Nachbewertung (Abschlussarbeiten)

• Nachbewertung

Mit dem Programm Nachbewertung können zum einen die Durchschnittspreise des Artikelstammes neu berechnet und aktualisiert werden. Zum anderen werden die Abgangsbelege nachkalkuliert und bei Differenzen zum Durchschnittspreis eine Ausgleichsbuchung erstellt.

Mit dem Auswertungsmodus der Nachbewertung können Analysen über die Preisentwicklung erstellt werden, insbesondere bei Fehleranalysen.

Buchungsdebitor /Lieferstelle auf für interne Lieferungen, nur setzen, wenn sämtliche Ausgleichsbuchung auf die eigene Lieferstelle/Kostenstelle gebucht werden sollen.

Allgemeine Erklärungen

• Ein Warenabgang wird immer zum aktuellen Durchschnittspreis laut Artikelstamm Register Kalkulation (plus evtl. Zu-/Abschläge = Verkaufspreis) berechnet.
• Der Warenvorrat wird zum aktuellen Durchschnittspreis gebucht.
• Bei Warenabgang bedient man sich oft auch von unbewerteten Lagerbeständen, also von Wareneingängen ohne Rechnungseingang. Somit kann es sein, dass bei Warenabgang der derzeitige Durchschnittspreis zu hoch oder zu niedrig belastet wurde.
• Die Nachbewertung berechnet auf den Zeitpunkt genau den Durchschnittspreis und kann für die gebuchten Warenabgänge Ausgleichsbuchungen erstellen. Entsprechend wird damit das Warenvorratskonto ausgeglichen.
• Eine Nachbewertung wird immer am Ende einer Periode (Monat, Quartal, Jahr) ausgeführt und stellt die letzte Tätigkeit dar, also nachdem alle Bewegungen (Abgang/Zugang) erfasst wurden

Achtung laufen mehrere Nachbewertungen gleichzeitig muss mit Performance-Einbussen gerechnet werden.

Hinweis für den Jahresabschluss:

Die Nachbewertung wird als letztes ausgeführt, also nachdem sämtliche Rechnungen und Warenabgangsbelege erfasst wurden. Nach der Nachbewertung dürfen keine Änderungen mehr vorgenommen werden, da sich sonst die Werte einzelner Artikel wieder verändern. Sollten doch noch Änderungen nach einem Nachbewertungslauf erforderlich sein, unbedingt anschliessend noch einmal die Nachbewertung laufen lassen.

Bedienung der Nachbewertung

Protokollmodus

Eine Nachbewertung kann auch zuerst im Protokollmodus erfolgen, so kann man zuerst kontrollieren wo z.B. ungewöhnlich grosse Differenzen gebucht würden, bevor die Ausgleichsbuchungen erstellt werden.

• Datum von = immer ab 01.01.
• Datum bis = per Ende vergangener Periode (Monat, Quartal, Jahr)
• Protokolle = Standard-Vorbelegung wählen

Als Ergebnis erhält man 2 Protokolle:

• Protokoll nach Kostenstelle (Debitor / Lieferstelle) und Artikel
  Hier kann pro Bezüger und Artikel die berechnete Differenz entnommen werden. Im Buchungsmodus würden diese Differenzbeträge nachbelastet (Lieferschein) / gutgeschrieben (Rücknahme).

• Kurzprotokoll nach Artikel
  Dieser Liste kann neben verschiedenen Werten für Vortrag, Zugang und Abgang auch die DP-Neuberechnung entnommen werden. Differenzen zwischen DP-Alt und DP-Neu werden rot dargestellt.

Wichtige Hinweise zur Nachbewertung:

Werte der Nachbewertung beruhen auf Rechnungsdaten, die Liste enthält also nur Daten wo der Rechnungseingang bereits erfolgt ist. Die Nachbewertung weist eine Spalte zu unbewerteten Mengen auf.

Die Nachbewertung berücksichtigt auch nur Belege die in den ausgewählten Zeitraum fallen. Vorsicht also mit der Datumswahl

Bei grossen oder ungewöhnlichen Differenzen kann eine zusätzliche Kontrolle mit dem Einzelbewegungsprotokoll erfolgen. → siehe dazu Kapitel Kontrolle und Analyse einzelner Artikel

Buchungsmodus

Wurde zuerst der Protokollmodus gewählt und soll nach Prüfung der Listen die ermittelten Differenzen auch gebucht werden, so ist wie folgt zu verfahren:

• Datum von = immer ab 01.01.
• Datum bis und Buchungsdatum per Ende vergangener Periode (Monat, Quartal, Jahr)
• Buchungsdebitor und Lieferstelle eingeben (externe Debitoren können nicht nachbelastet werden -
• Differenzen werden i.d.R. auf die eigene KST gebucht)
• Buchungen aktivieren, Buchungsdatum beachten
• Durchschnittspreise korrigieren aktivieren *1)
• Protokolle = Standard-Vorbelegung wählen

Maskeneinstellung zur Erstellung der Ausgleichsbuchung:

Maskeneinstellung zur Aktualisierung der Durchschnittspreise:

Das gleichzeitige Erstellen von Ausgleichsbuchungen und Korrigieren des

Durchschnittspreises sollte nur bei zeitnahen Abschlussarbeiten zum «bis»-Datum

erfolgen. Sonst wird der DP auf einen Vergangenheitswert korrigiert. In diesem Fall besser

getrennter Lauf der Nachbewertung:

Ausgleichsbuchungen   = bis-Datum = Ende Periode

Durchschnittspreis        = bis-Datum = aktuelles Tagesdatum

Ausgleichsbuchungen

Die Nachbewertung erstellt Lieferschein- bzw. Rücknahmebelege, ohne Mengen, nur mit den entsprechenden Differenzbeträgen pro Lieferstelle.

Diese Belege sind im Belegfluss erkenntlich mit dem Eintrag „Nachbewertung ...“ in der Referenzzeile.

(Notfalls könnten diese Belege auch wieder gelöscht werden, sofern nicht verbucht.)

Kontrolle und Analyse einzelner Artikel

Einzelne Artikel lassen sich mit der Nachbewertung auch genauer analysieren. In dem Einzelbewegungsprotokoll kann man jederzeit die Entwicklung des Durchschnittspreises ablesen, da hier Vortragswert/–menge und sämtliche Warenbewegungen mit Menge und Wertangabe inkl. Berechnung aufgelistet werden.

Das Einzelbewegungsprotokoll empfiehlt sich nicht über alle Artikel auszuführen à sehr viel Papier.

Protokollmodus für einen Artikel inkl. Einzelbewegungsprotokoll

Eine Legende zu den Kürzeln befindet sich auf der letzten Seite.

• Spalte Referenz: Belege, welche aus Nachbewertung und Bestandsneubewertung stammen werden mit N und B gekennzeichnet.
• Spalte Standort: Die Lagerstandorte können auf Wunsch angezeigt werden. In den → Stammdaten → Warenwirtschaft → Lagerorte/Sektoren können für Lagerstrukturen Kurzzeichen (max. 3 Zeichen) eingegeben werden.
• Letzte Spalte: Der aktuelle Artikeltyp wird angegeben. Ebenso bei den Bewegungen, wenn zwischendurch Änderungen des Artikeltyps erfolgt sind (L = Lagerartikel, D = Durchlaufartikel, E = Eigenherstellung).

Korrekturmöglichkeit Durchschnittspreis

Es besteht die Möglichkeit Ware zu einem bestimmten Preis per Rücknahme-Beleg zurück ans Lager zu nehmen.

Bevor ein Durchschnittspreis (DP) nach dem untenstehenden Ablauf korrigiert wird, muss grundsätzlich geklärt werden, warum ist der DP falsch. Auch ob es evtl. andere Korrekturmöglichkeiten gibt. Diese DP-Korrektur sollte nur in Ausnahmefälle verwendet werden.

1. Grundsätzliches Vorgehen

Verkauf Beleg (Belegtyp: Rücknahme)

• Nach Artikeleingabe „Flag Preiseingabe“ setzen, damit die Preisfelder aktiv werden.
• Preis erfassen
• Flag „DP aktualisieren“ setzen

(Achtung: Dies ist wichtig, weil normalerweise der DP nur über die Einkaufs- und nie über die Verkaufsseite gebildet wird. Dies ist besonders für das Programm Nachbewertung wichtig. Da sonst auch der DP des Rücknahmebeleges wieder korrigiert wird.)

Vorgehen in Bezug auf DP-Korrekturen

Dieses Vorgehen kann auch angewendet werden, wenn bei einem Artikel der DP falsch im System ist und die Fehlerursache schon zu weit zurückliegt (z.B. letztes Geschäftsjahr). Eine Korrektur des eigentlichen Fehlers ist dann nicht mehr möglich.

Damit bei solch einem Artikel der DP wieder korrigiert werden kann, muss wie folgt verfahren werden:

Anhand des Einzelbewegungsprotokolls der Nachbewertung muss das Datum ermittelt werden, ab wann der DP falsch im System ist. (z.B. seit Vortrag zum 01.01. oder ab einer bestimmten Rechnung) Hier Beispiel anhand Vortrag falsch seit 01.01. Den Warenbestand per 01.01. mit einem Lieferschein zum 01.01. (Lieferdatum und Valutadatum anpassen) ausbuchen. Den Preis auf den „falschen“ DP lt. 01.01. anpassen. Beleg verarbeiten.

Den ausgebuchten Warenbestand mit einer Rücknahme zum 02.01. *1) wieder einbuchen. Hierbei muss jetzt der korrekte Preis=DP eingegeben werden (Vorgehen siehe oben). Als Kontrolle anschliessend das Einzelbewegungsprotokoll der Nachbewertung für diesen Artikel erstellen.

*1) Erklärung warum die Rücknahme einen Tag später erfolgt:

Die Nachbewertung hat innerhalb eines Datums eine eigene Sortierreihenfolge; Zugangsbelege zählen vor Abgangsbelege. Dies ist generell auch sinnvoll, wenn Abgangsbelege und Kreditor Rechnungen am gleichen Tag erfasst wurden; dann werden die Abgangsbelege direkt mit bewertet.

Ein Rücknahmebeleg mit aktualisiertem DP zählt wie ein Zugangsbeleg. Bei solch einem Korrekturvorgehen, hätte es allerdings den negativen Effekt, dass der Lieferschein mitbewertet, da die Rücknahme nun vor diesen Beleg gesetzt wird.