Mahnlauf

Mahnlauf

Der Mahnlauf ist darauf ausgelegt sämtliche Offenen Posten selbst mit unterschiedlichsten Mahnverfahren und verschiedenen Mahnstufen in einem einem Durchgang effizient durchzuführen. 

Andererseits besteht aber auch die Möglichkeit mittels vielen Selektionskriterien differenziert für einzelne Mahngruppen, Debitoren oder gar auf Stufe OP’s  Mahnläufe aufzubereiten und durchzuführen.

Die Verfahren richten sich grundsätzlichen an folgenden Kriterien:

1.       dem selektierten Mahnlauftyp (Patman, Matman, übrigeDebitoren, übrigeMahnadresse)

2.       der Debitoren-Mahngruppe

3.       der Mahnadresse-Mahnbriefart (Einzelmahnung = ein Mahnbrief je Rechnung / Sammelmahnung = ein Mahnbrief je Debitor/Mahnadresse)

Der Mahnlauf bietet auch viele Möglichkeiten den Mahnlaufvorschlag vor dem Mahnbriefdruck und dem definitiven Abschliessen des Mahnlaufes mehrfach zu bearbeiten. Mehrere Mahnläufe können parallel in Arbeit gehalten werden und die abgeschlossenen Mahnläufe werden historisiert. Zudem werden die Mahnbriefe auf Wunsch mittels PDF auf jedem einzelnen Posten historisiert, sodass die Mahngeschichte eines Postens jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Mahnlauftyp

Mahngruppen

Um eine differenzierte Behandlung von Debitoren innerhalb des Mahnwesens zu ermöglichen, besteht die Möglichkeit, Mahngruppen zu bilden. Alle wichtigen Elemente des Mahnwesens können pro Mahngruppe festgelegt werden. Die Mahngruppenbildung richtet sich deshalb nach den unterschiedlichen Mahnbedürfnissen von Debitorengruppen (z.B. Auslanddebitoren, Inlanddebitoren, etc.).

Jedem Debitor muss deshalb eine Mahngruppe zugeteilt werden. Bestehen keine differenzierten Mahnverfahren, genügt es, eine allgemeingültige Mahngruppe zu definieren und diese Gruppe allen Debitoren zuzuweisen.

In Mahngruppe werden Absenderadressen, -Referenzangaben, Verzugszins- und Mahngebührverwendung, Mahnstufen mit Mahnbrieftexten  je Stufe/Sprache und Mahngebühren je Stufe festgelegt. Ebenfalls wird die höchste Mahnstufe festgelegt, bis zu welcher automatische gemahnt werden soll.

Die Wirksamkeit der Verzugszins- und Mahngebührverwendung ist vom gewählten Mahnlauftyp im Mahnlauf abhängig.

Debitorenstamm

Jedem Debitor wird eine Mahngruppe zugeordnet und damit das Mahnverfahren allgemein bestimmt.

Vorschlagsmässig ist die Debitorenadresse auch die Mahnadresse. Es können zusätzliche Mahnadressen/Kontakte zugeordnet werden. Rechnungen bzw. Offene Posten können nur auf  zugeordnete Mahnadressen/Kontakte erfasst werden.

Zusätzlich kann die Verwendung von Mahngebühren und Verzugszinsen je Debitor bestimmt werden.  Die Wirksamkeit dessen  ist allerdings vom gewählten Mahnlauftyp im Mahnlauf abhängig.

Mahnadressen

Rechnung (OP)

Auf Rechnungen werden die Mahnstufen geführt.

Das Fälligkeitsdatum (Verfall) eines OP’s bestimmt die grundsätzliche Aufnahme in einen Mahnvorschlag. Dem OP  wird vorschlagsmässig die Vorschlagsmahndresse des Debitorenstammes zugewiesen, welche allerdings gem. erfasster Auswahl im Debitorenstamm geändert werden kann.

Auf Ebene Rechnung kann wiederum die Mahngebühr- und Verzugszinsverwendung definiert werden. Dessen Wirksamkeit macht jedoch nur bei der Mahnbriefart Einzelmahnung Sinn und ist Abhängig vom gewählten Mahnlauftyp im Mahnlauf und der Mahnbriefart (Einzelmahnung/Sammelmahnung) der zugewiesenen Mahnadresse.

Für jeden offenen Posten wird eine Mahnhistory geführt, welche den Mahnverlauf des Postens ausweist. Zudem wird jeder Mahnbrief auf Wunsch mittels PDF archiviert und in der Mahnhistory gespeichert.

Gutschrift, Teilzahlung, Vorauszahlung (Gegenposten OP)

Offene Gutschriften, Teilzahlungen und Vorauszahlungen sind Gegenposten zu Rechnungen. Sie können einer Rechnung zugeordnet werden oder aber ohne Zuordnung geführt werden.

Beim Arbeiten mit dem Mahnlauftyp übrige(Mahnadressen) sollten GU, TZ und VZ  im Minimum eine Mahndresse haben. Einfacher ist es jedoch die Zuordnung zu einer Rechnung zu machen. In diesem Fall wird die Mahnadresse immer automatisch von der Rechnung übernommen und damit ist sichergestellt, dass der Gegenposten mit der Rechnung im gleichen Mahnbrief mit aufgeführt wird.

Mahngebühren

Mahngebühren sind Spesen die für einen Mahnbrief beim Mahnbiefempfänger zusätzlich zu der Summe der angemahnten offenen Posten eingefordert werden sollen.

Mahngebühren können für jede Mahngruppe/Mahnstufe pro Währung festgelegt werden. Bei der Mahnung wird die Mahngebühr für die höchste Mahnstufe des Mahnbriefes angewendet. Ob die Mahngebühr tatsächlich zur Anwendung kommt, hängt letztendlich jedoch von den Schalterstellungen „Mahngebühr verwenden“ der Mahngruppe, dem Debitorenstamm und bei Einzelmahnung auf der Rechnungsebene ab.

Verzugszinsen

Zinskonditionen können im Verzugszinsstamm für Soll- und Habenposten auf der Zeitachse festgelegt werden. Dabei kann festgelegt werden ob der Zins ab Rechnungsfälligkeit oder ab Datum einer bestimmten Mahnung (Erste, Zweite, Dritte Mahnung etc.). berechnet und angewandt werden soll.

Wie bei den Mahngebühren kann ebenfalls dessen letztendlich Anwendung  über die Mahngruppe, den Debitorenstamm und auf Rechnungsebene gesteuert werden.

Mahnbrief

Der Mahnbrief wird im Mahnlauf (Mahnvorschlag) gedruckt.

Ein Mahnbrief wird entweder in Form einer Einzelmahnung (je Rechnung ein Mahnbrief) oder in Form einer Sammelmahnung (je Debitor/Mahnadresse ein Mahnbrief) erstellt. Bestimmt wird dies über den gewählten Mahnlauftyp und die entsprechende Zuweisung der Mahnbriefart auf Stufe Mahnadresse eines Debitors.

Der Mahnbrief kann bei Bedarf durch den Anwender mittels sogenanntem Custom Reporting an die CI Bedürfnisse einer Unternehmung  angepasst werden. Der Mahnbrief-Report ist für jeden Mahnlauftyp getrennt anpassbar.

Bei einem Mahnlauftyp übrige(Mahnadresse) besteht zudem die Möglichkeit ein Mahnbrief mit einem QR-Zahlschein zu erstellen. Dies muss allerdings vorgängig über entsprechende System-Einstellung aktiviert werden und eine Zahlungsverbindung mit den dafür notwendigen QR-Definitionen muss vorhanden sein.

Initialisiert den aktuellen Mahnlauf, um die Kriterien für einen neuen Mahnlauf einzugeben und aufzubereiten.

Speichert den aktuellen Mahnlauf.

Verwirft die Eingaben eines neuen, noch nicht aufbereiteten Mahnlaufes

Löscht den aktuellen Mahnlauf

Zur Zeit keine Funktion

Schliesst das Programm Mahnlauf

Bereitet den Mahnlauf mit den getroffenen Selektionskriterien auf und zeigt die gefundenen Offenen Posten im Mahnlauf-Grid zur Bearbeitung an.

Ist in den Einstellungen Debitorenbuchhaltung die Versandart-Mahnung aktiviert, so erscheint ein zusätzlicher Dialog, worin pro Versandart über zwei Checkboxen "Mahnbrief inkl. PDF Originalrechnung" und "Kopie-Vermerk auf Originalrechnung PDF" gesteuert werden kann, die Originalrechnung mit zu drucken.

Abschliessen schreibt die Mahnstufe und das Mahndatum auf die Rechnungen zurück und der Mahnlauf wird definitiv und unveränderbar abgeschlossen und archiviert.

Mahnlauf

Zur Auswahl stehen abhängig vom Schalter „inkl. abgeschlossene Läufe“ nur die pendenten noch nicht abgeschlossenen Mahnläufe oder die pendenten und die abgeschlossenen Mahnläufe.

Bezeichnung

Bezeichnung des Mahnlaufes.

Zinsen bis

Inkl. abgeschlossene Läufe

Steuert die Auswahl der Mahnläufe im Feld Mahnlauf

Briefdatum

Angabe des Datums, welches im Mahnbrief mit Ort, Datum ausgeben wird.

Zahlungen (Datum)

Datum, welches im Mahnbrief mit dem Hinweis „Zahlungen berücksichtigt bis“ ausgegeben wird.

Mahnbrief-Zahlteil / Zahlungseingang

Mahnlauf-Info

Verfall (Datum)

Rechnungen mit Fälligkeitsdatum (Verfalldatum) >= dem hier angegebenen Verfalldatum werden in den Mahnlauf selektiert.

Wenn eine Rechnung schon einmal gemahnt wurde ist nicht mehr das Fälligkeitsdatum der Rechnung relevant sondern das letzte Mahnbriefdatum + die Verfalltage der Mahnstufe, wie sie in der Mahngruppe festgelegt sind.

Typ

Folgende Mahnlauftypen stehen zur Auswahl:

[x] : Für einen Debitor wird je eine Sammelmahnung pro Auftragsnummer (Fallnummer) erstellt. Dementsprechend werden beispielsweise auf einer Sammelmahnung für die Auftragsnummer 15 nur die Rechnungen/Gutschriften aufgeführt, welche der Auftragsnummer 15 angehören.

[  ] : Für einen Debitor wird eine Sammelmahnung über alle Rechnungen/Gutschriften dieses Debitors erstellt. Unabhängig davon, welche Auftragsnummer (Fallnummer) der Rechnung/Gutschrift zugewiesen ist.

Hinweis:
Diese Checkbox funktioniert nur, wenn der Debitor im Debitorenstamm im Register "Erweiterte Informationen" bei der Mahnadresse auf Mahnbriefart "Sammelmahnung" eingestellt ist. 

Debitor

Nummer von/bis

Debitorennummer

Mahngruppe

Mahngruppe des Debitors

Abteilung von/bis

Abteilung des Debitors

Land/Wrg

Land/Währung des Debitors

Mit Mahnsperre

Mahnsperre des Debitors per Mahnlauf-Verfalldatum

Auch Debitoren mit Minussaldo

Wenn auch Debitoren mit einem Minussaldo aller offenen Posten in den Mahnlauf aufgenommen werden sollen. Der Debitoren-Saldo wird im Mahnlauf-Grid angezeigt (siehe Gridspalte Debisaldo)

Höchste Stufe

Höchste Mahnstufe eines Mahnbriefes

Eine Selektion macht z.B. Sinn, wenn nur Mahnungen für Mahnbriefe mit einer bestimmten Mahnstufe (z.B. Mahnstufe 3) aufbereitet werden sollen.

Beleg

Nummer von/bis

Belegnummer

Extern

Externe Belegnummer des Beleges

Referenz

Referenz des Beleges

Kondition

Zahlungskonditionsnummer des Beleges

Sammelkonto

Sammelkonto des Beleges

Fallnummer

Fallnummer des Beleges

Rechnungsnummer

Patfall-Rechnungsnummer des Beleges (nur Relevant bei der Integration mit der Software Patientenmanagement von Nexus AG)

Mahnstufe

Mahnstufe des Beleges

Mit Mahnsperre

Beleg mit Mahnsperren (Sperrdatum >= Verfall-Datum des Mahnlaufes) werden in den Mahnlauf mitaufgenommen. In der Gridspalte ‚BS‘ wird mittels aktiviertem Schalter angezeigt, ob die Rechnung eine Mahnsperre mit Sperrdatum >= Verfall-Datum des Mahnlaufes gesetzt hat.

ACHTUNG: Es ist möglich, dass Belege mit einer Mahnsperre (BS=X) im Mahnlauf aufscheinen, obwohl der Schalter ‚Mit Mahnsperre‘ deaktiviert wurde. Grund siehe Info-Hinweis neben der Belegselektion: ‚Belegselektionen führen zu Debitorenselektionen. Werden offene Belege mit der getroffenen Selektion gefunden, dann alle Belege des Debitors für die Mahnung selektiert‘

Also auch solche mit Mahnsperren. Allerdings werden die Schalter  „Brief“ und „MS erhöht“ im Mahnlaufvorschlag-Grid für solche Belege nicht aktiviert, damit die Belege im Brief nicht mitgedruckt werden und die Mahnstufe beim Abschliessen nicht erhöht wird.

LSV/Debi direct einschliessen

Einschliessen von Rechnungen, die in einem pendenten, noch nicht verbuchten LSV-Zahllaufes zur Belastung bereitstehen.

Mit GU/TZ/VZ

Gutschriften, Teilzahlungen und Vorauszahlungen als Gegenposten in den Mahnlauf aufnehmen.

mit nicht fälligen Belegen

Nicht fällige Rechnungen in den Mahnlauf aufnehmen. (siehe auch Beschreibung zum Feld Selektion/Verfall)

Mit Belegen mit Minusfallsaldo

Offene Posten können mit sogenannten Fallnummern gespeichert werden (z.B. bei Integrationen mit Patientenmanagement-Software der Nexus AG).

Über die gespeicherten fälligen Beleg-Fallnummern  eines Debitors  wird per Mahnlaufselektion-Verfalldatum eine Fallsaldo pro Fallnummer berechnet und im Mahnlaufgrid angezeigt.

Bei aktiviertem Schalter werden auch  auch Beleg mit einem negativen Fallsaldo in den Mahnlauf aufgenommen.

Bei negativem Fallsaldo besteht ein Guthaben des Mahnbriefempfängers (Debitor) für diesen Fall.

Mit Belegen mit minus Verzugssaldo

Das Feld ist nur bei gewähltem Mahnlauftyp übrige(Mahnadressen) aktiv.

Pro Debitor/Mahndresse/Kontakt wird ein Verzugssaldo über die fälligen Belege per  Mahnlaufselektion-Verfalldatum berechnet und im Mahnlaufgrid angezeigt.

Bei aktiviertem Schalter werden auch  Beleg mit einem negativen Verzugssaldo in den Mahnlauf aufgenommen.

Bei negativem Verzugssaldo besteht ein Guthaben des Mahnbriefempfängers (=Mahnadresse/Kontakt).

Standardselektion

Brief

Zeigt an, ob die Rechnung im Mahnbrief ausgegeben wird oder nicht.

Beispielsweise werden Rechnungen mit Minus-Verzugssaldo in den Mahnlauf aufgenommen aber für den Mahnbriefdruck nicht vorgesehen, wenn der Schalter „auch Belege mit minus Verzugssaldo“ aktiviert wurden.

Der Schalter kann durch den Anwender geändert werden.

MSErhöht

Zeigt an, ob die in Spalte Stufe angezeigt Mahnstufe  eine erhöhte Mahnstufe ist (aktuell gespeicherte Mahnstufe der Rechnung + 1).

Der Schalter kann durch den Anwender geändert werden. Wird er ausgeschaltet wird die Mahnstufe in der Spalte „Stufe“ runtergesetzt.

Stufe

In Abhängigkeit des Schalters MSErhöht wird die Stufe angezeigt:

MSErhöht=Ein: aktuell gespeicherte Mahnstufe der Rechnung
+1
MSErhöht=Aus: aktuell gespeicherte Mahnstufe der Rechnung

Die hier angezeigte Stufe wird mit den [Abschliessen] des Mahnlaufes definitiv auf die Rechnung zurückgeschrieben. Damit gilt die Rechnung mit dieser Mahnstufe definitiv als gemahnt.

Nummer

Debitorennummer

Debitor

Debitoren-Name

D

Debitor. Über diese Grid-Schaltfläche kann der Debitorenstamm direkt geöffnet und bearbeitet werden.

DS

Debitorensperre: Zeigt an, ob im Debitorenstamm eine Mahnsperre per selektiertem Mahnlauf-Verfalldatum gesetzt ist. (siehe auch Feldbeschreibung Selektion/Debitor/mit Mahnsperre)

Mahnadresse

Mahnadresse (Mahnbriefempfänger), welche dem Beleg zugewiesen wurde.

Kontakt

Kontakt der Mahndresse (Mahnbriefempfänger), welche dem Beleg zugewiesen wurde.

Mahnbrief

Mahnbriefnummer

Eine Mahnbriefnummer wird nur beim Mahnlauftyp übrige(Mahnadressen) generiert und angezeigt.

Der Bereich für die Mahnbriefnummer wird in den Mandanten/Einstellungen/Debitorenbuchhaltung festgelegt und sollte sich nicht mit dem Belegnummernkreis von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen überschneiden.

Die Mahnbriefnummer wird einerseits im Mahnbrief selber angedruckt und andererseits in der Referenznummer für den Bereich der Rechnungsnummer des QR-Zahlscheines verwendet, um beim QR-Zahlungseingang die offenen Posten des Mahnbriefes richtig zuzuordnen und automatisiert ausziffern zu können.

BA

Briefart:

Die Briefart wird in der Mahndresse (siehe Debitorenstamm) festgelegt.

Verzugssaldo

Verzugssaldo des Mahnbriefes (Total aller fälligen Posten eines Mahnbriefes, exklusive Mahngebühren und Verzugszinsen)

ESR/QR

Zeigt an, ob mit dem Mahnbrief ein ESR-Einzahlungsschein / OR-Zahlschein gedruckt wird oder nicht. Der ESR-Einzahlungsscheindruck / QR-Zahlscheindruck ist nur beim Mahnlauftyp übrige(Mahnadressen) möglich!

Die Steuerung erfolgt grundsätzlich auf Ebene Mahnstufen in den Mahngruppen.

Für Debitoren in Fremdwährung und Auslanddebitoren werden keine ESR-Einzahlungsscheine / QR-Zahlscheine erstellt.

Gegenposten

Zeigt an, ob ein Gegenposten zum Beleg zugewiesen wurde.

Bei Mahnbriefart E=Einzelmahnung, werden zugewiesene Gegenposten (TZ, VZ, GU) zu einer Rechnung in den Mahnbrief mit aufgenommen. Bei nicht zugewiesenen Gegenposten entsteht ein Minusverzugssaldo. Solche Posten werden also nur in Abhängigkeit des Selektionsschalters „Belege mit minus Verzugssaldo“ in den Mahnlauf aufgenommen.

Beleg

Belegnummer

H-Stufe

Höchste Mahnstufe der Belege eines Mahnbriefes.

Dies ist insbesondere bei Mahnbriefart S=Sammelmahnung wichtig, das die Mahntexte und Mahngebühren des Postens mit der höchsten Mahnstufe zur Anwendung gelangen soll.

Mahngebühr

M-Grp

Zeigt die Mahngruppe gemäss Zuweisung im Debitorenstamm an und steuert das Mahnverfahren für die Rechnung.

Extern

Externe Belegnummer des Beleges

Belegtext

Belegtext

Fallnr

Fallnummer des Beleges.

Offene Posten können mit sogenannten Fallnummern gespeichert werden (z.B. bei Integrationen mit Patientenmanagement-Software der Nexus AG).

Fallsaldo

Über die gespeicherten fälligen Beleg-Fallnummern  eines Debitors  wird per Mahnlaufselektion-Verfalldatum eine Fallsaldo pro Fallnummer berechnet und hier angezeigt.

B

Beleg. Über diese Grid-Schaltfläche kann das Programm Buchungserfassung/Debitoren-Rechnungen direkt geöffnet und der Beleg bearbeitet werden.

BS

Belegsperre: Zeigt an ob die Rechnung eine Mahnsperre per selektiertem Mahnlauf-Verfalldatum gesetzt hat. (siehe auch Feldbeschreibung Selektion/Belege/mit Mahnsperre)

Belegdatum

Belegdatum des Beleges (z.B. Rechnungsdatum)

Verfall

Verfalldatum des Beleges (Fälligkeit)

Betrag

Betrag in Belegwährung (siehe Spalte Wrg)

Verzug

Verzugstage

Abteilung

Abteilung gemäss Debitorenstamm

Mindestbetrag

Mahnung-Mindestbetrag gemäss Mahngruppe

Kreditlimite

Kreditlimite gemäss Debitorenstamm

Lauf

Zeigt an, ob der Beleg bereits in einem anderen pendenten, noch nicht abgeschlossenem Mahnlauf vorhanden ist.  Ist dies der Fall, so ist der Schalter in der Spalte Brief vorschlagsmässig ausgeschaltet, damit nicht aus versehen zweimal ein Mahnbrief für diesen Beleg verschickt wird.

M

Mahnhistory

Über dies Grid-Schaltfläche kann die Mahnhistory des Beleges abgerufen werden.

Gemahnt

Zeigt das letzte Mahndatum des Beleges an.

Das Briefdatum des Mahnlaufes wird beim [Abschliessen] des Mahnlaufes als letztes Mahndatum auf den Beleg zurückgeschrieben.

Wrg

WährungsID des Beleges

Zins von

Datum, ab welchem die Zinstage berechnet wurden.

Zinstage

Zinstage für die Berechnung des Verzugszinses.

Verzugszins

Der Verzugszins ist eine Postenverzinsung.

Verzugszinsberechnung erfolgt aufgrund der zugewiesenen Verzugszinskonditionen im Beleg und die Aktivierung dessen Verwendung in der Mahngruppe und dem Debitorenstamm.

Debisaldo

Saldo aller offenen Posten des Debitors.

Posten mit Minus-Debisaldo werden nur bei entsprechend aktiviertem Selektionsschalter „Auch Debitoren mit Minussaldo“ in den Mahnlauf aufgenommen. Im Fall von Minus-Debisaldo wird der Mahngridschalter „Brief“ ausgeschaltet vorgeschlagen, sodass nicht aus Versehen Mahnbrief an Debitoren mit einem Guthaben verschickt werden.

1

Toolbarfunktion [Neu]

2

Wenn gewünscht, Mahnlaufbezeichnung anpassen

3

Angaben im Bereich Definitionen überprüfen und bei Bedarf anpassen
Siehe auch Mahnlauf - Register Definition

4

Angaben im Bereich Selektion überprüfen und bei Bedarf anpassen
Sieh auch Mahnlauf - Register Selektion

5

Toolbarfunktion  [Aufbereiten]

6

Grid-Daten bearbeiten
- Nicht zu mahnende Posten in  Gridspalte „Brief“ prüfen/anpassen
- Zu mahnende Posten in  Gridspalte „Brief“ prüfen/anpassen

7

Toolbarfunktion  [Speichern]
Ab jetzt ist der Mahnlauf gespeichert und pendent.

8

Bei Bedarf: Toolbarfunktion [Mahnliste]

9

Toolbarfunktion [Mahnbriefe ausdrucken]

10

Mahnliste und/oder Mahnbriefe kontrollieren

11

Wenn alles OK, Toolbarfunktion [Abschliessen] ausführen.
Der Mahnlauf wird damit abgeschlossen und die Mahnstufen werden gemäss Angaben im Mahnlaufgrid und das letzte Mahndatum gem. Mahnlauf-Verfalldatum auf die Rechnungen zurückgeschrieben.