Zuerst empfiehlt sich die Ursache eines falschen Durchschnittspreises zu ermitteln, bevor eine Korrekturbuchung erfasst wird. Dies kann am besten mit dem Einzelbewegungsprotokoll der Nachbewertung erfolgen, weil anhand des chronologischen Auflistung eine starke DP-Veränderung schnell auffällt. Der Zeitpunkt und die Fehlerquelle helfen beim Entscheid der Korrekturausführung. Manchmal liegt es an einer falsch gewählten Verpackungseinheit bei einem Zugangsbeleg und es wurde z.B. anstatt 1 OP zu CHF 100, nur 1 Stück zu CHF 100 eingebucht. In diesem Fall stimmen neben einem falschen Durchschnittspreis, auch der Lagerbestand und die Einkaufsstatistik nicht mehr. Bevor einfach ein fehlender Lagerbestand schnell durch eine Inventurbuchung korrigiert wird, lohnt sich eine vorherige Analyse. Eine Korrekturbuchung über die Einkaufsseite mittels Pseudo-Rechnung löst in vielen Fällen alle 3 Fehler gleichzeitig. Dennoch bleiben manchmal Fehler lange unentdeckt und eine Korrektur über eine Pseudo-Rechnung kann nicht mehr erfolgen und benötigt ein anderes Vorgehen.

Analyse 

Anhand des Einzelbewegungsprotokolls der Nachbewertung muss das Datum ermittelt werden, seit wann der DP falsch im System ist. Die Ursache kann sein: 

  1. ab einer bestimmten Rechnung im laufenden Geschäftsjahr
  2. ab einer bestimmten Rechnung in einem vergangenen (bereits abgeschlossenen) Geschäftsjahr → der Wert wurde somit in den Vortrag übernommen
  3. seit Vortrag zum 01.01.xx

Korrekturbuchungsmöglichkeiten

1) Zu einer Rechnung im laufenden Geschäftsjahr

Wie oben bereits erwähnt, liegt meistens nur ein Mengenfehler innerhalb einer Rechnung vor. Der Rechnungsbetrag wird durch die Vorerfassung im FINANZ vorgegeben und kann nicht versehentlich verändert werden. Der Rechnungsabgleich auf Positionsebene erfolgt mit dem Rechnungsbeleg, somit stimmen i.d.R. auch die jeweiligen Zeilenwerte.
Im Folgenden wird daher das Korrektur-Vorgehen beschrieben, um die oben beschriebene fehlende Liefermenge erfassen zu können.

Erfassung einer Pseudo-Rechnung über den "Einkauf Beleg":

  • Das Rechnungsdatum muss zwingend auf das gleiche Rechnungsdatum der Originalrechnung gesetzt werden.
  • Das Valutadatum auf die aktuelle verbuchbare Finanz-Periode setzen (aktueller Monat / Tagesdatum)
  • Als Referenz empfiehlt sich z.B. die ursprüngliche Rechnungsnummer mit Vermerk "Korrektur" (z.B. «Korrektur 7465349»)
  • Den betroffenen Artikel erfassen und die noch fehlende Liefermenge eingeben (aus dem Beispiel oben, wären dies 99 Stück).
  • Der Einkaufspreis, evtl. Rabattfelder, das Zeilentotal und das Belegtotal müssen zwingend 0.00 sein. Die Werte befinden sich bereits in der Originalrechnung und dürfen nicht nochmals gebucht werden → Eine Pseudo-Rechnung, darf niemals finanzwirksam sein, deswegen müssen alle Belegwerte 0.00 sein.


  • Nach dem Verarbeiten wird eine Kontrolle über das Einzelbewegungsprotokolls der Nachbewertung dringend empfohlen.

  • Eine Pseudo-Rechnung, darf niemals finanzwirksam sein → alle Belegwerte müssen zwingend 0.00 sein.
  • Diese Art der Korrektur kann 3 Fehler lösen:
    • Korrektur des Lagerbestandes um die fehlende Liefermenge 
    • Korrektur der Einkaufsstatistik in Gesamtsumme um die fehlende Liefermenge 
    • Korrektur des Durchschnittspreises
  • Ggf. muss unter «Einstellungen MATERIAL» im Bereich 'Finanz/Verbuchen', das Rechnungseingangsbuch kurzfristig von 'Aktiv/Zwingend' auf 'Aktiv' umgestellt werden, um Pseudo-Belege erfassen zu können.

2) Falscher Vortrag / Fehler aus vergangenen Geschäftsjahren

Bevor ein Durchschnittspreis (DP) nach dem unten stehenden Ablauf korrigiert wird, muss grundsätzlich geklärt werden, warum der DP falsch ist (siehe oben). Diese DP-Korrektur sollte nur in Ausnahmefälle verwendet werden.
Dieses Vorgehen kann angewendet werden, wenn bei einem Artikel der DP falsch im System ist und die Fehlerursache schon zu weit zurück liegt (z.B. letztes Geschäftsjahr). Eine Korrektur des eigentlichen Fehlers ist dann nicht mehr möglich. Damit bei solch einem Artikel der DP wieder korrigiert werden kann, muss wie folgt verfahren werden:

Analyse über das Einzelbewegungsprotokolls der Nachbewertung (wie oben bereits erwähnt), um das Datum zu ermitteln, ab wann der DP falsch im System ist. (z.B. seit Vortrag zum 01.01.xx).

Hier ein Beispiel wenn der Vortrag seit 01.01.xx falsch ist:

  • Schritt 1: Belegtyp «Lieferschein» wählen → Warenbestand mit falschem DP ausbuchen:
    • Lieferdatum = 01.01.xx
    • Valutadatum = Tagesdatum
    • Referenz z.B. "Korrektur DP" (optional)
    • Den Artikel erfassen, Checkbox "Preiseingabe" aktivieren und den Preis auf den «falschen» DP lt. 01.01.xx anpassen (aus Einzelbewegungsprotokoll entnehmen).
    • Den Warenbestand per 01.01.xx mit einem diesem Lieferschein zum 01.01.xx komplett ausbuchen. 
    • Den Beleg verarbeiten


  • Schritt 2: Belegtyp «Rücknahme» wählen → Warenbestand zum korrekten DP wieder einbuchen
    • Lieferdatum = 02.01.xx ¹
    • Valutadatum = Tagesdatum
    • Referenz z.B. "Korrektur DP" (optional)
    • Den Artikel erfassen, Checkbox "Preiseingabe" aktivieren, den korrekten Preis = DP eingegeben und zwingend die Checkbox "DP aktualisieren" aktivieren. 
      (Achtung: Dies ist wichtig, weil normalerweise der Durchschnittspreis nur über die Einkaufs- und nie über die Verkaufsseite gebildet wird. Dies ist besonders für das Programm Nachbewertung wichtig. Da sonst auch der DP des Rücknahmebeleges wieder korrigiert wird.)
    • Den zuvor ausgebuchten Warenbestand mit einer «Rücknahme» zum 02.01.xx ¹ wieder einbuchen.


    • Schritt 3: Als Kontrolle anschliessend das Einzelbewegungsprotokoll der Nachbewertung für diesen Artikel erstellen.

¹ Erklärung warum die Rücknahme einen Tag später erfolgt:

      • Die Nachbewertung hat innerhalb eines Datums eine eigene Sortierreihenfolge; Zugangsbelege zählen vor Abgangsbelege. Dies ist generell auch sinnvoll wenn Abgangsbelege und Kreditorenrechnungen am gleichen Tag erfasst wurden; dann werden die Abgangsbelege direkt mit bewertet.
      • Ein Rücknahmebeleg mit aktualisiertem DP zählt wie ein Zugangsbeleg. Bei solch einem Korrekturvorgehen, hätte es allerdings den negativen Effekt, dass der Lieferschein mit bewertet, da die Rücknahme nun vor diesen Beleg gesetzt wird.

  • Eine Ausbuchung eines Warenbestandes per 01.01.xx ist nur möglich, wenn der aktuelle Lagerbestand ausreichend ist. Da dies nicht immer der Fall ist, empfiehlt sich zuerst die Rücknahme zum 02.01.xx mit dem korrekten Durchschnittspreis zu erfassen (Schritt 2). Und dann im Anschluss die Ausbuchung per 01.01.xx mit dem falschen Durchschnittspreis.

→ Schritt 2 vor dem Schritt 1 erfassen (umgekehrte Reihenfolge)

  • Der Schritt 3, die Kontrolle der getätigten Korrekturbuchung ist unerlässlich!

3) Andere Fehler innerhalb des Geschäftsjahres

Das unter Punkt (2) beschriebene Vorgehen, kann auch bei anderen ungeklärten Fällen Anwendung finden oder falls man das beschriebene Vorgehen unter Punkt (1) nicht anwenden will. 

Das Datum ist zu ermitteln und anstatt 01.01.xx für den Lieferschein und 02.01.xx für die Rücknahme, sind die entsprechenden Tage zu wählen (Rücknahme immer +1 Tag)


Vorgehen - Rücknahme von Ware zum bestimmten DP

Es besteht grundsätzlich immer die Möglichkeit Ware zu einem bestimmten Preis per Rücknahme-Beleg zurück ans Lager zu nehmen. Evtl. besteht insbesondere dann der Wunsch, wenn Ware zuvor an eine Lieferstelle mit einem viel höheren oder viel tieferen Wert geliefert wurde, als der aktuelle DP ist. Bei einer Zurückgabe der Ware von Station an das Versorgungslager, soll die wertmässige Gutschrift an die betroffene Kostenstelle nur mit dem damaligen Wert erfolgen und damit auch gleichzeitig den Lagerbestand um diesen Wert zu buchen.

NX-Plugin: Verkauf Beleg (Classic Menü: Bearbeiten > Verkauf > Verkaufsbeleg)

  • Belegtyp: Rücknahme
  • Nach der Artikeleingabe die Checkbox «Preiseingabe» aktivieren, damit die Preisfelder aktiv werden.
  • Preis erfassen
  • Checkbox «DP aktualisieren» aktivieren
    (Achtung: Dies ist wichtig, weil normalerweise der Durchschnittspreis nur über die Einkaufs- und nie über die Verkaufsseite gebildet wird. Dies ist besonders für das Programm Nachbewertung wichtig. Da sonst auch der DP des Rücknahmebeleges wieder korrigiert wird.)

  • Beleg verarbeiten
  • Evtl. anschliessend als Kontrolle im Protokollmodus der Nachbewertung die Auswirkung auf den Artikel und der Lieferstelle kontrollieren.