken gesetzt werden.

Erklärvideos / Flyer - Regelbasierte Kontierung im Rechnungseingangsbuch

Kreditoren Abgrenzungsbuchungen auflösen

Schliessen	Schliessen der Benutzermaske
Aufbereiten	Über die Schaltfläche [Aufbereiten] werden die Abgrenzungsbuchungen in einem Grid tabellaerisch aufgelistet.
Prüfen	Über die Schaltfläche [Prüfen] werden die angezeigten Abgrenzungsbuchungen plausibilisiert. Hinweis: Das Prüfergebnis wird in der Spalte "Fehler/Warnung" ausgegeben.
Verbuchen	Über die Schaltfläche [Verbuchen] werden die aufgelisteten Abgrenzungsbuchungen verbucht.
Kontroll-Totale	Anzeige verbuchte und unverbuchte Saldi
Auffangkonto und -kst benutzen	Diese Checkbox ist dafür da, um zu bestimmen, was passieren soll, wenn das Fibu-Konto und/oder die Kostenstelle, welche dem Kreditorenbeleg zugewiesen wurde, nicht mehr gültig ist. Beispielsweise weil dieses Konto/diese Kostenstelle im Folgejahr, in welches die Abgrenzungsbuchungen gebucht werden möchten, nicht mehr existiert. [ ] Fehlermeldung erscheint, welche darauf hinweist, dass das Konto/ die Kostenstelle nicht mehr gültig ist/nicht existiert. [X] Bei ungültigem Konto/Kostenstelle wird für die Verbuchung der Kreditoren-Abgrenzungsbuchungen das Ersatzkonto/die Ersatz-Kostenstelle aus den Einstellungen/Finanzbuchhaltung verwendet.