• Priorität Felder XML / MatMan
    Die Felder aus der XML-Rechnung wirken stärker als der MatMan-Beleg, d.h. der Beleg kann nur komplett oder gar nicht verarbeitet werden. Mit der Verarbeitung werden die MatMan-Felder durch das XML überschrieben.
  • Doppelte Meldung
    Wenn eine Bestellung/Wareneingang bereits abgeschlossen ist (Stufe Wareneingang oder Rechnung), aber ein weiteres XML-File gemeldet wird. So erfolgt eine Fehlermeldung: „Bestellung/Wareneingang bereits verarbeitet: Verarbeitung nicht möglich“. Eine Verarbeitung kann nicht erfolgen (siehe auch Kapitel "Mögliche Hinweis- und Fehlermeldungen")
  • Gleich verhält es sich bei einer einzelnen komplett abgeschlossenen Zeile (Teillieferung!!), wenn der Beleg grundsätzlich noch nicht komplett erledigt ist. Meldung: „Belegzeile bereits erledigt: Verarbeitung nicht möglich“. (siehe auch Kapitel "Mögliche Hinweis- und Fehlermeldungen")
  • Mutationen nach Verarbeitung
    Laut Vorschrift müssen eRechnung ausschliesslich elektronisch verarbeitet werden, ein manuelles Eingreifen ist nicht erlaubt. Dass heisst, die verarbeitete Rechnung muss gesperrt werden, damit der Benutzer diese anschliessend nicht wieder ändert. Also keine Mutationen über «Belegfluss» oder «Datei Buchungen erstellen» (Finanzübergabe) erlauben.
    Nur die eRechnungen sollen mit der Verarbeitung die Bearbeitungsstufe 2 und Ampelfarbe gelb bekommen (diesen Status „definitiv“ gab es schon einmal). Die manuell erfassten Rechnungen bleiben davon unberührt.

    Folgende Felder müssen aber trotzdem Mutierbar sein, die aber den Rechnungsbeleg laut XML-Dati nicht verfälschen:
    • Valutadatum
    • Kontomaske mit dem Vorratskonto
  • Valutadatum
    Das Feld Valutadatum wird nicht mit dem XML-File geliefert. Es soll standardmässig das Tagesdatum vorgeblendet werden. Das Feld muss mutierbar sein. Wenn Geschäftsjahr z.B. 2006 aktiv ist, aber Tagesdatum = z.B. 10.01.2007, dann soll in der Maske Valutadatum 31.12.2006 stehen, damit die Belege nicht aus versehen für das falsche GJ gebucht werden. → Siehe auch noch Problemstellung Jahreswechsel!
  • Abgleich der Daten / Wareneingangsbuchung
    Laut Konzept PayNet wird auf die Bestellnummer referenziert und nicht auf den oder die Wareneingangsbelege (Lieferschein-Nr. laut des Lieferanten oder Hospis).
    Wurde für diese Bestellung bereits ein Wareneingang gebucht, so muss der Vergleich in der neuen Rechnungsverarbeitungsmaske mit diesen Daten erfolgen, ansonsten mit den Bestelldaten.
    Wird ein Wareneingang zur Bestellung bzw. eRechnung gefunden, so darf mit der Verarbeitung der eRechnung KEINE Wareneingangsbuchung der Bestände mehr erfolgen.
    Wird aber kein Wareneingang gefunden, sondern nur eine Bestellung, so muss mit der Verarbeitung der eRechnung auch eine Wareneingangsbuchung erfolgen.
  • Nebenkosten
    Wie kommen die im XML daher müssen auf jeden Fall mit der Verarbeitung auf die einzelnen Zeilen verteilt werden (beeinflusst den Durchschnittspreis). Verteilungsart die bei einer manuellen Rechnungsbearbeitung gewählt werden kann, kann hier nur standardmässig erfolgen. Vorschlag: 
  • Löschen
    Soll die Rechnung nicht akzeptiert werden, da Fehler, muss mit dem Lieferanten Rücksprache gehalten werden. Dieser muss eine neue XML-Rechnung erzeugen. Die alte XML-Rechnung darf nur komplett gelöscht werden (keine einzelnen Zeilen).

  • Wird ein Beleg im Belegkopf markiert und gelöscht, so wird der gesamte Beleg mit allen zugehörigen Belegzeilen entfernt. Belegzeilen (Positionen) können grundsätzlich nicht gelöscht werden.
    Eine gelöschte XML-Information (Beleg) kann nicht wieder zurückgeholt werden.
    Auf Belege mit fehlerhaften Zeilen wird beim „Verarbeiten“ mit folgender Meldung hingewiesen:

    Alle fehlerfreien Rechnungen werden definitiv verarbeitet.
    Nach der Verarbeitung wird die Ansicht automatisch aktualisiert und die Belege die mittels Checkbox deselektiert wurden oder nicht fehlerfrei sind, werden in der Maske wieder angezeigt. Um die Zeilen zu sehen, muss die Schaltfläche „Aktualisieren“ im unteren Bereich betätigt werden.
  • Charge / Verfall
    Mit der XML-Rechnung werden keine Chargen- oder Verfalldateninformationen geliefert. Existiert zu dieser Rechnung noch kein Wareneingang, aber der Artikel ist dafür aktiviert, so muss in der Maske der Verarbeitungsmaske für die eRechnung eine Fehlermeldung erscheinen: „Artikel für Verfall-/Chargenkontrolle aktiviert, bitte Wareneingang erfassen: Verarbeitung nicht möglich.“. Eine Verarbeitung der eRechnung kann nicht erfolgen. (siehe auch Kapitel "Mögliche Hinweis- und Fehlermeldungen")