Anleitung Therapie als PDF Nexus / Schweiz Handbuch

Überblick Therapieprozess

Die Therapieplanung hat zum Ziel, in NEXUS / SPITEX Klienten-spezifische Therapien planen zu können. Aus der Planung sollen schliesslich die Einsätze in NEXUS / PEPS verfügbar sowie Lieferaufträge für die Bereitstellung der für die Therapie benötigten Artikel und Medikamente für den Export nach NEXUS / MAWI  bereitgestellt werden.

Die folgende Grafik zeigt eine Übersicht über den Arbeitsprozess und die groben Tätigkeiten pro Applikation.

Medikation

Die Medikation stellt die Grundlage für die weitere Therapieplanung statt. In der Therapie eines Klienten können keine Medikamente verwendet werden, für welche es keinen gültigen Eintrag in der Medikation gibt. Vor der Therapieplanung für einen Klienten muss deshalb jeweils die Medikation basierend auf der ärztlichen Verordnung erstellt und von einem Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung visiert werden werden.

Neues Medikament hinzufügen

Zum Erfassen eines neuen Medikationseintrags kann im Register "Medikamentenliste" im Kontextmenü unter "Neu" gewählt werden.

Im neuen Medikationseintrag sind die folgenden Felder zu befüllen:

• Start: Für jeden Eintrag muss ein Startdatum gewählt werden. 
• Ende: optional
• Medikament: Dies kann aus dem Katalog "Medisliste" entnommen werden.

• Applikationsform
• Medikamententyp

Im Mittelteil kann der Anwendungszyklus "Einmalig", in einem Tages- oder Wochenrhythmus inkl. dem vorgesehenen Wochentag angegeben werden. Mit dem Anwendungszyklus wird definiert, an welchen Daten ein oder mehrere Stück eines Artikels/Medikaments verabreicht wird.

Weiter kann ein Anwendungsmuster aus einer Dropdownliste gewählt werden, sofern die verabreichte Dosis nicht konstant ist. Darunter kann die Dosis angegeben werden. Die Angabe erfolgt immer in Stück. Eine Dosis von 5ml eines Medikaments mit einem Gesamtvolumen von 10ml entspricht somit einer Dosis von 0.5.

Im letzten Teil des Medikationseintrags wird u. A. die Verabreichung eingetragen, welche ebenfalls der ärztlichen Verordnung gleichkommt. Diese wird anschliessend auf den in der Therapieplanung verwendeten Medikamenten angegeben und später an MAWI übermittelt um als Text auf die Medilabels gedruckt zu werden.

Medikation freigeben

Die Medikation muss in der unteren rechten Ecke visiert werden, damit deren Einträge für die Therapieplanung weiterverarbeitet werden können. Die Berechtigung kann Benutzern in Nexus Administration unter "Berechtigungen" erteilt werden.

TPL (Therapieplanung)

Die klientenspezifische Planung einer Therapie erfolgt im Klientendossier im Modul "TPL".

Therapieplanungsprozess grundsätzlich

Ziel der Therapieplanung ist es, Einsatz- sowie Lieferserien im Rahmen einer Therapie eines Klienten zu generieren. Die Einsatzserien (sofern vorhanden) können dann einem Mitarbeiter in Nexus / PEPS zugeteilt werden und die Lieferserien generieren einzelne Lieferaufträge, welche an MAWI übermittelt werden können zur Fristgerechten Auslieferung der zur Therapie benötigten Artikel und Medikamente.

Grundsätzlich kann jedem Klient eine beliebige Anzahl Therapien hinzugefügt werden. Für jede Therapie kann ein oder mehrere Artikel hinzugefügt werden. Aus einer Therapie ergeben sich unter Umständen Einsatz-, sicher aber eine oder mehrere Lieferserien.

Die Parameter der Einstatz- und Lieferserien werden durch die Konfiguration der einzelnen Artikel, welche Bestandteil der Therapien sind, bestimmt. Die Konfiguration bestimmt, in welchen Zyklen die Artikel und Medikamente verabreicht und geliefert werden, welche Liefermengen versendet werden, und ob für die Therapie überhaupt Einsätze anfallen oder ob der Klient die Artikel/Medikamente in Selbstanwendung verwendet.

Ist die Konfiguration abgeschlossen, lassen sich, basierend auf der Konfiguration der Artikel, Einsatz- und Lieferserien generieren. Wenn Einsatzserien anfallen, stehen diese in Nexus / PEPS zur Verfügung um für einen Mitarbeiter eingeplant zu werden. Lieferserien, welche an die Mitarbeitenden geschickt werden, werden durch die Einsatzplanung mit den Lieferadressen der jeweiligen Mitarbeiter komplettiert.

Sind alle nötigen Parameter auf den Artikeln konfiguriert und - falls nötig - Einsätze eingeplant, können die Lieferserien in der TPL freigegeben werden, wodurch einzelne Lieferaufträge anschliessend im Bereich Zeit und Leistung > Therapie für den Export nach MAWI  verfügbar gemacht werden.   

Abbildung: Therapieplanung für einen fiktiven Klienten.

Therapie hinzufügen 

Eine neue Therapie wird einem Klienten in dessen Klientendossier unter TPL mittels "Neue Therapie" im Kontexmenü hinzugefügt.

Es öffnet sich das Fenster "Neue Therapie", in welchem eine Therapie konfiguriert werden kann. Die Maske besteht aus den folgenden Feldern:

Konfiguration von einzelnen Artikeln

Die Konfiguration einzelner Artikel in der Tabelle (siehe "Therapie hinzufügen", Artikeltabelle) definiert die Parameter für die aus der Therapie entstehenden Einsatz- und Therapieserien. Die Maske besteht aus den folgenden Feldern:

Komplexe Therapien abbilden

Bei der Konfiguration von Artikel können die Applikations- sowie Lieferzyklen gewählt werden, woraus sich jeweils eine Einsatz- und Lieferserie ergibt. Haben mehrere Artikel denselben Applikationszyklus, werden diese in derselben Einsatzserie (falls Einsätze relevant sind) abgedeckt. Grundsätzlich kann bei einer erstellten Therapie (siehe Therapie hinzufügen) jedoch pro Artikel eine eigene Einsatz- sowie Lieferserie erstellt werden. 

Bei komplexen Therapiemustern, bspw. mit mehreren, abwechselnden Pflegefachpersonen, ist jedoch die Empfehlung, mehrere Therapien anzulegen. Es können so pro Termin (und damit pro Pflegefachperson) jeweils die Startdaten für Einsatz und Lieferung, sowie die gewünschte Lieferadresse korrekt konfiguriert werden. Zudem ist bei einer Anpassung der Therapie jeweils lediglich eine von mehreren Einsatz- bzw. Lieferseieren betroffen.

Der in der Medikation angegebene Anwendungszyklus kann in der Therapie übersteuert werden, sodass solche Therapien abgebildet werden können.

Logik der Lieferdatenberechnung erklärt

Im Rahmen der Therapieplanung werden mit den Verabreichungsdaten auch die Lieferdaten generiert. Das Ziel ist, die es, die benötigten Artikel (Medikamente) genug früh am korrekten Ort zu haben. Im folgenden wird erklärt, auf welcher Basis die Berechnung der Lieferdaten zustande kommt.

Normaler Fall (ohne zusätzliche Einstellungen)

Für die Berechnung der Lieferdaten pro Artikel werden grundsätzlich (d. h. ohne zusätzliche Einstellungen) die folgenden Kriterien herangezogen:

• Therapiestart bzw. der entsprechende Wochentag (definiert auf der Therapie in TPL). Dies ist gleichbedeutend mit dem ersten Verabreichungsdatum.
• Definierter Wochentag der Lieferung (definiert auf dem Artikel in TPL)
• Die minimale Vorlaufzeit einer Lieferung (definiert für die jeweilige OE in Nexus Administration > Therapie > "Vorlaufzeit Lieferaufträge (Tage)") 

Die minimale Vorlaufzeit garantiert immer diese Anzahl Tage als Puffer zwischen dem Lieferdatum und dem Einsatzdatum des Artikels. Zusätzlich zur Pufferzeit kommt unter Umständen die Wochentags-Differenz, da die Lieferungen jeweils am gewünschten Wochent stattfinden sollen. Das heisst, Lieferungen werden grundsätzlich (d. h. ohne zusätzliche Einstellungen) auf den am nächsten am Verabreichungstag gelegenen Liefer-Wochentag vor der Anwendung des Artikels angesetzt, der noch die minimale Vorlaufzeit garantiert. 

Bild zu Beispiel 1:

Zudem muss berücksichtigt werden, wie frühzeitig die Therapieplanung vorgenommen wird. Wenn das berechnete Lieferdatum bereits zurückliegt, wird die Lieferung mit dem Lieferstatus "manuell" versehen. Diese Lieferung kann nicht mit der gewünschten Vorlaufzeit oder dem gewünschten Liefer-Wochentag versendet werden. Sie bedarf spezieller Aufmerksamkeit und muss vor der Übermittlung nach MAWI noch manuell bearbeitet werden.

Somit kommt ein weiteres relevantes Kriterium zur Generierung der Lieferdaten hinzu: 

• Das aktuelle Datum zum Zeitpunkt der Therapiekonfiguration 

Bild zu Beispiel 2:

Alle weiteren Lieferung der Lieferserie eines Artikels finden im Anschluss basierend auf dem angegebenen Lieferzyklus statt.

Spezialfälle mit separatem Lieferstartdatum

In der Therapiekonfiguration können neben dem Therapiestartdatum auch noch Lieferstartdaten pro Lieferadresstyp erfasst werden. Dieses steht in Zusammenhang mit der Einstellung "Vordefinierte Lieferdaten". Dieser Spezialfall bezieht sich darauf, wenn für den  auf dem Artikel gewählten Lieferadresstypen das Flag "Vordefinierte Lieferdaten" nicht gesetzt ist. Das heisst, dass für diesen Typen grundsätzlich keine vordefinierten Lieferdaten feststehen.

Wenn das Lieferstartdatum bei der Konfiguration der Therapie aber dennoch gesetzt wird, gilt dieses Datum ausschliesslich für die erste Lieferung. Alle weiteren Lieferdaten der Lieferserie werden gemäss den gängigen Berechnungensregeln generiert. 

Spezialfälle mit vordefinierten Lieferdaten

In der Therapiekonfiguration können neben dem Therapiestartdatum auch noch Lieferstartdaten pro Lieferadresstyp erfasst werden. Dieses steht in Zusammenhang mit der Einstellung "Vordefinierte Lieferdaten". Dieser Spezialfall bezieht sich darauf, wenn für den auf dem Artikel gewählten Lieferadresstypen das Flag "Vordefinierte Lieferdaten" gesetzt ist. Das heisst, dass für diesen Typen vordefinierte Lieferdaten feststehen, welche jeweils am selben Wochentag in einem regelmässigen Rhythmus und vollkommen autonom zur Therapieplanung stattfinden (Bspw. wenn ein Kurier eine Pflegefachperson regelmässig für sämtliche Therapien beliefert).

Wenn das Lieferstartdatum bei der Konfiguration der Therapie sowie der Flag "Vordefinierte Lieferdaten" gesetzt sind, so findet die erste Lieferung zum angegebenen Lieferstartdatum statt. Alle darauffolgenden Lieferungen der Lieferserie finden ausgehend vom angegebenen Lieferstartdatum im Abstand des angegebenen Lieferzyklus' statt.

Aggregation von Lieferungen

Die Lieferungen mehrerer Artikel (Medikamente), welche derselben Therapie angehören, werden in eine Lieferserie aggregiert, wenn diese

• denselben Lieferzyklus sowie
• denselben Lieferadresstypen haben.

Therapie generieren

Sobald alle Artikel konfiguriert sind sowie die weiteren benötigten Angaben auf einer Therapie gemacht sind, ändert der Planungsstatus der Therapie von "Unvollständig" zu "Vollständig". Das bedeutet, die Therapie kann jetzt "generiert" werden. Das heisst, die Einsätze sowie Lieferaufträge der Therapie werden erstellt und die Therapie kann im Fenster "Liefertermine / Einsätze" (vgl. Anzeige aller Therapien) angezeigt werden. Um die Therapie zu generieren, muss im Fenster "Neue Therapie" auf den Knopf "Therapie generieren" geklickt werden.

Anzeige aller Therapien

Aus der Therapieplanung ergeben sich Lieferaufträge sowie (bei Artkieln, die nicht in Selbstanwendung verabreicht werden) Einsätze. Die Details zu den einzelnen Therapien werden anhand der Verabreichungsdaten in der unteren Hälfte "Lieferterminte / Einsätze" des Fensters "TPL" angezeigt. Damit die Therapien jedoch angezeigt werden, muss jeweils das Flag "Übersicht" bei den gewünschten Therapien angewählt werden und unten im Fenster "Liefertermine / Einsätze" auf "Aktualisieren geklickt werden.

Die Anzeige der Therapien geschieht anhand der Verabreichungsdaten. Bei nicht-selbstverabreichenden Therapien kommt das Verabreichungsdatum dem Einsatzdatum gleich.

Zu den Verabreichungen werden jeweils die folgenden Details mitgeliefert:

Es steht anschliessend eine hierarchische sowie eine flache Ansicht zur Auswahl.

Hierarchische Ansicht

Die hierarchische Übersicht besteht auf drei Ebenen:

• Ebene der Einsätze
• Ebene der zum jeweiligen Einsatz gehörenden Lieferungen. Eine Lieferung kann dabei mehreren Einsätzen zugewiesen sein.
• Der zu den jeweiligen Lieferungen gehörenden Artikel. Ein Lieferauftrag kann mehrere Artikel beinhalten.

Die hierarchische Übersicht eignet sich mehr für Therapien mit Einsätzen. Denn sollten keine Einsätze anfallen, wird in der ersten Hierarchieebene die Lieferdaten anstelle der Einsatzdaten angezeigt. 

Flache Ansicht

Die Flache Ansicht zeigt eine Zeile pro Anwendungsdatum jedes Artikels - egal ob der Artikel selbstverabreichend ist oder für einen Einsatz der Pflegefachperson benötitgt wird. In jeder Zeile wird auch ausgewiesen, mit welchem Lieferauftrag der Artikel versendet wird. Damit eignet sich die flache Ansicht insbesondere für Therapien ohne Einsätze. Im Rahmen der Grid-Konfiguration können die Zeilen denn auch wunschgemäss nach Einsätze, Lieferungen oder Daten gruppiert werden.

Erklärung des Planungsstatus

Erst nachdem der Planungsstatus für jeden Artikel abgeschlossen wurde, kann die Therapie generiert und deren Ereignis-, Besuchs- und Entbindungsnachweise erstellt werden („Therapie generieren“). Dies ist jedoch nicht (immer) das Ende der Therapieplanung, da die Einsatzdaten mit den Planungsdaten aus PEPS ergänzt werden müssen (vgl. Einsatzplanung in PEPS). Aus diesem Grund muss es auch einen Planungsstatus für (Besuche und) Lieferungen, um zu verfolgen, ob die Planung der Einsätze in PEPS abgeschlossen ist und ihre Lieferungen zur Freigabe bereit sind. Daher wird der Planungsstatus von jedem Besuch und jedes Lieferauftrags verfolgt.

Nachdem die Besuche in PEPS eingeplant und die Daten zur Vervollständigung der Lieferadresse wieder in Spitex importiert wurden, ändert sich deren Planungsstatus auf «Vollständig». Alle Lieferdatensätze ohne Einsatz (Selbstanwendener) müssen nicht durch zusätzliche Daten aus PEPS ergänzt werden. Daher wird der Planungsstatus dieser Lieferungen automatisch auf „Vollständig“ gesetzt, nachdem die Therapie generiert wurde.

Erklärung des Freigabestatus

Für Details zur Freigabe, siehe Freigabe Therapie.

Erklärung des Lieferstatus

Anders als beim „Planungsstatus“ und „Freigabestatus“ wird der „Lieferstatus“ nicht für die Artikel oder die Therapie gesetzt, sondern nur für jeden Lieferauftrag. Die Lieferabwicklung im Modul „Therapie“ ist die Quelle dieses Status. Besuche ändern ihren Status entsprechend ihrer zugehörigen Lieferungen (dieselbe Lieferung für möglicherweise mehrere Ereignisse/Besuche).

Einsatzplanung in PEPS

Generierte Therapien (vgl. Therapie generieren) können im Fenster "Liefertermine / Einsätze" angezeigt werden (vgl. Anzeige aller Therapien). Damit sind die Lieferaufträge der Therapie aber noch nicht zwingend bereit zur Übermittlung an MAWI um ausgeliefert werden zu können. Falls für die Verabreichungen (nicht-selbstanwendende Artikel) ein Besuch einer Pflegefachperson nötig ist, müssen zuerst noch die Einsätze in PEPS eingeplant werden. Für die Vervollständigung der Lieferaufträge ist das wichtig, denn nur nach dem Einplanen der Einsätze für eine bestimmte Pflegefachperson wird klar, an welche Lieferadresse die Lieferaufträge im Falle des Lieferadresstyps "Pflegefachperson" gesendet werden müssen.

Das Planen der Einsätze geschieht wie folgt:

• Therapie generieren in Spitex: Falls eine Therapie Artikel enthalten, die nicht in Selbstanwendung verabreicht werden können, fallen Einsätzen an. Sofort ab dem Generieren der Therapie, stehen anschliessend (ab dem Tag, an welchem der erste Einsatz gem. dem automatischen Generieren anfallen sollte) in PEPS im Reiter "Therapie" die Einsatzserien bereit zur Einplanung. 

• Einplanen in PEPS: Mit einem Doppelklick auf die Einsatzserie im Reiter "Therapie" in PEPS kann diese einer Pflegefachperson zugeteilt werden. Die Einsatzserie kann anschliessend gem. den gängigen PEPS-Möglichkeiten angepasst werden. Es können somit auch Ausnahmen aus einer Serie generiert werden.
• Import der PEPS Daten ins Spitex: Anschliessend müssen die Daten aus dem PEPS wieder zurück ins Spitex importiert werden. Dies geschieht über Nacht automatisch. Es kann aber auch manuell ausgelöst werden über den Knopf "PEPS Import" in der TPL. Mit dem Import werden die fehlenden Daten der Therapien vervollständigt. Das heisst, es werden, wo nötig, die Pflegefachpersonen auf den Einsätzen und damit die Lieferadressaten der jeweiligen Lieferaufträge ergänzt. 

Freigabe einer Therapie

Sobald bei einer Therapie der Planungsstatus auf "Vollständig" gesetzt ist, ist die Therapie bereit zur Freigabe. Die Freigabe bewirkt, dass die Lieferaufträge dieser Therapie im Modul "Therapie" verfügbar zum Export nach MAWI gemacht werden. Die Freigabe wird mit dem Knopf "Freigabe" im Kontextmenü auf der Therapie gemacht.

Nach der Freigabe wechselt der Freigabestatus zu "Freigegeben".

Erfolgen Konfigurationsänderungen auf einer bereits freigegebenen Therapie, so wird der Freigabestatus wieder zurückgesetzt und die Therapie muss im Anschluss neu freigegeben werden.

Modul Therapie

Im Modul "Therapie" unter dem Pfad Zeit & Leistung > Therapie werden die Lieferaufträge sowie der Bedarf für anstehende Lieferungen an MAWI übermittelt.

Modul Therapie - Register Lieferungen

Im Register Lieferungen des Moduls Therapie werden sämtliche Lieferaufträge für die gewünschte Zeit (Einstellungen "Datum von" sowie "Datum bis"), welche für bereits freigegebene Therapien (vgl. Freigabe Therapie) anstehen, angezeigt.

Filtereinstellungen Lieferaufträge

Im Reiter Lieferungen des Moduls Therapie stehen die nachfolgenden Filteroptionen zur Verfügung, um die Lieferaufträge zu filtern:

Einzelne Filtereinstellungen können miteinander kombiniert werden.

Anzeige Lieferaufträge

In der Tabelle "Lieferaufträge" werden die anstehenden Lieferaufträge gem. den obigen Filtereinstellungen (vgl. Filtereinstellungen Lieferaufträge) angezeigt.

Liefertermin prüfen

Die Liefertermine müssen vor dem Versand mit dem Empfänger der Lieferung gegengeprüft werden um sicherzustellen, dass die Ware entgegen genommen werden kann. Wenn ein Lieferauftrag geprüft wurde, kann dieser als "geprüft" markiert werden und es ändert sicher der Status der Lieferung zu "Geprüft". Dieser Status ist eine Voraussetzung für ein erfolgreiches Durchlaufen des Kontrolllaufs (vgl. Kontrolllauf). Ein Lieferauftrag kann im Kontextmenü mit dem Knopf "Liefertermin geprüft" als geprüft markiert werden.

Kontrolllauf

Jeder Lieferauftrag muss erfolgreich einen Kontrolllauf durchlaufen, damit er nach MAWI exportiert werden kann. Der Kontroll lauf kann in der Kopfzeile angewählt weden.

Im Fenster Kontrolllauf können die Lieferaufträge, die geprüft werden sollen, mit Filteroptionen eingeschränkt werden. Die Filteroptionen decken sich dabei mit den Filteroptionen aus dem Reiter "Lieferungen" (vgl Filtereinstellungen Lieferaufträge).

Im Fenster "Lieferaufträge" werden nach dem Kontrolllauf Warnungen ausgegeben für jene Lieferaufträge, die den Kontrolllauf nicht erfolgreich überstanden haben und noch angepasst werden müssen. Folgende Punkte müssen erfüllt sein, damit die Lieferaufträge den Kontrolllauf erfolgreich bestehen:

• Liefertermin muss geprüft sein.  
• Freigabestatus muss "Freigegben" sein
• Der Wochentag des Lieferdatums muss mit den Angaben auf dem Empfänger übereinstimmen 

Lieferaufträge Exportieren

Wenn ein Lieferauftrag den Kontrolllauf erfolgreich durchlaufen hat, kann die Lieferung nach MAWI exportiert werden. Dazu muss der Status der Spalte Kontrolllauf auf "Kontrolliert" gestellt werden. Dann können die Lieferaufträge ausgewählt und mit "Lieferungen übermitteln" an MAWI übermittelt werden.

Lieferaufträge manuell erfassen

Sollten neben den automatisch generierten Lieferaufträge auch manuelle Lieferungen erfasst werden, kann im Register "Lieferungen" im Kontextmenü in der Anzeige der Lieferaufträge mit dem Knopf "Lieferauftrag hinzufügen" manuell ein Lieferauftrag hinzugefügt werden.

Es öffnet sich ein Fenster um die Details des Lieferauftrags zu erfassen:

• Klient: kann aus der Liste aller erfassen Klienten aus dem Dossier Pflege gewählt werden.
• Lieferdatum: Datum, an welchem der Lieferauftrag ausgeführt werden soll.
• Therapie: hier stehen sämtliche Therapien des zuvor gewählten Klienten zur Auswahl. Jeder Lieferauftrag muss einer Therapie und damit einer Medikation zugeordnet werden können.
• Lieferadresse Typ: Hier wird Klient, Pflegefachperson oder Arzt gewählt. Dies definiert standardmässig auch die Lieferadresse.
• Lieferadresse: Die Lieferadresse kann aber auch mit irgendeiner, in der Anwendung erfassten Adresse übersteuert werden.
• Artikel: Im Fenster Artikel können dem Lieferauftrag sowohl Artikel als auch Medimente hinzugefügt werden.
• Bemerkung: Hier kann eine Bemerkung für das MAWI Team mitgegeben werden.

Modul Therapie - Register Bedarf

Im Register Bedarf kann der Bedarf übermittelt werden. Der Bedarf setzt sich aus den Artikeln und deren jeweiligen Liefermengen der für den ausgewählten Zeitraum vorgesehen Lieferaufträgen zusammen. Für den Bedarf werden alle Artikel vom selben Typ zu einer Zeile zusammengefasst und übermittelt. 

Konfiguration in der Administration

Konfiguration von Artikeln

In der Administration im Katalog "Artikel" können mit der Lizenz "Therapie" zusätzliche Felder konfiguriert werden. So können die Artikelstammdaten aus MAWI in Spitex Administration mit weiteren relevanten Daten angereichert werden.

Konfiguration von Therapien

In der Administration im Katalog "Therapie" können Therapien gebildet werden. Einer Therapie könne verschiede Artikel aus dem Katalog Artikel hinzugefügt werden. Die Therapien stehen in der TPL bei der Therapieerfassung dann als vorbereitete Therapien zur Verfügung, die dann nur noch auf die Bedürfnisse der Klienten angepasst werden muss

Konfigurationen für Berechnung der Lieferdaten

In Administration > Therapie können die folgenden Konfigurationen zur Therapieplanung vorgenommen werden:

Daneben kann in Administration > Kataloge > "Lieferadressen" auf einem der Lieferadresstypen das Flag "Vordefinierte Lieferdaten" angewählt werden.