Die folgende Checkliste unterstützt Sie bei der monatlichen Durchführung und Kontrolle der wichtigsten Prozesse in den Bereichen Arbeitszeiten und Fakturierung. Sie dient als Hilfsmittel, um sicherzustellen, dass alle relevanten Arbeitsschritte vollständig und termingerecht ausgeführt werden. Durch die regelmässige Anwendung dieser Checkliste können Fehlerquellen minimiert, die Datenqualität sichergestellt und ein reibungsloser Ablauf der Lohnverarbeitung sowie der Rechnungsstellung gewährleistet werden.

Arbeitszeiten

Thema

Erledigt?

Arbeitszeitrekapitulation Kalendarium/Bilanz aufbereiten und kontrollieren

Ausgabe unter Zeit & Leisutng > Arbeitszeitrekapitulation 

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Lohnexport

Export unter Zeit & Leistung > Export > Export Lohn asebis finance

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Absenzen überprüfen

Kontrolle unter Zeit & Leistung / Controlling

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Saldoexport nach Dienstplan überprüfen

Export unter Zeit & Leistung > Export > Export nach Asebis Peps

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Fakturierung

Thema

Erledigt?

Controlling auslaufende Verordnungen durchgeführt

Führen Sie mit etwas Vorlauf die Dossier Kontrolle auf auslauffende Verordnungen aus: Unter Verwaltung > Dossier > Kontrolle... > Ablauf Arztfomular erhalten Sie die Übersicht im von Ihnen definierten Zeitraum über die auslauffenden Verordnungen. Sie verhindern damit, dass bei der Abrechnung keine gültige Verordnung vorliegt.

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Dossierkontrolle durchgeführt

Sie finden hier die Anleitung.

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Alle Leistungen sind erfasst

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Alle Leistungen sind generiert

Führen Sie die Leistungsgenerierung aus unter Zeit & Leistung > Controlling > Leistungen generieren Dossier Pflege.

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Kontrolllauf durchgeführt

Sie finden hier die Anleitung. 

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Warnungen und Fehler bei Freigabe behoben/akzeptiert

Sie finden hier die Liste der möglichen Meldungen. 

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Alle Leistungen freigegeben

Sie finden hier die Anleitung.

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Alle Leistungen fakturiert (Krankenkassen und Klienten)

Prüfen Sie unter Zeit & Leistung mit der entsprechenden Abfrage der Daten, ob alle Leistungen, Artikel, Pasuchalen den Verrechnungsstatus "verrechnet" haben.

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Alle Rechnungen ausgedruckt und versendet

Prüfen Sie den Stand der Leistungen (unter Zeit & Leistung) sowie den Stand der Rechnungen (unter Finanz) mittels Definition der entsprechenden Filter ob noch Leistungen oder Rechnungen in der defniierten Zeitperiode nicht fakturiert/versendet wurden.

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Rechnungen per eFaktura versenden (inkl. Prüfung auf MediData-Portal resp. Ärztekasse-Portal)

Prüfen Sie, ob unter Finanz > eFaktura mit der Eingabe der entsprechednen Filter noch Rechnungen erscheinen und senden Sie diese Rechnungen falls noch vorhanden. 

Prüfen Sie zusätzlich, ob die elektronischen Rechnungen auch auf den nachgelagerten Systemen (MediData oder Ärztekasse) verarbeitet wurden. Dafür melden Sie sich auf dem Portal der MediData oder Ärztekasse an, und prüfen den Status dort.

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Gemeinderechnung/Kantonsrechnung erstellen und versenden

  • Übliche Restfinanzierungsrechnung aus Nexus Spitex mit dem regulären Report/Rechnungslayout: Anleitung
  • ORION: teilw. Gemeinden in Kantonen Zürich/Luzern: Die Beschreibung finden Sie in der folgenden Anleitung. 
  • Kanton Bern: Die Beschreibungen finden Sie je nach Installation unter folgenden Links: falls Sie SaaS/Webfarm Kunde sind, oder wenn Sie eine eigene Infrastruktur nutzen. 

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Alle Rechnungen Verbucht und an Finanz übergeben

Prüfen Sie, ob unter Finanz > Export (mit Eingabe der entsprechnden Filter) noch Rechnungen aufgelistet sind, die nicht verbucht wurden. 
Prüfen Sie nach dem Export unter Finanz > Extras > Protokoll anzeigen, ob alle Rechnungen übergeben werden konnten.

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Alle eFaktura Rückmeldungen verarbeitet

Prüfen Sie, ob unter Finanz > eFaktura > Rückmledungen mit der Eingabe der entsprechednen Filter noch unverarbeitete Rückmledungen erscheinen und bearbeiten Sie diese. 

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In unseren Anleitungen finden Sie die detailierten Abläufe.