Buchen Finanzbuchhaltung
Bankauszugverarbeitung
Bankauszugverarbeitung - Einleitung
Der elektronische Bankauszug-Import ermöglicht eine systemgestützte Erfassung, Kontierung und Verbuchung der Belastungen und Gutschriften über sämtliche Bankkonten.
Via E-Banking-Plattformen werden die CAMT-Dateien (CAMT.053 oder CAMT.054) ganz einfach herunterladen und in einem Dateiverzeichnis abgelegt. Mit einem Klick werden die CAMT-Dateien anschliessend in die Bankauszugverarbeitung importiert und automatisch dem entsprechenden Bankenstamm (Eigene Zahlungsverbindungen) zugewiesen.
Nach dem Import stehen die Auszug Gutschrift- und Belastungspositionen in einer idealen Übersicht mit Auszugs-, Kontierungs- und Verbuchungsstatus zur weiteren Bearbeitung bereit. Dadurch ist die totale Kontrolle über die Verbuchung der Bankauszugspositionen sichergestellt.
Durch die automatischen Kontierungen wie zum Beispiel von Belastungen aus Lohnzahlung-, Kreditoren-Zahlung- und Debitoren-Rückzahlungsläufen werden die Kontierungsarbeiten stark reduziert. Ebenso verhält es sich mit Gutschriften auf ESR- und QR-Rechnungen mit Referenznummer.
Wo keine automatische Kontierung möglich ist, unterstützt der komfortable OP-Ausgleich und Zahlungsdifferenzenrechner die manuelle Kontierung einer Auszugsposition. Gutschriften und Belastungen ohne OP-Bezug lassen sich direkt aus der Bankauszugverarbeitung als Sachbuchung in die Fibu und Bebu verbuchen. Selbst das Aufsplitten einer Auszugposition auf mehrere OP- und Sachbuchungen und gesonderte Zusatzbuchungen sind möglich.
Die kontierten Auszugspositionen lassen sich jederzeit als Gesamtes oder einzeln verbuchen. Verbuchte Auszugspositionen sind automatisch mit der Buchung verknüpft. Die einwandfreie Rückverfolgung einer Buchung zum Bankauszug ist damit gewährleistet.
Bankauszugverarbeitung - Toolbar
| Button | Beschreibung | ||||||||||||||||||||||
[Neu] | Nicht aktiv | ||||||||||||||||||||||
[Speichern] | Aktiv im Register Positionen: Speichern der Kontierungen des Bankauszugs indem man sich gerade befindet. | ||||||||||||||||||||||
[Verwerfen] | Änderungen am bestehenden Datensatz rückgängig machen. | ||||||||||||||||||||||
| [Löschen] | Aktiv im Register Auszüge: Löschen eines importierten Bankauszugs. | ||||||||||||||||||||||
| [Drucken] | Nicht aktiv | ||||||||||||||||||||||
| [Schliessen] | Bearbeitungsmaske ohne [Verbuchen] verlassen und schließen. | ||||||||||||||||||||||
[Import] | Aktiv im Register Auszüge: Importieren von Bankauszügen in Dateiformat CAMT.053 oder CAMT.054:
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| [Anzeigen] | Aktiv im Register Positionen:
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[Info] | Aktiv im Register Positionen: Ein Fenster "Info" öffnet sich mit diversen Informationen zur importierten CAMT-Datei:
Mit dem Button [Schliessen] kann man das Fenster "Info" wieder verlassen. | ||||||||||||||||||||||
| [Regeln ausführen] | Regeln der Regelbasierten Kontierung für die Regel-Kontierung über die Positionen des aktuellen Bankauszuges laufen lassen. Falls Regel-Bedingungen bei Bankauszug-Positionen zutreffen, werden diese automatisch mit den zugehörigen Kontierung-Vorlagen kontiert. Hinweis: Diese Toolbar-Schaltfläche ist nur ersichtlich, wenn die Funktion "Regelbasierte Kontierung in der Bankauszugverarbeitung" aktiviert ist. Mehr Informationen zur Regelbasierten Kontierung in der Bankauszugverarbeitung sind im Kapitel Finanzbuchhaltung → Buchen Finanzbuchhaltung → Bankauszugverarbeitung - Regelbasierte Kontierung zu finden. | ||||||||||||||||||||||
| [Prüfen] | Aktiv im Register Positionen: Plausibilitätsprüfung von sämtlichen Positionen beziehungsweise Kontierungen, die sich im aktuellen Bankauszug befinden. | ||||||||||||||||||||||
| [Verbuchen] | Aktiv im Register Positionen: Verbuchen von sämtlichen Positionen , die sich im aktuellen Bankauszug befinden. | ||||||||||||||||||||||
| [Abschliessen] | Abschliessen von sämtlichen Positionen , die sich im aktuellen Bankauszug befinden. Sind die einzelnen CAMT-Positionen abgeschlossen, erscheint im Grid des Registers Positionen in der Spalte Abgeschlossen ein Häkchen. Ist das Häkchen gesetzt, können an diesen Positionen keine Änderungen mehr vorgenommen werden. | ||||||||||||||||||||||
[Historisieren] | Nachdem alle Positionen abgeschlossen wurden, kann der Bankauszug mit Hilfe des Buttons "Historisieren" in der Bankauszugverarbeitung historisiert werden. Historisierte Bankauszüge können im Register "Auszüge" ein- oder ausgeblendet werden.
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| [>] | Mit den beiden Schaltflächen [>] und [<] kann zwischen allen Bankauszügen, die in die Bankauszugsverarbeitung importiert wurden, hin und her geblättert werden. Bei der Anwendung dieser Schaltflächen im Register Positionen gilt als Orientierungspunkt der Auszugzustand. | ||||||||||||||||||||||
| [<] | |||||||||||||||||||||||
Bankauszugverarbeitung - Feldbeschreibung
Register Auszüge
Historisierte anzeigen |
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| Nur CAMT mit unverbuchten ESR anzeigen |
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| Grid - Register Auszüge | Im Grid werden alle Bankauszüge aufgeführt, die in die Bankauszugverarbeitung importiert wurden. Demzufolge existiert pro Bankauszug eine Grid-Zeile. Folgende Informationen zum Bankauszug können aus dem Grid gelesen werden:
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Register Positionen
| Schaltflächen | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Selbe Funktion wie die Schaltfläche Info in der Toolbar (siehe Toolbar-Beschreibung Info) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Einblenden des Panels Auszugzustand. Selbe Funktion wie die Schaltfläche Anzeigen in der Toolbar. (siehe Toolbar-Beschreibung Anzeigen → Auszugzustand) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Einblenden des Panels Filter. Selbe Funktion wie die Schaltfläche Anzeigen in der Toolbar. (siehe Toolbar-Beschreibung Anzeigen → Filter) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Einblenden des Panels Zahlläufe. Selbe Funktion wie die Schaltfläche Anzeigen in der Toolbar. (siehe Toolbar-Beschreibung Anzeigen → Zahlläufe) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Öffnen des ESR-Protokolls. Im ESR-Protokoll lassen sich Debitoren-Rechnungen und Debitoren Zahlungen automatisch matchen und verbuchen. Diese Funktion wurde analog des Buttons ESR-Zahlungen einlesen in der Buchungserfassung der Transaktion Debitoren-Zahlungen übernommen. (Siehe Beschreibung: Debitorenbuchhaltung → Buchen Debitorenbuchhaltung → ESR Zahlungen einlesen ) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Einblenden des Panels Camt-Details. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Panel Positionen - Grid | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Orange markierte Spalten | Die Daten, die in den orange markierten Spalten ersichtlich sind, werden aus der importierten CAMT-Datei gelesen. Diese können nicht manuell verändert werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Gelb markierte Spalten | Die Daten, die in den gelb markierten Spalten ersichtlich sind, werden vom Programm als Information ausgegeben. Diese können nicht manuell verändert werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Weiss markierte Spalten | In den weiss markierten Spalten werden die CAMT-Positionen kontiert. Es gibt folgende Spalten:
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| Panel Camt-Details | Wenn im Panel "Positionen" eine CAMT-Position markiert ist, wird zu dieser einen CAMT-Position im Panel "Camt-Details" weitere Detailinformationen die aus der CAMT-Datei gelesen werden konnte aufgelistet. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Panel Dokumente | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Durch diesen Button wird der Windows Explorer geöffnet. Damit können Dateien in jeglichen Formaten an die aktuell markierte CAMT-Position angehängt werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Grid | Im Grid des Panels "Dokumente" sind alle Dateien ersichtlich, die an die aktuell markierte CAMT-Position angehängt wurden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Mit diesem Button können angehängte Dateien wieder gelöscht werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Erklärvideos / Flyer - Bankauszugverarbeitung
Bankauszugverarbeitung - Regelbasierte Kontierung
Die Bankauszugverarbeitung in Kombination mit der regelbasierten Kontierung ermöglicht die Verarbeitung der Bankauszüge ab CAMT-Import zu automatisieren. Bankauszug-Positionen, die von einer vordefinierten Regel erkannt werden, lassen sich vollautomatisch kontieren und verbuchen.
In Regel-Sets werden definierte Bedingungen und Kontierungsvorlagen miteinander verknüpft. Folgend können in der sogenannten „Regel-Set Aktivierung“ die Regel-Sets für die automatische Verbuchung pro Bank freigeschalten werden. Später beim Import werden alle Bankauszug-Positionen auf eine zutreffende Bedingung geprüft und bei Übereinstimmung anhand der dazugehörigen Kontierungsvorlage automatisch kontiert, geprüft und verbucht. Des Weiteren bietet das Kontierungs-Protokoll eine optimale Übersicht von den durchlaufenen Regeln pro Bankauszug-Position.
Regelbasierte Kontierung
Das Register "Regelbasierte Kontierung" in der Bankauszugverarbeitung ist das Herz der Kontierungs-Regelverwaltung.
Bedingungen | Im Panel "Bedingungen" können einerseits Filter Bedingungen für die Regel-Set Aktivierung und andererseits diverse Bedingungen für die Regel-Sets definiert werden. Beispiel Filter Bedingung für die Regel-Set Aktivierung: Alle Bankauszug-Positionen mit Status importiert
Beispiel Bedingung für das Verknüpfen von Bedingungen und Kontierungsvorlagen zu Regeln im Regel-Set: Alle Bankauszug-Positionen, welche im Panel Positionen in der Spalte AddtINtryInf den Text "Kontoführungsgebür" enthalten.
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| Name | Name der Bedingung |
| Beschreibung | Kurzbeschreibung der Bedingung |
| Typ | Typ der Regel |
| Baum-Struktur | Anzeige der Bedingungs-Inhalte |
| Grid | Anzeige der verschiedenen Bedingungen |
Regel-Sets Kontierung | Im Panel "Regel-Sets Kontierung" werden die definierten Bedingungen mit den entsprechenden Kontierungsvorlagen verknüpft. Beispiel: Wenn eine Bankauszug-Position die Bedingung "AddtINtryInf Text = Kontoführungsgebür" erfüllt, dann kontiere mit der Kontierung-Vorlage "Kontoführungsgebühr"
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| Name | Name des Regel-Sets |
| Beschreibung | Kurzbeschrieb des Regel-Sets |
| Typ | Typ der Regel |
| Aktiv | [x] Regel-Set steht für das Testing im Register "Test" zur Verfügung. [ ] Regel-Set steht für das Testing im Register "Test" nicht zur Verfügung. |
| Filter | Default-Filter der im "Register Regel-Set Aktivierung" mit Aktivierung des Regel-Sets automatisch in der Spalte Filter Bedingung eingesetzt wird. |
| Führen Sie Aktionen aus, wenn nur eine Regel mit den Daten übereinstimmt | [x] Bankauszug-Positionen werden nur durch Regeln kontiert, wenn genau eine Regel auf die entsprechende Bankauszug-Position zutrifft. [ ] Es werden eine oder mehrere Regeln für eine Bankauszug-Position angewendet. |
| Baum-Struktur | Anzeige der Regeln (Verknüpfungen der Bedingungen und Kontierung-Vorlagen zu Regeln) des im Grid markierten Regel-Sets |
| Grid | Anzeige der verschiedenen Regel-Sets |
| Kontierung-Vorlagen | Im Panel "Kontierung-Vorlagen" können verschiedene Vorlagen für die Kontierung von Bankauszug-Positionen erstellt werden, die bei einer zutreffenden Bedingung auf die Bankauszug-Positionenen angewendet werden. Beispiel:
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| Name | Name der Kontierung-Vorlage |
| Beschreibung | Beschreibung der Kontierung-Vorlage |
| Typ | Typ der Kontierung |
| Baum-Struktur | Anzeige der Kontierungs-Vorlage-Inhalte |
| Grid | Anzeige der verschiedenen Kontierung-Vorlagen |
| RE-Daten Grid | Listet bankenunabhängig alle Camt Positionen auf, welche sich aktuell in der Bankauszugverarbeitung befinden. Diese Positionen werden im Register Test für das Testen der Regeln auf den einzelnen Positionen verwendet. |
Regel-Set Aktivierung
| Regel-Set Aktivierung | Im Register "Regel-Set Aktivierung" müssen die Regel-Sets, die im Register "Regelbasierte Kontierung" erfasst wurden, aktiviert werden. Werden die Regel-Sets nicht aktiviert, werden die enthaltenen Regeln für die Kontierung der importierten Bankauszug-Positionen nicht genutzt. |
| Neues Regel-Set aktivieren |
| Regel-Sets speichern |
| Gewählte Regel-Set Aktivierung-Position löschen |
| Aktiv | [x] Regel-Set ist aktiviert [ ] Regel-Set ist nicht aktiviert |
| Priorität | Reihenfolge, nach welcher die Regel-Sets mit enthaltenen Regeln auf die Bankauszug-Positionen angewendet werden sollen. |
| Regel-Set | Definieren des Regel-Sets welches aktiviert werden soll. |
Filter Bedingung | Mit der Filter-Bedingung wird bestimmt, für welche Datensätze (Bankauszug: CAMT-Positionen / Rechnungseingangsbuch: Eingangsrechnungen) das Regel-Set abgearbeitet wird. Für die so gefilterten Datensätze für jede einzelne Bedingungen des Regelsets examiniert und bei Zutreffen die der Bedingung zugewiesene Kontierungsvorlage ausgeführt. Hinweis 2: Filter Bedingungen wie auch Bedingungen für das Regel-Set werden im Panel Bedingungen definiert. |
| RegExp | Wird als Default in jedem Regel-Set für die Nutzung von Pattern aktiviert. Beispiel:
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| Belegdaten NICHT ändern, wenn mehrere Bedingungen im Regel-Set zutreffen | [x] Treffen mehrere Regel-Sets auf eine Bankauszug-Position zu, wird die Bankauszug-Position nicht durch Regeln kontiert. [ ] Treffen mehrere Regel-Sets auf eine Bankauszug-Position zu, wird die Bankauszug-Position durch Regeln gemäss Priorisierung in der Spalte "Priorität" kontiert. |
| Weitere Regeln ignorieren, wenn die Belegdaten im Regel-Set geändert wurden | [x] Treffen mehrere Regel-Sets auf eine Bankauszug-Position zu, wird die Bankauszug-Position mit der Regel aus dem Regel-Set mit der höchsten Priorität kontiert. [ ] Treffen mehrere Regel-Sets auf eine Bankauszug-Position zu, wird die Bankauszug-Position durch Regeln gemäss Priorisierung in der Spalte "Priorität" kontiert. |
| Prüfen ausführen | [x] Bankauszug-Positionen, die mit einer Kontierung-Vorlage aus dem gewählten Regel-Set kontiert wurden, werden automatisch auf Plausibilität geprüft. [ ] Bankauszug-Positionen, die mit einer Kontierung-Vorlage aus dem gewählten Regel-Set kontiert wurden, müssen manuell geprüft werden. |
| Verbuchen ausführen | [x] Bankauszug-Positionen, die mit einer Kontierung-Vorlage aus dem gewählten Regel-Set kontiert und automatisch auf Plausibilität geprüft wurden, werden automatisch verbucht. [ ] Bankauszug-Positionen, die mit einer Kontierung-Vorlage aus dem gewählten Regel-Set kontiert und automatisch auf Plausibilität geprüft wurden, müssen manuell verbucht werden. Hinweis: Für die automatische Verbuchung muss in der Spalte "Prüfen ausführen" der Haken gesetzt werden. |
Erklärvideos / Flyer - Regelbasierte Kontierung in der Bankauszugverarbeitung
Buchungen Bewertungskreise
Bitte beachten:
In den Bewertungskreisen stehen auch die Sammelkonti zur Verfügung, aber die Nebenbücher werden dabei nicht angesprochen. Wenn diese also bebucht werden, ergeben sich Differenzen Bilanz des Bewertungskreises zu den Nebenbüchern. Also etwa dem Anlagespiegel.
Kursdifferenzen
Kursdifferenzen – Einleitung
Die Anwendung unterstützt das Führen von Fremdwährungskonten. Ein Fremdwährungskonto ist ein Konto, welches im Kontenplan mit einer Währung ungleich der Basiswährung angelegt wird.
In der Kurstabelle (siehe Stammdaten Allgemein → Kurse) kann maximal pro Tag und pro Kursart ein Kurs hinterlegt werden. Bei Buchen wird der Kurs per Buchungsdatum (Valuta Periodenzuordnung) vorgeschlagen. Falls für die entsprechende Buchungsart kein Kurs erfasst wurde, dient der Buchkurs Hauptbuch als Fallback. Also mindestens dieser muss erfasst werden. Folgende Kursarten sind möglich:
Nummer | Kursart |
0 | Buch-Kurs für Hauptbuch |
1 | Buch-Kurs für Debitorenbuchungen |
3 | Buch-Kurs für Lohnbuchungen |
4 | Buch-Kurs für Klientenbuchungen |
10 | Bewertungskurs |
14 | Buch-Kurs für Abschlussbuchungen |
15 | Buch-Kurs für Zinsbuchungen |
Das Programm schlägt die umgerechneten Basisbeträge aufgrund dieser Kursangaben beim Buchen vor. Kurse und Beträge können aber vom Benutzer jederzeit überschreiben werden.
Der Saldo in Basiswährung des entsprechenden Fremdwährungskontos setzt sich also aus einer Vielzahl von Buchungen zu verschiedensten Kursen zusammen.
Die Funktion Kursdifferenzen buchen ermittelt per Stichtag den Kontosaldo in Fremdwährung und bewertet ihn zum gültigen Bewertungskurs der Währung. Der so ermittelte bewertete Betrag in Basiswährung wird dem per Stichtag ermittelten gebuchten Basiswährungssaldo gegenübergestellt, um die Kursdifferenz zu erhalten. Es handelt sich dabei also um eine Bewertungsdifferenzen bzw. nicht realisierte Kursdifferenz!
Hinweis: Realisierte Kursdifferenzen werden in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung beim Verbuchen von Fremdwährungszahlungen über Zahlkonten in Basiswährung automatisch gebucht.
Für die Verbuchung der resultierenden Kursgewinne oder Kursverluste werden die dem Fremdwährungskonto zugeordneten Kursgewinn-/Verlust-Konti im Kontoplan herangezogen.
Hinweis: Soll ein Konto von der Bewertung ausgeschlossen werden, so muss lediglich keine Zuordnung von diesen Kursgewinn-/Verlust-Konti im Kontoplan erfolgen.
Kursdifferenzen – Toolbar
[Neu] | Nicht aktiv |
[Speichern] | Nicht aktiv |
[Verwerfen] | Nicht aktiv |
[Löschen] | Nicht aktiv |
[Drucken] | Nicht aktiv |
[Schließen] | Bearbeitungsmaske ohne [Verbuchen] verlassen und schließen. |
Kursdifferenzen – Feldbeschreibung
Feld | Beschreibung |
Buchungsdatum | Buchungsdatum (Valuta Periodenzuordnung) per welchem die Kursdifferenzen berechnet und ins Hauptjournal und die Betriebsbuchhaltung verbucht werden sollen. |
Belegnummer | Belegnummer für die Kursdifferenzbuchungen. |
Inkl. prov. Buchungen | Buchungen mit Satus Provisorisch werden für die Saldoermittlung einbezogen. |
Nur Bilanzkonti bewerten | Nur Konti vom Typ Aktiven oder Passiven werden bewertet. |
Rundungen gemäss Währungsstamm | AUS= Keine Rundung der berechneten Kursdifferenz Hinweis: Die berechnete/vorgeschlagene Kursdifferenz in der Gridspalte Kursdifferenz kann vom Anwender bei Bedarf vor dem Verbuchen geändert werden. Ein Doppelklick auf in die entsprechende Zelle genügt und der Betrag ist editierbar. |
Text | |
Kostenstelle | Kostenstelle, auf welche die Kursdifferenz in die Betriebsbuchhaltung verbucht werden soll. Hinweis: Beim [Verbuchen] wird geprüft, ob die angegebene Kostenstelle mit der Kostenart des Gegenkontos verbunden ist. Falls nicht, wird dies nach dem versuchten [Verbuchen] in der Spalte Gegenkonto mit einem Ausrufzeichen angezeigt:
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Grid | Die Spalte Saldo Konto weist den Saldo per gewähltem Buchungsdatum in der in der Spalte Währung ersichtlichen Fremdwährung aus. Die Spalte Kurs weist den per gewähltem Buchungsdatum ermittelten Kurs der Kurstabelle aus (siehe Stammdaten Allgemein → Kurse) und wurde für die Errechnung des bewerteten Saldo Basiswährung in der Spalte Bewertet verwendet. In der Spalte Kursdifferenz wird die Bewertungsdifferenz vorgeschlagen, welche ermittelt wurde aus der Differenz aus Spalte Bewertet und dem effektiv verbuchten Saldo Basiswährung per dem gewählten Buchungsdatum. Der vorgeschlagene Betrag kann bei Bedarf vom Anwender geändert werden, bevor er mittels Schaltfläche [Verbuchen] als Kursdifferenzbuchung gebucht wird. In der Spalte Gegenkonto wird das Gegenkonto ausgewiesen, welches für die Verbuchung der Kursdifferenzbuchung verwendet wird. Dieses Konto wurde im Kontenplan als Kursgewinn- oder Kursverlustkonto hinterlegt. Bei einem resultierenden Kursgewinn wird also das hinterlegte Kursgewinnkonto und bei einem Kursverlust das Kursverlustkonto verwendet! Hinweis: Beim [Verbuchen] wird geprüft, ob die angegebene Kostenstelle mit der Kostenart des Gegenkontos verbunden ist. Falls nicht, wird dies nach dem versuchten [Verbuchen] in der Spalte Gegenkonto mit einem Ausrufzeichen angezeigt:
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Schaltflächen | |
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Ein Report mit verbuchten Kursdifferenzen im gewünschten Zeitraum und den gewünschten Selektionskriterien kann ausgegeben werden. Hinweis: Um den Nachweis der Basiswährung Saldodifferenzen zwischen dem Debitoren- und Kreditoren-Sammelkonti zu erbringen, kann ein Report ohne übrige Konti ausgewertet werden. |
| Verbucht die Kursdifferenz gemäss Angaben im Grid. Hinweis: Die Kursdifferenzbuchungen werden mit Buchungsart 10=Bewertungsbuchung und dem Buchungsstatus provisorisch gebucht. Daher können die bewerteten Kursdifferenzbuchungen problemlos über die Buchungserfassung wieder gelöscht werden und der Kursdifferenzlauf kann erneut durchgeführt werden. Sollen die Kursdifferenzbuchungen festgesetzt werden bzw. auf den Status Definitiv gesetzt werden, kann dies anschliessend mittels Programm Abschluss → Buchungen abschliessen mit entsprechenden Selektionskriterien erfolgen. |
| Berechnet die Kursdifferenzen mit den angegebenen Kriterien und schlägt dies zum Verbuchen im Grid vor. |
| Bearbeitungsmaske ohne [Verbuchen] verlassen und schließen. |
Buchen/Periodische Buchungen
Buchen/Periodische Buchungen – Einleitung
Periodisch widerkehrende Buchungen können als Stammdaten über die Programmfunktion Stammdaten Finanzbuchhaltung → Stammdaten/Periodische Buchungen mit einer Gruppenbezeichnung erfasst werden. z.B. jeden Monat aufgerufen und verbucht werden.
Buchen/Periodische Buchungen – Toolbar
[Neu] | Nicht aktiv |
[Speichern] | Nicht aktiv |
[Verwerfen] | Nicht aktiv |
[Löschen] | Nicht aktiv |
[Drucken] | Nicht aktiv |
[Schließen] | Bearbeitungsmaske ohne [Ausführen] verlassen und schließen |
[Ausführen] | Selektierte Periodische Buchungen werden mit den angegebenen Daten verbucht |
Buchen/Periodische Buchungen – Feldbeschreibung
Feld | Beschreibung |
Gruppenbezeichnung | Wahl der Gruppe mit periodischen Buchungen. Hinweis: Periodische Buchungen werden in den Stammdaten/Periodische Buchungen erfasst/bearbeitet. |
Buchungsdatum | Buchungsdatum (Valuta Periodenzuordnung) mit welchem die gewählten periodischen Buchungen ins Hauptjournal inkl. Kostenverteilung in die Betriebsbuchhaltung verbucht werden sollen. |
Belegnummer | Belegnummer für die Buchungen |
Buchungserfassung Sachbuchungen
Buchungserfassung Sachbuchungen – Einleitung
Die Erfassung und Bearbeitung jeglicher Arten von Sachbuchungen erfolgt über die Buchungserfassung Sachbuchungen. Je nach Art der Buchung (z.B.: Stapelbuchung, Buchung mit/ohne Steuer, Kostenwirksame Buchung, Fremdwährungsbuchung etc.) werden Felder der Buchungsmaske zur Bearbeitung aktiv/inaktiv oder es erscheinen zusätzliche Felder zur Erfassung. Ebenso werden Felder automatisch inaktiv, wenn Buchungen mit Status Definitiv oder Buchungen aus anderen Geschäftsjahren zur Bearbeitung gewählt werden.
Buchungen suchen/anzeigen/bearbeiten
Beim Start der Buchungserfassung wird das Buchungsgrid mit den letzten Buchungen abgefüllt. Als Basis für die Buchungsauswahl werden die Einstellungen aus den Stammdaten verwendet (vgl. Stammdaten/Einstellungen: Felder Tage zurück und Anzahl anzuzeigende Buchungen).
Danach steht das Programm bereit, neue Buchungen zu erfassen oder eine bestehende Buchung aus dem Buchungsgrid mittels Doppelklick zu bearbeiten. Sollen andere oder weitere Buchungen im Buchungsgrid angezeigt werden, können die gewünschten Selektionskriterien über die Toolbarfunktion [Suchen] bestimmet und das Buchungsgrid damit abgefüllt werden. Das Suchfenster kann auch direkt mit der Funktionstaste F12 aufgerufen werden. Im Buchungsgrid sind daraufhin die Buchungen gemäss Suchkriterien des Suchfensters zur Bearbeitung verfügbar. Einzelne Buchungen können mittels Doppelklick aus dem Grid in die Bearbeitungsmaske geladen werden. Falls noch auf Status provisorisch, können sie beliebig geändert oder gelöscht werden. Löschen erfolgt über das Kontextmenu im Grid. Ist der Status der Buchung Definitiv, gilt die Buchung revisionsmässig festgesetzt und deshalb ist nur ein Storno möglich.
Buchungshilfen
Auf einigen Feldern und Schaltflächen sind zusätzliche Kontextmenu-Funktionen mit Feld-Kontext bezogenen Einstellungen oder Sonderfunktionen über die Rechte Maustaste erreichbar, welche wichtige Buchungshilfen für eine effiziente Buchung bereitstellen. Die verfügbaren Kontextmenu-Funktionen der einzelnen Felder sind weiter unten bei der Detailbeschreibung der Feldinhalte dokumentiert.
Wiederkehrende Buchungen können zudem über Stammdaten/Standardbuchungen vorerfasst abgespeichert und über die Schaltfläche Standardbuchungen abgerufen werden.
Eine als Abschlussbuchung markierte Buchung wird intern als spezieller Buchungstyp (Buchungsart 14) gekennzeichnet. Wichtige Auswertungen der Finanzbuchhaltung sind inklusive oder exklusive Abschlussbuchungen möglich. Mit dieser komfortablen Funktion entfällt der Bedarf einer sogenannten 13. Buchungsperiode.
Einzelbuchungen
Nach dem Start der Buchungserfassung ist das Programm in sogenannten Einzelbuchungsmodus (Stapel = Aus). Sollen Stapel- oder Sammelbuchungen erfasst werden, muss der Stapel=Ein eingestellt werden.
Stapel- und Sammelbuchungen
Über einen Stapel kann beliebiger Buchungsstoff logisch zusammengehalten werden. Wird ein Stapel eröffnet (Name muss eindeutig sein), werden alle weiteren Buchungen mit diesem Stapelkennzeichen versehen, bis der Stapel geschlossen wird (Schaltfläche [Neu] oder Stapel Aus). Buchungen können auch nachträglich jederzeit einem Stapel zugeordnet oder daraus entfernt werden. Ein Buchungsstapel kann sich über sämtliche Belegtypen der Buchungserfassung (Sachbuchungen, Debitoren-Rechnungen, Debitoren-Zahlungen, Kreditoren-Rechnungen, Kreditoren-Zahlungen) erstrecken. Die Option Sammelbuchung ist jedoch nur für Sachbuchungen zweckmässig, um die Buchungserfassung durch Angabe eines gemeinsamen Gegenkontos zu optimieren und den Beleg im Kontoauszug mit dem Totalbetrag des Stapels aufscheinen zu lassen.
Belegnummervergabe steuern
Nachdem Buchungsdatum (Valuta) und Belegdatum erfasst wurden steht der Cursor auf der Belegnummer. Die Belegnummer wird allerdings übersprungen und ist inaktiv, wenn in den Einstellungen/Finanzbuchhaltung „Belegnummer automatisch vergeben“ eingestellt ist. Über die rechte Maustaste auf dem Feld Belegnummer gelangt der Benutzer auf ein Kontext-Menu, welches ihm erlaubt festzulegen, ob die aktuelle Belegnummer bestehen bleiben oder inkrementiert werden soll. Weiter kann er hier festlegen, ob doppelte Belegnummern geprüft werden sollen. Die Belegnummer-Einstellungen ist je für den Modus Stapel ein und Stapel aus pro angemeldeter Benutzer konfigurierbar. Somit kann beispielsweise bequem erreicht werden, dass bei Stapel-/Sammelbuchungen innerhalb des Stapels die Belegnummer immer gleich ist und bei Einzelbuchungen (Stapel=Aus) die Belegnummer automatisch inkrementiert wird.
Buchungen mit Mehrwertsteuer
Nach der Wahl des Soll- resp. Haben-Kontos wird bei steuerwirksamen Konten (Steuercode im Kontostamm zugewiesen), der entsprechende Steuercode angezeigt und nach Eingabe des Buchungsbetrages auch der Steuerbetrag berechnet und vorgeschlagen. Brutto/Netto unterhalb des Buchungsbetrages zeigt an, ob der Buchungsbetrag für den gewählten Steuercode inkl. Steuer (Brutto) oder exklusiv Steuer (Netto) eingegeben werden muss.
Der Steuerbetrag kann vom Benutzer direkt überschrieben werden. Soll der Steuercode geändert werden, kann über die Schaltfläche […] oder die rechte Maustaste auf dem Steuerbetragsfeld der Steuercode ändern gewählt werden. Im Steuer ändern Dialog kann der Steuerbetrag entweder in Basiswährung (=Währung des Mandanten) oder aber in der Steuerbuchungswährung bestimmt werden. Die Steuerbuchungswährung wird über die Währung des Gegenkontos bestimmt, welches dem Steuercode (siehe Stammdaten/Steuersätze) zugeordnet wurde. Dies ist zum Beispiel dann relevant, wenn es sich im einen Schweizer Mandanten mit Basiswährung CHF handelt und gewisse Umsätze bzw. die Steuer in einem EU-Land in EUR abgerechnet werden muss.
Integrierte Buchung in die Betriebsbuchhaltung/Kostenrechnung
Ist das gewählte Konto ein Konto der Erfolgsrechnung wird automatisch die Kostenverteilung in die Betriebsbuchhaltung angezeigt. Das Konto Kostenart und KST/KTR wird aufgrund der Einstellungen des Sachkontos im Kontoplan und den Mandanten/Einstellungen/Betriebsbuchhaltung vorgeschlagen und ist änderbar oder fixiert. Soll die Buchung kostenmässig auf mehrere Kostenstellen, Kostenträger und Projekte aufgesplittet werden, kann über die entsprechende Schaltfläche zusätzlich in die Kostensplittung verzweigt werden.
Integrierte Buchung in die Anlagenbuchhaltung
Ist ein bebuchtes Konto als sogenanntes Anlagekonto (=Sammelkonto) deklariert (siehe Stammdaten/Kontoplan der Finanzbuchhaltung), erscheint folgender Dialog mit der Aufforderung die Aktivierung einer Anlage zuzuweisen, wobei natürlich nur Anlagen zur Auswahl stehen, welche auf dieses Anlagesammelkonto zeigen (siehe Stammdaten/Anlagen der Anlagenbuchhaltung). Buchungen mit Anlagekonto auf der Sollseite werden in der Anlagenbuchhaltung als Zugang ausgewiesen und solche mit Anlagekonto auf der Habenseite als Teilabgang ohne Wertberichtigungen bzw. Ausbuchung von kumulierten Abschreibungen. Ein Vollabgang mit Wertberichtigung, Liquidationserlös, Gewinn/Verlustbuchung, etc. wird in der Anlagenbuchhaltung aus dem entsprechenden Anlagenstamm gebucht (siehe Stammdaten/Anlagen/[Abgang]). Planmässige Abschreibungen, Sonderabschreibungen und kalkulatorische Zinsen werden ebenfalls mit den spezifischen Funktionen direkt aus der Anlagenbuchhaltung gebucht.
Buchungserfassung Sachbuchungen - Toolbar
[Suchen] | Blendet ein Fenster mit den Suchkriterien ein, um Buchungen in das Buchungsgrid zu laden. Hinweis: Dieselbe Funktion kann auch direkt mit der Funktionstaste F12 oder über das Rechte-Maustaste-Kontextmenu des Buchungsgrid aufgerufen werden.
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[Schließen] | Bearbeitungsmaske ohne [Ausführen] verlassen und schließen |
Buchungserfassung Sachbuchungen – allgemeine Kontextmenu-Funktionen
[rechte Maustaste] ausserhalb eines Eingabefeldes | Es stehen divers Funktionen zur Verfügung:
| ||||||||||
[Schließen] | Bearbeitungsmaske ohne [Ausführen] verlassen und schließen |
Buchungserfassung Sachbuchungen – Feldbeschreibung
Feld | Beschreibung | ||||||||||||||||
Stapel | Über einen Stapel kann beliebiger Buchungsstoff logisch zusammengehalten werden. Wird ein Stapel eröffnet (Stapel-ID muss eindeutig sein), werden alle weiteren Buchungen mit diesem Stapelkennzeichen versehen, bis der Stapel geschlossen wird (Schaltfläche [Neu] oder Stapel Aus). Buchungen können auch nachträglich jederzeit einem Stapel zugeordnet oder daraus entfernt werden. Ein Buchungsstapel kann sich über sämtliche Belegtypen der Buchungserfassung (Sachbuchungen, Debitoren-Rechnungen, Debitoren-Zahlungen, Kreditoren-Rechnungen, Kreditoren-Zahlungen) erstrecken. Die Option Sammelbuchung ist jedoch nur für Sachbuchungen zweckmässig, um die Buchungserfassung durch Angabe eines gemeinsamen Gegenkontos zu optimieren und den Beleg im Kontoauszug mit dem Totalbetrag des Stapels aufscheinen zu lassen. | ||||||||||||||||
Ein-/Aus | Radio-Button zum Ein-/Ausschalten der Funktion Stapelbuchung | ||||||||||||||||
SammelBhg | Eine Stapelbuchung kann als Sammelbuchung erfasst werden. Der Sammelbuchungsmodus erleichtert einerseits die Buchungserfassung und andererseits werden die Buchungen des Stapels im Report Kontoauszug mit eingeschalteter Option ‚Stapel verdichten‘ auf das gemeinsame Gegenkonto totalisiert ausgewertet. Im Sammelbuchungsmodus wird die Angabe eines gemeinsamen Gegenkontos verlangt, welches automatisch als Soll- oder Habenkonto in der Buchungserfassung wie folgt verwendet wird: - Bei der Eingabe eines Sollkontos ungleich Gemeinsames Gegenkonto wird beim Verlassen des Sollkonto-Feldes das Habenkonto-Feld automatisch übersprungen und mit dem gemeinsamen Gegenkonto bestückt. - Bei der Eingabe eines Habenkontos ungleich Gemeinsames Gegenkonto wird beim Verlassen des Habenkonto-Feldes das Sollkonto-Feld automatisch mit dem gemeinsamen Gegenkonto bestückt. | ||||||||||||||||
Stapel-ID | Eingabe einer eindeutigen Stapel-ID. Hinweis: Direkt neben dem Feld Stapel-ID kann auf der Schaltfläche [Neu] mit rechter Maustaste die Kontextmenufunktion „Belegnummer vorschlagen“ aktiviert werden. Damit wird bei jedem neuen Stapel automatisch die Belegnummer in das Feld Stapel-ID vorgeschlagen. Die Stapel-ID dient auch als Selektionskriterium in den Programmen: - Buchungserfassung-Suchfenster - Report Buchungsjournal - Report Saldobilanz - Report Saldoliste Die Stapel-ID wird im Report Kontoauszug mit gewählter Option „Stapel verdichten“ in einer separaten Spalte als Drill-Down-Link ausgegeben. Mittels Drill-Downlink kann der Anwender die Detailbuchungen des Stapels abrufen. | ||||||||||||||||
[Neu] | Neuer Stapel erfassen. Gleichzeitig beendet diese Funktion einen bereits geöffneten Stapel. Hinweise: Buchungen zu einem bestehenden Stapel zufügen. Eine weitere Möglichkeit besteht, indem der Anwender eine Buchung mit dem entsprechenden Stapel aus dem Buchungsgrid doppelklickt und diese sofort (unverändert speichert). Das Programm befindet sich nun im Stapel-Modus mit der entsprechenden Stapel-ID und es können neue Buchungen dem Stapel zu erfasst werden. Buchungen aus einem bestehenden Stapel entfernen.
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Total/Anzahl | Im Feld Total wird der laufende Saldo aller Buchungen des Stapels angezeigt. Im Feld Anzahl werden die im Stapel enthaltenen Anzahl Buchungen angezeigt. | ||||||||||||||||
| Mit der Pfeil-Schaltfläche kann der Bereich Stapel um ein Grid erweitert werden, welcher alle im Stapel enthaltenen Buchungen anzeigt. Über dessen Kontextmenu lassen sich Buchungen aus dem Stapel wieder entfernen. Entfernte Buchungen bleiben als Buchung ohne Stapelzugehörigkeit bestehen.
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Sachbuchungen | Im Bereich Sachbuchungen werden die Kontierungen und Verbuchungsdetails der Sachbuchung erfasst/bearbeitet. Kontextmenu-Funktionen „Letze Eingabe vorschlagen“ Bei eingeschalteter Kontextmenu-Funktion „letzte Eingabe vorschlagen“ (Erreichbar über Rechte-Maustaste ausserhalb eines Feldes des Bereiches Sachbuchung) bleiben beim Speichern einer Sachbuchung die Feldwerte der Buchung für die nächste Buchung stehen. Diese Einstellung gilt für den angemeldeten Benutzer.
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Bu | Buchungsdatum (Valutadatum Periodenzuordnung). Das Buchungsdatum ist in folgenden Fällen gültig: a) Gültiges Kalenderdatum b) Datum innerhalb des aktiven Geschäftsjahres und Geschäftsjahr-Status O=Offen c) Datum innerhalb des erlaubten Buchungszeitraumes des Geschäftsjahre (siehe Funktion Geschäftsjahr ändern oder Einstellungen/Finanzbuchhaltung) d) Datum innerhalb einer gültigen und offenen Periodendefinition (siehe Stammdaten/Periodendefinitionen). Hinweis: Für die effiziente Eingabe des Datums unbedingt die Beschreibung im Kapitel Generelles zur Bedienung der Programm-Komponenten → Datumsfelder beachten. | ||||||||||||||||
Be | Belegdatum Das Belegdatum wird gemäss Eingabe im Feld Buchungsdatum vorgeschlagen. Das Belegdatum ist in folgenden Fällen gültig: a) Gültiges Kalenderdatum b) Datum innerhalb des aktiven Geschäftsjahres (Nur sofern diese Prüfung in den Einstellungen/Finanzbuchhaltung aktiviert wurde. Andernfalls erfolgt keine derartige Prüfung!). Hinweis: Für die effiziente Eingabe des Datums unbedingt die Beschreibung im Kapitel Generelles zur Bedienung der Programm-Komponenten → Datumsfelder beachten. | ||||||||||||||||
Beleg | Belegnummer Die Belegnummer wird übersprungen, wenn in den Einstellungen/Finanzbuchhaltung „Belegnummer automatisch vergeben“ eingestellt ist. Über die rechte Maustaste auf dem Feld Belegnummer gelangt der Benutzer auf ein Kontext-Menu, welches ihm erlaubt festzulegen, ob die aktuelle Belegnummer bestehen bleiben oder inkrementiert (aufnummeriert) werden soll. Weiter kann er hier festlegen, ob doppelte Belegnummern geprüft werden sollen. Die Belegnummer-Einstellungen sind je für den Modus Stapel ein und Stapel aus pro angemeldeten Benutzer konfigurierbar. Somit kann beispielsweise bequem erreicht werden, dass bei Stapel-/Sammelbuchungen innerhalb des Stapels die Belegnummer immer gleich ist und bei Einzelbuchungen (Stapel=Aus) die Belegnummer automatisch inkrementiert wird. | ||||||||||||||||
Sollkonto | Sollkonto der Buchung Eingabe des Kontos Die Eingabe des Kontos kann direkt mittels eintippen der Kontonummer erfolgen. Existiert die Kontonummer wird das Konto direkt angezeigt. Existiert die Kontonummer nicht, öffnet sich die Kontoliste an dessen Stelle automatisch, sodass ein anderes Konto ausgewählt werden kann. Die Kontoliste kann auch direkt mittels Funktionstaste F4 geöffnet werden. Kontextmenu-Funktionen
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Habenkonto | Habenkonto der Buchung Eingabe des Kontos Siehe Sollkonto. Kontextmenu-Funktionen Siehe Sollkonto. | ||||||||||||||||
Text | Buchungstext (50 Stellen alphanumerisch) Die Eingabe eines Buchungstextes ist aus revisionsgründen zu jeder Buchung erforderlich. Arbeiten mit Textbausteinen Über sogenannte Textbausteine lässt sich die Eingabe des Buchungstextes effizienter gestalten (siehe Kontextmenu-Funktionen). Der Textbaustein-Kürzel kann im Feld Buchungstext eingegeben werden und mittels F3 wird der zutreffende Buchungstext aus den Textbausteinen automatisch vom Programm eingesetzt. Achtung: Gross-/Kleinschreibung wird beim Kürzel unterschieden! Wird der Textbaustein-Kürzel nicht gefunden, erscheint das Fenster mit der Textbausteinverwaltung. Kontextmenu-Funktionen (Rechte Maustaste)
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Wrg | Buchwährung Als Buchwährungen stehen folgende Währung zur Auswahl: | ||||||||||||||||
Kurs | Kurs Das Feld Kurs ist nur bei sogenannten Fremdwährungsbuchungen zur Bearbeitung aktiv ( Buchwährung=Fremdwährung). Der Kurs wird aufgrund des Buchungsdatums der Buchung (Feld Bu) aus der Währungstabelle vorgeschlagen und kann bei Bedarf vom Anwender geändert werden. Im Feld Betrag Basiswährung wird anhand des Kurses und dem Umrechnungsfaktor der Währungstabelle der berechnete Basiswährungsbetrag vorgeschlagen. Hinweis: | ||||||||||||||||
CHF (Betrag Buchwährung) | Buchungsbetrag der Buchwährung | ||||||||||||||||
CHF (Betrag Basiswährung) | Buchungsbetrag der Basiswährung | ||||||||||||||||
Brutto/Netto | Radio-Button Brutto/Netto zeigt an, ob der Buchungsbetrag Brutto (inkl. Mehrwertsteuer) oder Netto (exklusiv Mehrwertsteuer) für die Steuerbetrags-Berechnung interpretiert wird. Hinweis: | ||||||||||||||||
Steuer | Bei steuerpflichtigen Buchungen: Angabe zur Mehrwertsteuer der Buchung auf der Soll- oder Habenseite.
Im Feld Steuercode (im Beispiel V110) wird der Steuercode vorgeschlagen, welcher aufgrund des gewählten Sachkontos im Kontostamm zugeordnet wurde. Der Steuerbetrag wird gemäss Stammdaten/Steuersätze berechnet und kann vom Benutzer direkt überschrieben werden. Soll der Steuercode geändert werden, kann über die Schaltfläche […] oder die rechte Maustaste auf dem Steuerbetragsfeld der Steuercode ändern gewählt werden:
Im Steuer ändern Dialog kann der Steuercode und der Steuerbuchungstext geändert werden. Der Steuerbetrag kann entweder in Basiswährung (=Währung des Mandanten) oder aber in der Steuerbuchungswährung bestimmt werden. Die Steuerbuchungswährung wird über die Währung des Gegenkontos bestimmt, welches dem Steuercode (siehe Stammdaten/Steuersätze) zugeordnet wurde. Dies ist zum Beispiel dann relevant, wenn es sich im einen Schweizer Mandanten mit Basiswährung CHF handelt und gewisse Umsätze bzw. die Steuer in einem EU-Land in EUR abgerechnet werden muss. | ||||||||||||||||
Kostenverteilung | Primärkostenverbuchung in die Betriebsbuchhaltung Bei Buchungen mit kostenwirksamen Sachkonten (Typ Aufwand oder Ertrag) im Soll und/oder im Haben erscheinen zusätzliche Felder für die Kostenverbuchung in die Betriebsbuchhaltung. Mandant mit aktivierter Kostenrechnung. Mandant ohne aktivierte Kostenrechnung. | ||||||||||||||||
Kostenart | Vorschlag Kostenart gemäss gewähltem Sachkonto der Buchung oder gemäss Einstellungen/Betriebsbuchhaltung Eingabe des Kontos Siehe Sollkonto. Kontextmenu-Funktionen Siehe Sollkonto. | ||||||||||||||||
KST/KTR | Vorschlag KST/KTR gemäss gewähltem Sachkonto der Buchung oder gemäss Einstellungen/Betriebsbuchhaltung Hinweis: Werden bei einer bestehenden Buchung als Feldinhalt die Zeichen … statt einer gültigen KST/KTR-Nummer angezeigt, bedeutet dies, dass eine Kostenverteilung auf mehrere KST/KTR erfolgte. Die Kostenverteilung kann über die Schaltfläche Eingabe des Kontos Siehe Sollkonto. Kontextmenu-Funktionen Siehe Sollkonto. | ||||||||||||||||
Betrag CHF | Betrag in Basiswährung Hinweis: Da die Betriebsbuchhaltung eine interne Buchhaltung ist, wird bei kostenwirksamen Fremdwährungsbuchungen immer der Betrag in Mandanten-Basiswährung in die Betriebsbuchhaltung verbucht. | ||||||||||||||||
| Öffnet ein Fenster für die Verteilung des Buchungsbetrages auf mehrere KST/KTR und/oder auf Projekte der Betriebsbuchhaltung. | ||||||||||||||||
Abschlussbuchung | Der Schalter Abschlussbuchung ist nur sichtbar, wenn die Funktion in den Einstellungen/Finanzbuchhaltung aktiviert wurde. Eine Buchung kann als Abschlussbuchung markiert werden, wenn diese für die Auswertung in Bilanz, Erfolgsrechnung und Buchungsjournal speziell für den Abschluss einbezogen/ausgegrenzt werden soll. Hinweis: Mit dieser komfortablen Funktion entfällt der Bedarf einer sogenannten 13. Buchungsperiode. | ||||||||||||||||
Schaltflächen | Die Schaltflächen wurden in der Buchungserfassung absichtlich im Buchungsfenster platziert (anstelle der Toolbar). Somit wird ein effizienter Erfassungsablauf mit automatischem Cursorfocus erreicht, womit der Anwender die Schaltflächen ohne Mausbenutzung direkt über den Cursorverlauf erreichen kann. | ||||||||||||||||
[Storno] | Öffnet einen Stornodialog, um die aktuell geladene Buchung zu stornieren.
Hinweis: Die Stornoschaltfläche ist nur bei Buchungen mit Buchungsstatus Definitiv aktiv. Buchungen mit Buchungsstatus provisorisch können über die Grid-Kontextmenufunktion Löschen gelöscht werden und müssen somit nicht storniert werden. | ||||||||||||||||
[Standard] | Öffnet einen Dialog zur Auswahl einer Standardbuchung, welche als Buchungsvorlage in die Buchungserfassung übernommen werden sollen. | ||||||||||||||||
[Neu] | Eine neue Buchung soll erfasst werden. Diese Funktion wird insbesondere dann verwendet, wenn bereits eine bestehende Buchung aus dem Grid in die Buchungserfassung geladen wurde und nun die Felder der Buchungserfassung für die Erfassung einer neuen Buchung initialisiert werden sollen. | ||||||||||||||||
[Speichern] | Speichert die aktuelle Buchung und aktualisiert den Buchungsgrid mit der gespeicherten Buchung. |
Buchungserfassung Sachbuchungen – Grid Buchungen
Beim Start der Buchungserfassung wird das Buchungsgrid automatisch mit den letzten Buchungen abgefüllt. Das Programm bezieht sich dabei auf die Einstellungen/Finanzbuchhaltung: Tage zurück und Anzahl anzuzeigende Buchungen.
Danach steht das Programm bereit, neue Buchungen zu erfassen oder eine bestehende Buchung aus dem Buchungsgrid mittels Doppelklick zu bearbeiten.
Sollen andere oder weitere Buchungen im Buchungsgrid angezeigt werden, können die gewünschten Selektionskriterien über die Toolbarfunktion [Suchen] bestimmt und das Buchungsgrid damit abgefüllt werden. Das Suchfenster kann auch direkt mit der Funktionstaste F12 aufgerufen werden. Im Buchungsgrid sind daraufhin die Buchungen gemäss Suchkriterien des Suchfensters zur Bearbeitung verfügbar. Einzelne Buchungen können mittels Doppelklick aus dem Grid in die Bearbeitungsmaske geladen werden.
Wichtige Hinweise Die eingestellte Anzahl anzuzeigenden Buchungen wirkt sich auf die Startup-Performance der Buchungserfassung aus (Einstellungen: Felder Tage zurück und Anzahl anzuzeigende Buchungen.) Setzen Sie die Parameter auf vernünftige Werte: Je kleiner die Werte, desto besser die Performance. Da es sich bei den Sachbuchungen um das Hauptjournal handelt, werden ohne diesbezügliche Selektionseinschränkungen werden im Grid alle Buchungen der Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchungen aufgelistet. Beim Laden einer Buchung vom Typ Debitor oder Kreditor wird automatische in die Buchungserfassung der entsprechenden Transaktionsart gewechselt. Die Spalten im Grid lassen sich benutzerspezifisch anordnen, sortieren und auch entfernen. So kann die Maske optimal auf den Arbeitsablauf und die Ausstattung des Arbeitsplatzes abstimmen. Weitere wichtige und allgemeine Grid-Bearbeitungsfunktionen entnehmen Sie bitte aus dem Kapitel Generelles zur Bedienung der Programm-Komponenten → Tabellen Einige nützliche Buchungsfunktionen sind zudem nur über das Grid-Kontextmenu erreichbar. Siehe folgendes Kapitel Buchungserfassung Sachbuchungen – Grid Buchungen - Kontextmenufunktionen |
Buchungserfassung Sachbuchungen – Grid Buchungen - Kontextmenufunktionen
Neben den üblichen Grid-Standardfunktionen (Zoom, Feldauswahl, Tabelleneinstellungen) stehen spezifische Zusatzfunktion für das Buchen zur Verfügung:
Funktion | Beschreibung |
Suchen | Öffnet den Suchdialog mit den Selektionskriterien zum Laden spezifischer Buchungen in den Buchungsgrid |
Explore | Detailanzeige zur markierten Buchung im Grid |
| Duplizieren | Kopieren der markierten Buchung im Grid: Die Buchung wird "kopiert" und in die Buchungserfassung als zusätzliche, neu zu erfassende Buchung gestellt. Der Betrag wird dabei aus Sicherheitsgründen nicht mitkopiert, sondern mit 0.00 vorgeschlagen. |
Löschen | Löschen der markierten Buchung im Grid |
Als Standardbuchung speichern | Buchung in den Stammdaten als Standardbuchung speichern (siehe Kapitel Finanzbuchhaltung → Stammdaten Finanzbuchhaltung → Standardbuchungen) |
| Als Periodische Buchung speichern | Eine oder mehrere markierte Buchung(en) im Grid zu einer bestehenden Gruppe zufügen oder als neue Gruppe von Periodischen Buchungen erfassen. Beispiel-Vorgang für das Zufügen zu einer bestehenden Gruppe: Sachbuchung "Mietertrag Fahrzeug" als eine periodische Buchung speichern:
Ansicht in der Maske "Periodische Buchungen" nachdem die Sachbuchung "Mietertrag Fahrzeug" über das Fenster "Gruppe" als eine periodische Buchung gespeichert wurde:
Hinweis: Beim Vorgang Erfassen als neue Gruppe, einfach im Feld Gruppenbezeichnung einen neuen Gruppennamen eingeben und [OK] drücken. ACHTUNG: Die Gruppenbezeichnung kann maximal 15 Zeichen alphanumerisch enthalten. Wird eine Gruppenbezeichnung mit mehr als 15 Zeichen angegeben, wird die Gruppe nicht gespeichert. |
Mahnadresse | Bei Sachbuchungen nicht aktiv. Nur bei Transaktionsart Debitoren-Rechnung/Zahlung aktiv. |
Buchungsstatus ändern | Öffnet einen Dialog zum Ändern des Buchungsstatus. Der Buchungsstatus einer Buchung lässt sich über diese Funktion bei Bedarf ändern. Allerdings müssen revisionsmässige Bedingungen erfüllt sein, welche vom Programm automatisch geprüft und angezeigt werden. Das Ändern des Status von P(rovisorisch) auf D(efinitiv) ist praktisch immer möglich. Hingegen ist das Ändern einer revisionsmässig festgesetzten Buchung von D auf P strengen Regeln unterworfen. Lässt das Prüfergebnis die Änderung zu, kann der Status auf P geändert werden. Die Buchung gilt danach revisionsmässig als gelöscht und wird deshalb auch in das sogenannt GOB-Journal unter Angabe einer Löschbemerkung protokolliert. Wichtiger Hinweis: Das Protokollieren von Buchungen ins GOB-Journal muss in den Einstellungen/Finanzbuchhaltung aktiviert sein, damit der Buchungsstatus änderbar ist. Status ändern P => D:
Status ändern D => P:
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ArchivConnector Dokument Controller (F2) | Wenn ein Dokument im angebundenen elektronischen Archiv steht, kann das Dokument aus dem eArchiv direkt über die Funktion [ArchivConnector Dokument Controller (F2)] aus der Applikation NEXUS/FINANZ aufgerufen werden. Das archivierte Dokument inklusive deren Metadaten (z.B. die zugehörige eArchiv-ID) werden beim Aufrufen der Funktion [ArchivConnector Dokument Controller (F2)] im Fenster "ArchivConnector Dokument-Controller" angezeigt. Beispiel:
Hinweis: Dies ist eine lizenzpflichtige Funktion. Mehr Informationen zur Funktion eArchivConnector sind im Kapitel Finanz Allgemein/ArchivConnector Dokument Controller zu finden. |
Originalbeleg zuordnen | Zuordnen/Speichern eines gescannten Originalbeleges. Hinweis: |
Originalbeleg entfernen | Entfernen eines zugeordneten/gespeicherten Originalbeleges. |
Originalbeleg anzeigen (F3) | Anzeigen eines zugeordneten Originalbelegs. Hinweis: |
Rechnung zuordnen | Bei Sachbuchungen nicht aktiv. Nur bei Transaktionsart Debitoren-Rechnung/Zahlung aktiv. |
In Stapel einfügen | Markierte Buchung im Grid einem Stapel zufügen. |
Stapel löschen | Alle Buchungen des Stapels gesamthaft löschen. |
Sachkonto abstimmen | Öffnen eines Fensters zur Abstimmung eines sogenannten OP-geführten Sachkontos. Diese Kontextmenufunktion ist nur bei Buchungen mit einem Soll- oder Habenkonto mit OP-Führung (siehe Kontostammdaten) aktiv. |
Stammdaten Soll Konto | Öffnen des Soll Kontos im Kontoplan |
Stammdaten Haben Konto | Öffnen des Haben Kontos im Kontoplan |
Ablaufsteuerung | Individuelle Anpassung des Fokus-Ablauf in der Buchungserfassung (Weitere Infos unter Kapitel Anleitungen - Finanzbuchhaltung → NEXUS / FINANZ Buchungserfassung → Ablaufsteuerung) |
Transitorische Rückbuchungen
Transitorische Rückbuchungen – Einleitung
Im Kontenplan können die gewünschten Konten als transitorische Konten gekennzeichnet. Jede Buchung eines Geschäftsjahres auf dieses Konto wird in der Folgeperiode für die automatische Auflösung der Transitorien vorgeschlagen und kann somit komfortable in einem Durchgang aufgelöst werden.
Hinweis: Um die Auflösungsfunktion ausführen zu können, muss die Vorperiode abgeschlossen sein.
Transitorische Buchungen werden intern mit Buchungsart 7 geführt!
Transitorische Rückbuchungen – Toolbar
[Neu] | Nicht aktiv |
[Speichern] | Nicht aktiv |
[Verwerfen] | Nicht aktiv |
[Löschen] | Nicht aktiv |
[Drucken] | Nicht aktiv |
[Schließen] | Bearbeitungsmaske ohne [Ausführen] verlassen und schließen. |
[Anzeigen] | Zeigt die aufzulösenden Transitorischen Buchungen der Vorperiode im Grid an. |
[Prüfen] | Prüft die im Grid angezeigten aufzulösenden Buchungen, ob diese mittels [Verbuchen] erfolgreich gebucht werden können. Hinweis: Die Toolbar-Schaltfläche [Verbuchen] wird erst aktiv, wenn das Prüfen ohne Fehler (siehe entsprechende Grid-Spalte) durchgeführt werden konnte. |
Transitorische Rückbuchungen – Feldbeschreibung
Feld | Beschreibung |
Valutadatum (Buchungsdatum) | Buchungsdatum (Valuta Periodenzuordnung) mit welchem die vorgeschlagenen Transitorischen Auflösungsbuchungen ins Hauptjournal verbucht werden sollen. |
Belegnummer | Belegnummer für die Auflösungsbuchungen. |
Text | Belegtext für die Auflösungsbuchungen. |
Grid | Die Spalten Beleg, Datum und Buchungstext weisen die ursprüngliche Werte der Buchung auf, welche Rückgebucht werden sollen. Für die Rückbuchung wird Valutadatum, Belegnummer und Text aus dem oberen Selektionsbereich verwendet. Die Spalten Soll und Haben weisen die Kontierung für die Rückbuchung aus. Die Spalte Fehler weist das Ergebnis aus dem Vorgang [Prüfen] aus. [Verbuchen] wird erst aktiv, wenn das Prüfen ohne Fehler erfolgte. |
Zinsrechnen
Zinsrechnen – Einleitung
Im Kontenplan können die gewünschten Konten als zu verzinsende Konten gekennzeichnet werden. Über die Toolbar-Schaltfläche [Zins] wird dort eine Zinstabelle dem Konto hinzuerfasst, welche Soll- und/oder Haben-Zinssatz, Zinsperiode und allfällige Verrechnungssteuer umfasst. Aufgrund dieser Stammdatendefinitionen und den Kontosalden werden die Zinsen berechnet.
Hinweis:
Das Programm umfasst im Generellen ein sehr offenes Buchungskonzept. Ausser dem Geschäftsjahresabschluss kennt das Programm keine bearbeitungssperrenden Abschlüsse. Buchungen können solange provisorisch gehalten, geändert oder gelöscht/storniert werden. Auch beim Zinsrechnen wurde Wert darauf gelegt, dass dieses Konzept nicht eingeschränkt werden musste. Nach einer Zinsberechnung und –verbuchung wird dementsprechend die Buchungsperiode nicht automatisch zum Buchen gesperrt. Wenn rückwirkendes Buchen in die bereits berechnete/gebuchte Zinsperiode vermieden werden soll, kann die Buchungsperiode mittels Periodendefinitionen oder mittels Geschäftsjahr ändern vom Anwender geschlossen werden.
Zinsbuchungen werden intern mit Buchungsart 15 geführt!
Zinsrechnen – Toolbar
[Neu] | Nicht aktiv |
[Speichern] | Nicht aktiv |
[Verwerfen] | Nicht aktiv |
[Löschen] | Nicht aktiv |
[Drucken] | Nicht aktiv |
[Schließen] | Bearbeitungsmaske ohne [Ausführen] verlassen und schließen. |
[Berechnen] | Berechnet die Zinsbuchungen der Zinskonten und zeigt diese im Grid an. |
[Journal] | Journal der Zinsbuchungen |
[Drucken] | Druckt einen Zinsabschluss. Hinweis: Der Zinsabschluss hat keinen abschliessenden Charakter und schliesst die Buchungsperiode nicht automatisch. Bitte Hinweis in der Einleitung beachten! |
Zinsrechnen – Feldbeschreibung
Feld | Beschreibung |
Valutadatum | Datum (Zinsabschluss), per welches der Zins aller Zinskonten berechnet werden soll. Beim [Verbuchen] der berechneten Zinsbuchungen wird dieses Datum zudem als Buchungsdatum (Valuta Periodenzuordnung) verwendet. |
Beleg | Belegnummer, mit welcher die Zinsbuchungen verbucht werden sollen. |
Text | Buchungstext für die Zinsbuchungen. |
Grid | Anzeige der mittels [Berechnung] berechneten Zinsbuchungen. |