Kurzanleitung

Fakturierung / Abrechnung:Basis-Funktionen

Inhalt
1 Fakturierungsablauf - Einleitung
1.1 Fakturjobs (Typen) / Generell
1.1.1 Stichdatum
1.1.2 Startdatum
1.1.3 Buchungsdatum
2 Selektion und Bewertung
2.1 Automatische- und Halbautomatische Jobs
2.1.1 Fall- / Fakturaselektion
2.1.2 Verarbeitung / Bewertung
2.1.3 Fertig für Abschluss
2.2 Suche nach Fakturjobs / Fakturjob-Liste
2.3 Individuelle Jobs
2.3.1 Individuelle Jobs erstellen
3 Kontrolle / Prüfung
3.1 Kontrolllisten
3.2 Vorliste (Bewertungsjournal)
3.3 Fehlerliste
3.4 Warnliste
3.5 Fälle aus einem Job löschen / Fakturajobs löschen
4 Verbuchung und Abschluss
4.1 Verbuchung
4.2 Rechnungen drucken – Stapel
4.3 Rechnungen drucken – Einzeln
4.4 Elektronischer Rechnungsversand

Fakturierungsablauf - Einleitung

Fakturjobs (Typen) / Generell

In der Fakturierung können für Fälle Zwischen-, Schluss- und Nachtragsrechnungen erstellt, sowie bereits erstellte Fakturen storniert werden. Um einen Fall abrechnen zu können, muss dieser immer einem Fakturjob zugeordnet werden. Hierfür gibt es insgesamt fünf Fakturjob-Typen.
Für die Basis-Funktionalität beschränken wir uns auf die Automatischen-, Halbautomatischen-, sowie Individuellen Jobs (unten grün gekennzeichnet):

Mit allen fünf Jobtypen können Fälle fakturiert werden. Die Fakturierung erfolgt in zwei Schritten. Im Rahmen der Vorfakturerstellung wird der Fall bewertet und das Ergebnis zur Kontrolle bereitgestellt. An dieser Stelle kann die Bewertung des Falles aus dem Stapel ausgeschlossen werden, um das Ergebnis manuell zu korrigieren.
Im zweiten Schritt wird der bewertete Fall fertig fakturiert. Hier erfolgt die Verbuchung und Rechnungserstellung des Falls. Dieser Schritt kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Nach diesem Schritt ist eine Stornierung des Falles notwendig, bevor dieser korrigiert und erneut bewertet werden kann.

Stichdatum

Das Stichdatum bestimmt bis zu welchem Datum die Leistungen eines Falles fakturiert werden. Eine Zwischenrechnung für einen offenen Fall mit Stichdatum 31.01.2016 selektiert nur Leistungen mit einem Erbringungsdatum vor oder am 31.01.2016. Leistungen nach diesem Datum werden von der Fakturierung nicht eingeschlossen.

Startdatum

Das Startdatum bestimmt den Zeitpunkt zu dem der Fakturjob mit der Verarbeitung beginnt.

Buchungsdatum

Das Buchungsdatum bestimmt die Buchungsperiode in welche der Fall im Finanzsystem verbucht wird.

Selektion und Bewertung

Für die Selektion und Bewertung gibt es zwei grundsätzliche Herangehensweisen:

• Der Einstieg über den Fall (individuelle Fakturierung)
• Der Einstieg über die Faktura-Selektion (halb-/ automatische Fakturierung)

Je nach Ausgangslage und UseCase ist entweder der eine, oder der andere Weg die optimale Lösung. Folgend sind diese beiden Varianten genauer beschrieben.

Automatische- und Halbautomatische Jobs

Automatische- und halbautomatische Jobs werden verwendet, um eine grössere Anzahl von Fällen gleichzeitig – in einem Job – zu fakturieren. Im Gegensatz zur Individuellen Fakturierung werden hier die Fälle nach Selektionskriterien gesucht und in einem Job zusammengezogen. Je nach Job-Typ erfolgt die Verarbeitung / Bewertung dann automatisch, oder eben halbautomatisch.

• Wird bei der täglichen / wöchentlichen / monatlichen Fakturierung verwendet, um die grosse Masse an Fällen abzurechnen.

Fall- / Fakturaselektion

Um einen automatischen- oder halbautomatischen Job zu starten, klickt man in der Fakturajob Suche (Mini) auf «Neuer (halb)automatischer Job».

Anschliessend kommt man direkt in die Selektion:


Hier hat man die Möglichkeit, umfangreiche Selektionskriterien für den Fakturalauf einzugeben.
Man startet, indem man zuerst die Kriterien für den Fakturjob auswählt und eingibt.
Folgend eine kurze Zusammenfassung und Erklärung der einzelnen Felder:

Anschliessend können die Fälle anhand der Auswahlkriterien auf der rechten Seite selektiert werden. Diese können entweder komplett von Hand eingegeben werden…

(Beispiel)
…oder man verwendet sogenannte Selektionsprofile:

Sobald ein Selektionsprofil ausgewählt wurde, werden alle Selektionskriterien automatisch anhand der Vorlage abgefüllt.

• Die Selektionsprofile können individuell pro Kunde erstellt und gepflegt werden!

Nachdem die Job-Daten, sowie die Selektionsdaten ausgewählt wurden, kann der Job mit dem Icon „Speichern" gestartet werden.
Daraufhin wird die Information ausgegeben, mit welcher Jobnummer der Job gestartet wurde:

Im Anschluss landet man automatisch auf der Maske des Fakturjobs, welcher gleichzeitig mit der Verarbeitung begonnen hat:

Verarbeitung / Bewertung

Nachdem der Fakturjob gestartet wurde, werden nach den angegebenen Selektionskriterien die Fälle im Job zusammengesucht und je nach Job-Typ mit der Bewertung gestartet.

• Währenddessen kann in der Applikation weitergearbeitet werden, da die Job-Verarbeitung im Hintergrund verläuft!

ACHTUNG: Die Fakturjob-Maske wird NICHT automatisch aktualisiert!
-> Wenn man den Fortschritt des Jobs beobachten will, kann man wiederholt auf den «aktualisierten»-Button klicken, um damit den jeweils aktuellen Stand des Jobs abzurufen.
-> Auf der Suchmaske wird bei jeder neuen Suchanfrage der aktuelle Stand angezeigt
Sobald der Job die gewünschten Fälle selektiert hat, bemerken wir den Unterschied zwischen der automatischen- und der halbautomatischen Verarbeitung der Fakturjobs:

• Bei der halbautomatischen Verarbeitung bleibt der Job nach der Selektion der Fälle auf dem Status «Wartet auf Bewertung» stehen, und der Benutzer muss manuell die Bewertung anstossen.
• Bei der automatischen Verarbeitung werden die Fälle direkt nach der Selektion bewertet, ohne dass der Benutzer eingreifen muss!

Halbautomatischer Job

Nach der Selektion der Fälle steht der Halbautomatische Job auf dem Status «initok» und wartet darauf, dass der Benutzer die Bewertung manuell startet.

• Dies hat den Vorteil, dass man erst die selektierten Fälle überprüfen kann, und je nach dem bereits vor der Bewertung noch einige Fälle aus dem Job ausschliessen kann.

Wenn man für die Bewertung bereit ist, kann man diese über den Button «Vorfaktur erstellen» starten

• Ab dem Zeitpunkt der Bewertung verhalten sich die halbautomatischen und die automatischen Jobs gleich.

Fertig für Abschluss

Sobald der Job mit der Bewertung der Fälle abgeschlossen ist, werden automatisch die zugehörigen Listen (Vorliste, Fehlerliste, Warnliste) generiert, und der Job erhält den Status „Fertig für Abschluss"

Damit ist er bereit für die Kontrolle.

• Achtung! Fälle, welche bei der Bewertung auf einen Fehler laufen, werden automatisch aus dem Job entfernt und erscheinen auf der Fehlerliste!

Suche nach Fakturjobs / Fakturjob-Liste

Um einen zuvor erstellten Fakturjob anzuschauen / zu bearbeiten, wählt man im Plugin «Fakturajob Suche (Mini)» den passenden Job aus.
In diesem Plugin hat man die Möglichkeit nach dem entsprechenden Fakturjob zu suchen:

• Tipp: In der Fakturjob-Suche wird standardmässig nach allen Jobs der letzten 30 Tage gesucht, je nach Kundenwunsche kann man selbstverständlich weitere Kriterien zu diesem Hinzufügen. Jedoch eignet es sich, die Liste als «TODO-Liste» zu verwenden, um zu sehen welche Fakturjobs noch offen / zu Bearbeiten sind.

Individuelle Jobs

Jeder Fall kann nebst der automatischen Abrechnung auch einzeln / individuell fakturiert werden.

• Wird bei Spezialfällen oder Einzelfakturen angewendet

Das genaue Vorgehen dabei ist in den nächsten Kapiteln beschrieben.

Individuelle Jobs erstellen

Einzelne Fälle können auch direkt aus dem Fall heraus fakturiert werden. Hierbei findet die Bewertung des Falles direkt auf dem Client des Benutzers statt und das Ergebnis kann direkt am Bildschirm kontrolliert werden. Hierfür muss in der Fallmaske der Button Fall Fakturieren gewählt werden:

Anschliessend können die Rechnungsart, der Drucker, sowie weitere Kriterien wie Stichdatum / Buchungsdatum und ein Freitext / Bemerkung ausgewählt / angegeben werden. Um den Job zu starten, anschliessend einfach auf «Haken» klicken:

Direkt im Anschluss öffnet sich ein kleines Fenster, was darauf hinweist, dass die Bewertung gestartet ist:


Achtung! Während der Bewertung ist diese Session blockiert!

Sobald die Bewertung durchgelaufen ist, erscheint das «Vorfaktur»-Fenster, welches das Bewertungsergebnis zeigt. Dieses kann entweder angeschaut und geprüft werden, oder man geht einen Schritt weiter und erstellt aus dem bisher «provisorischen Job» einen «definitiven Job», indem man die «Fakturierung fortsetzt»:


Nach dem Bestätigen mit «Ja» kann man anschliessend über die Fakturajobsuche den Fakturjob anschauen. Dieser sieht nun genau gleich aus wie ein automatischer Job, mit dem Unterschied, dass der Job-Typ «individuell» ist:

Dadurch dass wir den Job «individuell» erstellt haben, wurden noch keine Vorlisten erstellt. Dies können wir aber ganz einfach nachholen, indem wir in der Toolbar unter «Dokumente erstellen» den Eintrag «Vorliste erstellen» wählen:

Anschliessend ist der Job bewertet, die Vorlisten erstellt und bereit zur Kontrolle. Ab diesem Zeitpunkt verläuft der weitere Prozess gleich wie bei den anderen Job-Typen.

Kontrolle / Prüfung

Kontrolllisten

Nach der Bewertung eines Jobs folgt die Kontrolle. Sobald ein Fakturjob den Status «Fertig für Abschluss» besitzt, können im Fakturjob die Kontrolllisten aufgerufen und gegebenenfalls gedruckt werden:

Die Vorlisten eines Jobs können jederzeit neu erstellt werden, wenn Daten geändert oder Fälle aus einem Job gelöscht bzw. ergänzt wurden. Um die Vorlisten auszuführen, den Button Vorlisten erstellen nutzen:

Vorliste (Bewertungsjournal)

Die Vorliste (Bewertungsjournal) gibt es in zwei verschiedenen Ausführungen:

• Vorliste Ambulant
• Vorliste Stationär

Die beiden Listen unterscheiden sich vor allem darin, dass in der ambulanten Vorliste die nicht-verrechenbaren Leistungen ebenfalls aufgeführt werden. Ansonsten gibt es vor allem kleinere Layout-Unterschiede.
Erklärung Vorliste:

Bereich 1:Informationen zum Patienten / Fall
Bereich 2:Garanten & Garantien
Bereich 3:Leistungen, Ärzten, Kontierung sowie Anzahl / Taxpunkte / Faktor etc.
Bereich 4:Aufteilung der Kosten zwischen Grundversicherung, Kanton, Zusatzversicherung, Rechnungsadresse und Patient
Die Leistungen sind je nach Tarifgruppe anders eingefärbt. Dies kann je Kunde individuell eingestellt werden.

• Das Ziel der Vorliste ist es, anhand dieser beurteilen zu können, ob ein Fall korrekt ist und verbucht werden darf, oder nicht!

Fehlerliste

Die Fehlerliste enthält die Fehler sämtlicher Fälle, die bei der Bewertung auf einen Fehler gelaufen sind.

• Ein Fehler bei der Bewertung verhindert, dass der Fall erfolgreich abgerechnet wird. Der Fall erhält daher keine Bewertungsdaten und wird automatisch aus dem Job entfernt.

Die Fehlerliste sollte bei jedem Fakturjob geprüft werden, damit man eine Übersicht darüber erhält, welche Fälle nicht abgerechnet werden können.

Warnliste

Die Warnliste enthält sämtliche Warnungen aller Fälle innerhalb des Fakturjobs.

• Warnungen sind keine Fehler, deshalb kann der Fall trotz Warnungen abgerechnet werden!

Es sollte vor jeder Verbuchung geprüft werden, ob es Warnungen gibt, da diese oft zu Rückweisungen führen können. Die Warnungen sollten selbstsprechend sein und dem Prüfenden genügend Informationen liefern, um das Problem selbständig lösen zu können.

Fälle aus einem Job löschen / Fakturajobs löschen

Fälle können in der Übersicht der Selektierten Fälle / Aufträge mit rechtem Mausklick Fall aus der Vorfaktur löschen aus einem Job gelöscht werden.

Der Job bleibt bestehen, wenn noch weitere Fälle vorhanden sind. Wenn man einen Fall aus einem ‚echten' Job gelöscht hat, kann man diesen mittels der individuellen Fakturierung wieder in den bisherigen Job stellen, sofern dieser noch nicht abgeschlossen wurde.
Zum anderen können auch ganze Jobs gelöscht werden. Hierfür muss auf der Maske Fakturajob der Button Löschen gewählt werden:

Hier muss man nochmals bestätigen, dass man den ganzen Job löschen möchte.

Verbuchung und Abschluss

Verbuchung

Wenn die Kontrolle der Jobs erfolgreich durchgeführt wurde, kann dieser verbucht werden. Dazu startet man auf dem Fakturjob mit dem Status «Fertig für Abschluss» die Verbuchung:

Damit werden sämtliche Fälle, welche sich zu diesem Zeitpunkt noch im Job befinden, verbucht.
Direkt im Anschluss werden automatisch (ohne Benutzereingriff) durch das «abschliessen» die XML's und Rechnungsformulare generiert.
Anschliessend steht der Job auf Status «Abgeschlossen» und ist bereit für den Fakturdruck und das Versenden der Rechnungen.

Rechnungen drucken – Stapel

Sobald der Job den Status «Abgeschlossen» besitzt, können die Rechnungen gedruckt werden. Je nach Garant wird die Rechnung im passenden Ablagetopf abgelegt, und kann dort als ganzer Stapel gedruckt werden:

Es wird jeweils angezeigt, wie viele Rechnungen sich im entsprechenden Stapel befinden, und ob dieser Stapel bereits gedruckt wurde (Datum + Zeit).
Sobald der gewünschte Stapel ausgewählt wurde, erscheint ein Popup mit den Druckparametern, wo man bspw. die Sortierung sowie den Drucker einstellen kann:

(Der Drucker wird im Normalfall immer mit dem Standard-Faktura-Drucker hinterlegt)

Rechnungen drucken – Einzeln

Man hat die Möglichkeit in jedem Fall (egal ob der Fall in automatischen Jobs fakturiert und in Stapeln gedruckt wurde), die Rechnungen einzeln aus dem Fall heraus zu drucken.
Dazu geht man über die Fallmaske in das Register «Kontobewegung», wählt die gewünschte Rechnung aus, und wählt anschliessend über einen Rechtsklick im Kontextmenü die gewünschte Funktion:

Elektronischer Rechnungsversand

Sobald der Job den Status «Abgeschlossen» besitzt, können die dafür vorgesehenen Rechnungen elektronisch versendet werden. Die Rechnungen jener Garanten, bei welchen die entsprechenden Einstellungen zum elektronischen Rechnungsversand hinterlegt sind, landen im Ablagetopf «Elektronischer Versand».
Um die Rechnungen zu versenden wählt man in der Toolbar das entsprechende Icon:

Dabei werden sämtliche Rechnungen aus dem Ablagetopf «Elektronisch Versand» verschickt. Sobald alle Rechnungen erfolgreich verschickt wurden, erhält der Job den Status «Versendet».
Hinweis: Es besteht hier die Möglichkeit, die Rechnungen dieses Rechnungstopfes nicht zu versenden, und die Rechnungen aus dem Ablagetopf «Elektronischer Versand» zu drucken – dazu geht man gleich vor wie beim druck anderer Stapel / Ablagetöpfe.