Für die Selektion und Bewertung gibt es zwei grundsätzliche Herangehensweisen:

• Der Einstieg über den Fall (individuelle Fakturierung)
• Der Einstieg über die Faktura-Selektion (halb-/ automatische Fakturierung)

Je nach Ausgangslage und UseCase ist entweder der eine, oder der andere Weg die optimale Lösung. Folgend sind diese beiden Varianten genauer beschrieben.

Automatische- und Halbautomatische Jobs

Automatische- und halbautomatische Jobs werden verwendet, um eine grössere Anzahl von Fällen gleichzeitig – in einem Job – zu fakturieren. Im Gegensatz zur Individuellen Fakturierung werden hier die Fälle nach Selektionskriterien gesucht und in einem Job zusammengezogen. Je nach Job-Typ erfolgt die Verarbeitung / Bewertung dann automatisch, oder eben halbautomatisch.

• Wird bei der täglichen / wöchentlichen / monatlichen Fakturierung verwendet, um die grosse Masse an Fällen abzurechnen.

Fall- / Fakturaselektion

Um einen automatischen- oder halbautomatischen Job zu starten, beginnt man im Reiter «Fakturierung» (1) …
Dort wählt man in der Navigation «Selektion» (2) …
… und landet anschliessend direkt auf der Fakturaselektions-Maske (3), wo die Fakturierung startet:

Hier hat man die Möglichkeit, umfangreiche Selektionskriterien für den Fakturalauf einzugeben.
Man startet, indem man zuerst die Kriterien für den Fakturjob auswählt und eingibt.

Folgend eine kurze Zusammenfassung und Erklärung der einzelnen Felder:

Anschliessend können die Fälle anhand der Auswahlkriterien auf der rechten Seite selektiert werden. Diese können entweder komplett von Hand eingegeben werden…

(Beispiel)

…oder man verwendet sogenannte Selektionsprofile:

Sobald ein Selektionsprofil ausgewählt wurde, werden alle Selektionskriterien automatisch anhand der Vorlage abgefüllt.

• Die Selektionsprofile können individuell pro Kunde erstellt und gepflegt werden!

Nachdem die Job-Daten, sowie die Selektionsdaten ausgewählt wurden, kann der Job mit dem Icon „Fakturierung starten" gestartet werden:

Daraufhin wird die Information ausgegeben, mit welcher Jobnummer der Job gestartet wurde:

Im Anschluss landet man automatisch auf der Maske des Fakturjobs, welcher gleichzeitig mit der Verarbeitung begonnen hat:

Verarbeitung / Bewertung

Nachdem der Fakturjob gestartet wurde, werden nach den angegebenen Selektionskriterien die Fälle im Job zusammengesucht und je nach Job-Typ mit der Bewertung gestartet.

• Währenddessen kann in der Applikation weitergearbeitet werden, da die Job-Verarbeitung im Hintergrund verläuft!

ACHTUNG: Die Fakturjob-Maske wird NICHT automatisch aktualisiert!

-> Wenn man den Fortschritt des Jobs beobachten will, kann man wiederholt auf den «aktualisierten»-Button klicken, um damit den jeweils aktuellen Stand des Jobs abzurufen.
-> Auf der Suchmaske wird bei jeder neuen Suchanfrage der aktuelle Stand angezeigt
Sobald der Job die gewünschten Fälle selektiert hat, bemerken wir den Unterschied zwischen der automatischen- und der halbautomatischen Verarbeitung der Fakturjobs:

• Bei der halbautomatischen Verarbeitung bleibt der Job nach der Selektion der Fälle auf dem Status «Wartet auf Bewertung» stehen, und der Benutzer muss manuell die Bewertung anstossen.
• Bei der automatischen Verarbeitung werden die Fälle direkt nach der Selektion bewertet, ohne dass der Benutzer eingreifen muss!

Halbautomatischer Job

Nach der Selektion der Fälle steht der Halbautomatische Job auf dem Status «initok» und wartet darauf, dass der Benutzer die Bewertung manuell startet.

• Dies hat den Vorteil, dass man erst die selektierten Fälle überprüfen kann, und je nach dem bereits vor der Bewertung noch einige Fälle aus dem Job ausschliessen kann.

Wenn man für die Bewertung bereit ist, kann man diese über «Fakturierung fortsetzen» starten:

• Ab dem Zeitpunkt der Bewertung verhalten sich die halbautomatischen und die automatischen Jobs gleich.

Fertig für Abschluss

Sobald der Job mit der Bewertung der Fälle abgeschlossen ist, werden automatisch die zugehörigen Listen (Vorliste, Fehlerliste, Warnliste) generiert, und der Job erhält den Status „Fertig für Abschluss":

Damit ist er bereit für die Kontrolle.

• Achtung! Fälle, welche bei der Bewertung auf einen Fehler laufen, werden automatisch aus dem Job entfernt und erscheinen auf der Fehlerliste!

Suche nach Fakturjobs / Fakturjob-Liste

Um einen zuvor erstellten Fakturjob anzuschauen / zu bearbeiten, wählt man im Reiter «Fakturierung» (1) den Navigation-Eintrag «Fakturjob-Liste» (2). Daraufhin öffnet sich die Suchmaske für Fakturjobs (3).
In diese hat man die Möglichkeit nach dem entsprechenden Fakturjob zu suchen:

In der Fakturjob-Suche wird standardmässig nach allen Jobs der letzten 30 Tage gesucht, je nach Kundenwunsche kann man selbstverständlich weitere Kriterien zu diesem Hinzufügen. Jedoch eigenet es sich, die Liste als «TODO-Liste» zu verwenden, um zu sehen welche Fakturjobs noch offen / zu Bearbeiten sind.

Individuelle Jobs

Jeder Fall kann nebst der automatischen Abrechnung auch einzeln / individuell fakturiert werden.

• Wird bei Spezialfällen oder Einzelfakturen angewendet

Das genaue Vorgehen dabei ist in den nächsten Kapiteln beschrieben.

Individuelle Jobs erstellen

Einzelne Fälle können auch direkt aus dem Fall heraus fakturiert werden. Hierbei findet die Bewertung des Falles direkt auf dem Client des Benutzers statt und das Ergebnis kann direkt am Bildschirm kontrolliert werden. Hierfür muss in der Fallmaske der Button Fall Fakturieren gewählt werden:

Anschliessend können die Rechnungsart, der Drucker, sowie weitere Kriterien wie Stichdatum / Buchungsdatum und ein Freitext / Bemerkung ausgewählt / angegeben werden. Um den Job zu starten, anschliessend einfach auf «Fakturierung starten» klicken:

Direkt im Anschluss öffnet sich ein kleines Fenster, was darauf hinweist, dass die Bewertung gestartet ist:

Achtung! Während der Bewertung ist diese Session blockiert!

Sobald die Bewertung durchgelaufen ist, erscheint das «Vorfaktur»-Fenster, welches das Bewertungsergebnis zeigt. Dieses kann entweder angeschaut und geprüft werden, oder man geht einen Schritt weiter und erstellt aus dem bisher «provisorischen Job» einen «definitiven Job», indem man die «Fakturierung fortsetzt»:

Nach dem Bestätigen mit «Ja» steht man Anschliessend direkt auf dem Fakturjob. Dieser sieht nun genau gleich aus wie ein automatischer Job, mit dem Unterschied, dass der Job-Typ «individuell» ist:

Dadurch dass wir den Job «individuell» erstellt haben, wurden noch keine Vorlisten erstellt. Dies können wir aber ganz einfach nachholen indem wir in der Toolbar unter «Dokumente erstellen» den Eintrag «Vorliste erstellen» wählen:

Anschliessend ist der Job bewertet, die Vorlisten erstellt und bereit zur Kontrolle. Ab diesem Zeitpunkt verläuft der weitere Prozess gleich wie bei den anderen Job-Typen.