Die Bewohner sind via Menü «Heim», «Bewohner» oder allenfalls via Outlookbar zu öffnen.

Hier kann mit verschiedenen Suchbegriffen (Name, Vorname etc.) nach dem Bewohner selektioniert werden. Es reicht, nach den Anfangsbuchstaben vom z. B. Namen zu suchen. Somit werden sämtliche Bewohner mit ähnlichem Namen aufgerufen.

Suchen

Status

Bewohner, die nicht mehr aktiv sind, werden in der Auswahlliste durchgestrichen dargestellt. Bewohner, die archiviert sind, werden durchgestrichen und kursiv dargestellt.

Hinweis

Oberhalb der Bewohnerauswahlliste befindet sich die Gruppierungszeile. Hier können die Bewohner mit «Drag&Drop» z. B. nach Unterbringung gruppiert werden. Sobald die Gruppierung erstellt wurde, wird das GRID entsprechend dargestellt. Die Gruppierung kann mit «Drag&Drop» aus der Gruppierungszeile entfernt werden.

Hinweis

Unter «Tabellenansicht» kann eine vergrösserte Tabelle mit den Adressangaben der selektierten Bewohner erstellt werden.

Basis

In der Übersichtsmaske «Basis» können Sie nach den gewünschten Bewohner suchen. Folgende Filter stehen zur Auswahl:

Erweitert

Wechselt man auf das Register «Erweitert», kann man nach Kriterien der «freien Felder» suchen.

Hinweis

Werden Anpassungen in der Übersichtsmaske «Erweitert» gemacht und danach auf Basis gewechselt, dann werden die gesetzten Filterkriterien in der erweiterten Suche trotzdem noch berücksichtigt.

Mit einem Klick auf den Button Suchen werden die Bewerber aufgelistet.

Es können folgende Werte angezeigt werden:

• Bewohnernnummer
• Name
• Vorname
• AHV-Nummer
• Status
• Unterbringung
• Abteilung
• Stockwerk
• Zimmer
• Bett
• Seit
• Bewohnerart
• Pflegestufe
• Abwesenheitstage
• Ereignis
• Geburtsdatum
• DSGVO Sperre
• Archiv
• Auskunftssperre
• Fälle
• Gemeinde
• Kanton
• Tarifcode 1
• Tarifcode 2
• Tarifcode 3
• Versicherung

Hinweis

Die wichtigsten Informationen werden in der Tabelle ausgegeben. Wenn Sie auf eine Position in der Tabelle klicken, werden weitere Personendaten einer Adresse in dem gelben Feld visualisiert.

Neue Auswahl

Mit einem Klick auf den Button «Neue Auswahl» werden sämtliche Suchfelder geleert, bzw. die Maske wird zurückgesetzt.

Neue Adresse

Hinweis

Siehe im Kapitel Adressen im Abschnitt "Neue Adresse".

Bewohner-Masken

Stammdaten

#		Beschreibung	Bild
1	Suchergebnis	Die Suchergebnisbar ist standardmässig ausgeblendet und kann mit einem Klick auf die Pinnnadel angezeigt und fixiert werden. Es können folgende Werte angezeigt werden: Bewohnernnummer Name Vorname Unterbringung Abteilung Stockwerk Zimmer AHV-Nummer Archiv Bett Bewohnerart Ereignis Fälle Geburtsdatum Pflegestufe Seit Status Tarifcode 1 Tarifcode 2 Tarifcode 3
2	Standardadressen	Mit den Standardadressen können Sie vordefinierte Adressen direkt einer anderen Adresse zuweisen. Achtung Bitte beachten Sie, dass dieses Feld in der Adress-Masken zur Auswahl steht, jedoch nicht ausgeführt werden kann, da Standardadressen nur auf dem Bewerber und Bewohner hinzugefügt werden dürfen.
3	Produkt bestellen	Mit diesem Button können Produkte von der Apotheke zur Rose bestellt werden.  Hinweis Für weitere Informationen sehen Sie in den Schnittstellendokumentationen Zur Rose.
4	Direktdruck	Mit dem Direktdruck haben Sie die Möglichkeit, Reports direkt von der Adress-Maske aus generieren zu können. Achtung Bitte beachten Sie, dass dieses Feld in der Adress-Masken zur Auswahl steht, jedoch für alle Adressen generiert wird.
5	Personendaten	In diesem Bereich sehen Sie alle Personendaten einer Adresse auf einen Blick: Bewerbernummer Anrede Name Vorname Adresse Adresskriterien Briefanrede Geschlecht Foto

Kontaktadressen

Die Kontaktadressen können im Register Bewerber, Bewohner, Zuweisungen und Mitglieder / Spender auf den Stammdaten hinterlegt werden. Da die Kontaktadressen im Normalfall auf dem Bewohner erfasst und auch gepflegt werden müssen, wird dieses Thema in diesem Kapitel besprochen. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um die Kontakte, die auf einer Adresse hinterlegt werden können. Der effektive Unterschied zu der Adress-Zuordnung, die oben gezeigt wurde, ist, dass bei den Kontaktadressen eine direkte Zuweisung auf beispielsweise Bewerber gemacht wird und nicht nur das Abbild der Verknüpfung ist. Die Zuweisung von den Kontaktadressen sind entweder Informations- oder Rechnungsrelevant.

Einstellungen Kontaktadressen

#		Beschreibung	Bild
1	Bearbeiten	Es kann eine bestehende zugewiesene Adresse bearbeitet werden.  So öffnet sich die Adressmaske der Adresse für den Bewohner.
2	Hinzufügen über Suchen	Diese Funktion gibt es sowohl im Kontextmenü als auch oberhalb des Feldes.  Damit können Sie die gewünschten Kontaktadressen hinzufügen.  Wenn Sie bereits auf der Adresse die Selektion getätigt haben, können Sie in der Auswahl "aus Rolle" die gewünschte Rolle wählen und entsprechend die Zielrolle definieren. Ansonsten können Sie auch die Auswahl "–Alle Rollen–" wählen. Wird die entsprechende Adresse gefunden, kann diese mit dem Button "Übernehmen" ausgewählt werden. Wenn die Adresse nicht vorhanden ist, kann diese auch neu hinzugefügt werden mit dem Button "Neue Adresse". Hinweis Siehe Kapitel Adressen im Abschnitt Stammdaten für die Selektion. Die Suche ist mit diversen Filterkriterien ausgestattet.  # Felder Beschreibung 1 aus Rolle Dropdown-Feld Wenn eine Adresse bereits mit einer Rolle gespeichert wurde, kann diese so gezielter gesucht werden. 2 Personendaten Textfelder Für die Personendaten können auch nur einzelne Buchstaben eingegeben werden, damit die Suche nach einer bestimmten Adresse funktioniert. 3 aus Unterbringung Dropdown-Feld 4 als Rolle Dropdown-Feld 5 Alle Mandanten Checkbox 6 inkl. Inaktive Checkbox 7 Gültig ab Dropdown-Feld
3	nur Aktive anzeigen
4	Löschen	Das Entfernen einer Kontaktadresse wird mittels rechtsklick auf den entsprechenden Datensatz beendet. Mit dem Betätigen des Button «Löschen» wird nur die Beziehung zum Bewohner aber nicht die Adresse des Kontakts gelöscht.
5	Aktiv / Inaktiv setzten
6	Kontaktwechsel
7	Nach oben / Nach unten	Mit dieser Funktion wird die Reihenfolge festgelegt. Die Reihenfolge hat Einfluss beim Druck von Listen (Report).
8	Zahlerart / Kontaktpriorität	Die Definition der Zahlerart ist für die Fakturierung relevant. Mit dieser Einstellung wird unterschieden, ob es sich um einen Zahler z. B. der Art Krankenkasse, Kanton oder Gemeinde handelt. Die entsprechende Leistung kann somit automatisch dem entsprechenden Zahler zugewiesen werden.  Wird diese Einstellung nicht definiert, erhält der Bewohner sämtliche Rechnungen. Diese Definition wird beim Zahler dargestellt. Primäre Adressen Wird eine Rolle als «Primär» definiert, hat diese immer Priorität. Diese Angabe ist für die Rollen Angehörige, Arzt und Versicherung von Bedeutung.

Adressrollen

Als Adressrolle gilt die Verknüpfung einer Adresse zum Bewohner. So wird z.B. definiert ob die Adresse Muster Max die Rolle Angehöriger im Zusammenhang mit diesem Bewohner hat. Es gibt dabei Standard und individuelle Adressrollen. Folgende Rollen sollten in der Regel auf dem Bewohner hinterlegt sein.

Symbolerklärung

Die Kontaktadressen, die einer Rolle zugewiesen sind, werden jeweils mit einem Symbol gekennzeichnet, abhängig von dem Status, in dem sie sich befinden.

Felderklärungen in Kontaktadressen

Stammdaten

Zusatz / Zusatzangaben

Je nachdem, welche Rolle eine Adresse hinterlegt hat, können die Einstellungen variieren. Die gängigsten sind folgende:

• Zahler (rot markiert)
• Versicherung (gelb markiert)

Mit der Rolle «Versicherung» wird im Register Zusatz die Erfassung der Versichertennummer des Bewohners freigeschaltet.

Hinweis

Gewisse Zusatzangaben von dem Zahler (rot markiert) und Versicherung (gelb markiert) können nur in der Adresse gemacht werden

Bei der Rolle Versicherung empfehlen wir die explizite «Vertragsart» zu erfassen. Diese Angabe kann zur Steuerung der Fakturierung dienen.

Persönliches

Im Register «Persönliches» werden alle Stammdaten erfasst. Graue Felder sind nicht zur Bearbeitung freigegeben.

 Personalien

Hier werden alle persönlichen Daten des Bewohners geführt.

Ist der Partner eines Bewohners in den Adressen erfasst, kann dieser mittels Buch-Symbol verknüpft werden.

Mit dem nebenstehenden Button, kann zwischen den Partnern hin und her gewechselt werden (sofern beide Bewohner sind).

Hat der Bewohner eine ärztliche Versorgung, Ergänzungsleistung oder sonstige Renten, kann dies mit Aktivierung der entsprechenden Checkbox angegeben werden. Mit dem Kalendersymbol wird deren Eingangsdatum, Gültigkeit, Betrag etc. hinterlegt.

Depot

Unter «Finanzielles» können allfällige Bewohnerdepots verwaltet werden. Mit der Möglichkeit «Belasten» und «Entlasten» kann das Depot automatisch verrechnet oder gutgeschrieben werden.

Wird die Vorauszahlung (Depot) vom Bewohner bezahlt, ist das Zahlungsdatum einzutragen. Wird dies unterlassen, erscheint das Depot nicht auf der Depotliste (Reports).

Finanzielles

Vermögen/Einkommen

Diese Felder können informativ erfasst werden.

Tarifcode

Der Tarifcode wird benötigt um die ganzen Fakturierungshintergründe zu übersteuern. Der Tarif-Code kann via Kalendersymbol ausgewählt und auf der Zeitachse geführt werden.

Hinweis: Verwendung der Tarif-Codes nur in Absprache mit Nexus.
Tarif-Code 2+3 können für verschiedene Ansätze auf der Leistung verwendet werden.

Fakturierung

Rechnungstext

Ein Rechnungstext (Zusatz- und Fusstext) kann als individuelle Eingabe hinterlegt werden. Dieser Text wird nur für den entsprechenden Bewohner auf die Rechnung gedruckt. Damit ein Eintrag nicht mehr auf der Rechnung erscheint, ist dieser zu löschen.

Soll ein Standardtext hinterlegt werden, welcher auf mehrere Bewohner zutrifft, kann mit Textkonserven gearbeitet werden. Diese Textkonserven können direkt in dieser Maske erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden. 
Hierzu wird das entsprechende Buchsymbol ausgewählt.

Mit «Neu» wird eine Textkonserve erstellt. Im Feld «Konserve» wird der Titel der Textkonserve eingegeben. Mit dem Feld «Sprache» die entsprechende Sprache ausgewählt. Im grossen weissen Feld wird der Text erfasst, der bei der ausgewählten Textkonserve erscheinen soll. Beim Klick auf «Übernehmen» wird die Textkonserve gespeichert.
Durch die Anwahl der gewünschten Textkonserve, kann der enthaltene Rechnungstext übernommen werden.

Herkunft

#		Beschreibung
1	Wohngemeinde	Der Bereich «Wohngemeinde» wird für die SOMED Statistik benötigt.
2	Herkunft	Der Herkunfts-Code sowie Herkunfts-Ort werden für allerlei Statistiken benötigt. Mittels Checkbox «Auswärtige(r)» wird angegeben, ob der Bewohner von einem auswärtigen Kanton oder Gemeinde stammt. Ist die Checkbox aktiviert, können für die Fakturierung spezielle Tarife angezogen werden. Hinweis Die Checkbox wird nur aktiviert, wenn der Bewohner für immer auswärtig bleibt.
3	Letzte Adresse	Hat der Bewohner zuletzt bei Angehörigen gewohnt, wird deren Adresse im Feld «Letzte Adresse bei» eingetragen. Führte der Bewohner einen eigenen Haushalt, sind die Felder «Letzte Adresse» und «Letzter Wohnort» auszufüllen. Die Angaben der Letzten Adresse werden für allerlei Statistiken benötigt.

Verbindungen

Unter dem Register «Verbindungen» sind alle Schnittstellen zu Fremdsystemen sichtbar.

Wenn eine Checkbox deaktiviert ist, werden die Bewohner-Daten nicht mit dem entsprechenden Fremdsystem abgeglichen.

Telefon

Im Register «Telefon» können sämtliche Kommunikationsmittel eingetragen werden.

Die Art des Kommunikationsmittels ist benutzerdefiniert. Mittels Symbol «Pfeil nach unten» kann die Art geändert werden.

Wird mit der Schnittstelle Telefongebühren gearbeitet, ist unter der «Interne Nummer» ein sogenannter Fremdschlüssel zu erfassen.

Bewerberinfo

Wenn ein Heim mit der Bewerberverwaltung arbeitet und ein Bewerber zu einem Bewohner wurde, sind im Register Bewerberinfo die Informationen aus der Bewerberverwaltung ersichtlich.

Bewohner zu Bewerber

Falls der Bewohner wieder aus dem Heim Austritt und wieder auf der Bewerberliste landet, kann dieser via Button «Bewohner an Bewerber» übergeben werden.

Wir der Button «Bewohner an Bewerber» angewählt, erscheint anschliessend ein zusätzliches Fenster. In diesem Fenster wird der Mandant ausgewählt, wohin der Bewerber übergeben werden soll. Zudem kann ein «ToDo» erstellt werden.

Einstufung (BESA; RAI/RUG)

Im heim.NET werden die Leistungen für z. B. Pflege und Betreuung, direkt anhand der Pflegestufen berechnet. Aus diesem Grund muss die Pflegestufe pro Bewohner erfasst werden.

RAI/RUG - Stufen

Mit RAI/RUG kann die Einstufung direkt via Drop&Down eingetragen werden. Wenn die RAI-Schnittstelle installiert ist, wird die Einstufung automatisch hinterlegt. Wenn nicht, muss die Einstufung manuell eingetragen werden.
Bei der manuellen Erfassung ist das Einstufungsdatum, das «Gültig ab» Datum und die Einstufung anzugeben.
Zusätzlich kann der Zahler, via «Finanzielles» eingetragen werden.

BESA LK2010  / LK2020 – Minuten

Mit BESA LK2010 werden die Minuten eigetragen. 

Notizen

Das Register «Notizen» ist ein Freitextfeld. Die Notizen dienen zur Information und können auf das Bewohnerstammblatt angedruckt werden.

Um eine Notiz hinzuzufügen wird zuerst der Button «Neu» angewählt und anschliessend ein Notiz-Typ vergeben. Im weissen Bereich können mittels rechtsklick Einträge eingefügt und angepasst werden. 

Textbausteine

Mittels Textbausteine, können identische Notizen, welche auf mehrere Bewohner zutreffen, direkt hinzugefügt werden.

Via rechte Maustaste «Textbaustein verwalten» werden diese Texte erfasst oder bearbeitet.

Die Notizen können via rechte Maustaste «Textbaustein aufrufen» oder gemäss Abbildung übernommen werden.

Rechnungen

Im Register «Rechnungen» werden automatisch Kopien von gedruckten Rechnungen, nach Datum sortiert, abgelegt.

In der Spalte «Zahler» ist ersichtlich, wer der jeweilige Rechnungsempfänger ist.
Die Rechnungen können mittels Doppelklick, als PDF geöffnet werden.

Dokumente

Im Register «Dokumente» können bewohnerbezogene Dokumente hinterlegt werden. Der Formattyp (z. B. Word/Excel) spielt keine Rolle. Zudem ist es möglich neue Dokumente zu erstellen (Superuser Handbuch).

Hinweis: Dokumente können nur geöffnet werden, wenn das jeweilige Programm (z. B. Word) auf dem Client installiert ist.

Dokument einfügen

Via rechte Maustaste «Dokumente einfügen» ist es möglich Dokumente abzuspeichern.
Der Windowsexplorer wird automatisch geöffnet um die zu hinterlegende Datei auszuwählen.

Hinweis

Dokumente aller Art werden grundsätzlich direkt auf der Datenbank abgespeichert, ausser Sie sind an einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) angeschlossen.

Termine

Im Register «Termine» können administrative Termine eingetragen werden. Um sich einen Überblick über die Termine zu verschaffen, kann eine Terminliste (Reports) ausgedruckt werden.

Termine können entweder auf der Bewohnerliste beim Anwählen als Hinweisfenster eingeblendet oder in der Bewohnerauswahl farblich dargestellt werden.

Um sich einen Überblick über die Termine zu verschaffen, kann in den Reporten unter Heim-Listen eine Terminliste ausgedruckt werden.

Freie Felder

Die «Freien Felder» können individuell eingerichtet und genutzt werden (Superuser Handbuch). Hier können sämtliche Informationen abgebildet werden, welche nicht in der Standardapplikation vorhanden sind.
Beispiele:
Patientenverfügung      Ja/Nein                                (als Checkbox)
Elternnamen                  Muster Hanna und Max      (als freier Text)

Freie Felder werden in Absprache mit Nexus eingerichtet und parametrisiert.

Ereignisse

Die Art des Aufenthaltes wird mit dem Ereignis definiert und dokumentiert somit den Aufenthalt eines Bewohners.
Beim Bewohner werden die Ereignisse als Zeitstrahl angezeigt.

Hinweis

Änderungen können nur auf dem letzten Ereignis mutiert oder gelöscht werden.

Untenstehende Ereignisse stehen zur Verfügung:

Hinweis

Für die SOMED-Statistik müssen folgende Werte erfasst werden:

• Beherbergungsdaten
• Aufenthaltsort vor Eintritt 
• Bewohnerart

Das «Gültig von» kann mit Datum und Zeit (00:00:00) erfasst werden (abhängig von den Einstellungen).

Hinweis

 Die Uhrzeit muss erfasst werden, wenn eine Institution, die Tageszeit auf der Abrechnung berücksichtigt.

Hinweis

Im Ereignisprotokoll, welches via «Reports» aufgerufen werden kann, werden sämtliche Mutationen pro Bewohner aufgelistet. Dieses Protokoll sollte vor der Abrechnung kontrolliert werden.

Periodische Leistungen

Regelmässige Leistungen, welche nicht für alle Bewohner gleich sind, werden im Register «Periodische Leistungen» erfasst.

Mit der Spalte «Periodizität» wird definiert, in welchem Abstand (pro Monat, Quartal etc.) die Leistung verrechnet wird.

Kalenderleistungen

Die Kalenderleistungen können z. B. für Mahlzeitendienste oder Tagesgäste verwendet werden.

Effektive Leistungen

Unter den Effektiven Leistungen ist ersichtlich, welche Tage mit welchem Kalendertyp abgerechnet werden.
Grünes Gutzeichen: nicht geplante eingetroffene Leistung
Braunes Gutzeichen: geplante eingetroffene Leistung
Durchstrichener Roter Kreis:geplante nicht eingetroffene Leistung

Hinweis

• Einzelne Tage können mit Doppelklick markiert und aktiviert werden
• Mehrere Tage können mit der Tastenkombination SHIFT + CTRL markiert werden, indem der Start des Zeitraumes markiert wird und dann das Ende. Um die Hacken zu setzten, gibt es einerseits die Möglichkeit mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zu öffnen und dann «Setzten» auszuwählen, oder andererseits direkt, mit gehaltener Tastenkombination, in die markierten Spalten klicken.

Leistungsplanung

Wenn Leistungen in regelmässigen Abständen bezogen werden, können diese im Register «Leistungsplanung» vordefiniert werden.

Abweichende Tage, ausserhalb der Planung, können mittels Register «effektiven Leistungen» deaktiviert werden.
Dasselbe gilt für nicht bezogene Leistungen.

Fall/Sitzungen

Im Register «Fall/Sitzungen» können Besuche bei Ärzten oder Therapeuten dokumentiert werden.

Im oberen Bereich der Maske werden die Fälle aufgelistet. Im unteren Bereich der Maske die jeweiligen Sitzungen zu den Fällen.

Erfassung Fall

Um einen Fall zu erfassen, müssen untenstehende Felder abgefüllt werden:

Erfassung Sitzung

Um eine neue Sitzung zu erfassen, müssen untenstehende Felder abgefüllt werden:

 Leistungen

Unter dem Register «Leistungen» werden sämtliche individuelle Leistungen (z. B: Coiffeur etc.) erfasst. Die Eingabe kann über den Bewohner oder über die Leistungserfassung stattfinden, je nachdem, wie diese gemeldet werden (bezogen auf Bewohner oder bezogen auf Leistung).

Hinweis

Der erste und letzte Tag im Monat (z. B. 01.05.2018 und 31.05.2018) werden auf der Rechnung nicht als Leistungsdatum ausgewiesen. Die restlichen werden auf der Rechnung aufgeführt, sofern gewünscht.

Beispiel von erfassten Leistungen:

Leistungserfassung via Bewohner

Wenn die Leistungen über den Bewohner erfasst werden, erfolgt die Verknüpfung von Leistung zu Bewohner automatisch.

Leistungserfassung via "zentrale Leistungserfassung"

Wenn die Leistungen über die Leistungserfassung erfasst werden, erfolgt die Verknüpfung von Leistung zu Bewohner nicht automatisch und muss hergestellt werden.

Wenn für mehrere Bewohner dieselbe Leistung erfasst werden muss, kann die entsprechende Leistung fixiert werden.

Hierzu kann unter «Erfassung» auf einer Leistungsbezogenen Spalte mit rechter Maustaste «Wert fixieren» ausgewählt werden. Bei der Erfassung muss somit nur noch der Bewohner hinterlegt werden.

Abrechnung

Im Register «Abrechnung» kann die Bewertung für den ausgewählten Bewohner gestartet werden. Die Auswahl des Monates lässt zu, dass vergangene Monate nachbewertet (z. B. bei nachträglicher Änderung Einstufung) und zukünftige vorausbewertet werden können. Alle zu verrechnenden Leistungen werden zur Prüfung aufgeführt.
Nach dem starten der Bewertung, kann die Rechnungsvorschau zur Begutachtung gestartet werden.

Bewertungszeitraum: Angabe welcher Monat bewertet werden soll
Bewertung: Startet die Bewertung für den angegebenen Monat
Faktura Vorschau:Rechnungsansicht

Hinweis

Anpassungen an Leistungspositionen oder Zahler etc. müssen im jeweiligen Register vorgenommen werden.
Um eine besser Ansicht bei der Abrechnung der Bewertung zu erhalten, können Sie die Ansicht nach dem Zahler gruppieren.

Debitoren

In diesem Register können alle Bewegungen in die Debitorenbuchhaltung eingesehen werden.

Barbetragsverwaltung

Im Register «Barbetragsverwaltung» kann eine Taschengeldverwaltung pro Bewohner erfasst werden (Superuser Handbuch).

Mahlzeitendienst

Im Register «Mahlzeitendienst» können verschiedene Mahlzeitendienste und Anweisungen für die einzelnen Bewohner oder Kunden erfasst werden (Superuser Handbuch).