Pendenz aus Rechnungsrückweisung

Sobald eine Rechnungsrückweisung in NEXUS / PATNG gespeichert/angelegt wird, wird über die Entscheidungstabelle ‚Ereignisgesteuerte Aktionen' eine Pendenz angelegt, die mit der Rechnungsrückweisung verknüpft wird. Diese Pendenz ist nur bei der Rechnungsrückweisung ersichtlich und nicht beim Fall.

Abbildung 1 Rechnungsrückweisung


Da anhand der Meldungen in der Rechnungsrückweisung nicht automatisch entschieden werden kann, welche Schritte eingeleitet werden müssen, wird diese Pendenz wie bis anhin einem Mitarbeiter der Abrechnung zugeordnet wird.



Abbildung 2 Pendenz aus Rechnungsrückweisung

Bearbeitung und Weiterleitung der Rechnungsrückweisungs-Pendenz

Der verantwortliche Mitarbeiter der Fakturierung prüft die Rechnungsrückweisung und die daraus generierte Pendenz und entscheidet, welche Schritte eingeleitet werden müssen und ob und bei welchem Stellen notwendige Informationen angefordert werden müssen.
Dazu wurden in der Pendenz zwei neue Felder eingefügt.
Angefragter Mitarbeiter
Der Mitarbeiter, der die in der Rechnungsrückweisung geforderten Informationen und Daten liefern muss, wird in das neue Feld 'Angefragter Mitarbeiter' erfasst.
Pendenzgrund
Hier wird der Grund für die Pendenz (der Grund für die Rechnungsrückweisung) hinterlegt.
Die möglichen Werte sind in einem neuen Codeverzeichnis hinterlegt (siehe 3.1.2). Mögliche Pendenzgründe sind z.B. bei Rechnungsrückweisungen:

  • Berichtanfragen
  • Codierungsbeanstandungen
  • Falscher Garant
  • Fehlender Garant
  • Fehlende Unfallmeldung
  • Fehlende Verordnung
  • Kantonsarztanfragen
  • Leistungsbeanstandung
  • Lieferschein
  • Patient nicht gemeldet
  • Prüfung Unfall ja /nein
  • Rechnung muss in Papierform erfolgen
  • Veka falsch



Abbildung 3 Auswahl Pendenzgrund in Rückweisungspendenz

Aktionen ausgelöst aus Rechnungsrückweisungs-Pendenz

Sofern die Pendenz / Rückweisung nicht direkt durch einen Mitarbeiter der Abrechnung erledigt werden kann und Informationen oder Dokumente von anderen Stellen eingeholt werden müssen, gibt es ausgehend von der Rechnungsrückweisungs-Pendenz neu folgende Möglichkeiten, die fehlenden Informationen bzw. Dokumente bei anderen Mitarbeitern / zuständigen Stellen anzufordern:

  • Folgependenz generierenwenn die fehlenden Informationen von einem NEXUS / PATNG Benutzer eingeholt werden können, z.B. Patientenaufnahme, dieser muss in NEXUS / PATNG in den Stammdaten erfasst sein.
  • Zusätzlich zur Folgependenz: E-Mail an die zuständige Stelle / den zuständigen Mitarbeiter zu verschicken, mit Hinweis auf die zurückgewiesene Rechnung, die Rechnungsrückweisung und den Fall. Der Empfänger der E-Mail wird dann in der Pendenz eingetragen (neues Feld ‚Angefragter Mitarbeiter') oder kann über die Entscheidungstabelle 'PendenzAktion' (siehe 3.2) definiert werden

Welche Aktion ausgeführt werden soll, wird anhand der Entscheidungstabelle 'PendenzAktion' (siehe 3.2), ausgehend vom Pendenztyp und dem Pendenzgrund gesteuert. Kann die Pendenz direkt vom verantwortlichen Mitarbeiter der Fakturierung bearbeitet werden, muss für den erfassten Pendenzgrund kein Eintrag in der Entscheidungstabelle angelegt werden, und damit wird auch keine weitere Aktion ausgelöst (Folgependenz / E-Mail).
Ist die Rechnungsrückweisungs-Pendenz noch nicht erledigt (Status 'neu', 'in Arbeit', 'wieder eröffnet'), können sowohl Pendenzgrund als auch der angefragte Mitarbeiter geändert werden. In diesem Fall wird die Entscheidungstabelle erneut durchlaufen werden.
Falls bereits eine Folgependenz vorhanden ist, wird diese auf den Pendenzstatus 'ersetzt durch neue Pendenz' gesetzt.
Wird die Rechnungsrückweisungs-Pendenz durch den verantwortlichen Mitarbeiter auf 'erledigt' gesetzt, werden dann auch automatisch alle Folgependenzen mit dem Status 'neu' auf Status 'gelöscht' gesetzt.

Folgependenz

Werden Informationen von einem NEXUS / PATNG angefordert (z.B. der Patientenaufnahme), dann wird dieser Benutzer im Feld 'Informationen angefragt bei' der Rechnungsrückweisungs-Pendenz erfasst.



Abbildung 4 Angefragter Mitarbeiter und Pendenzgrund in Rechnungsrückweisungs-Pendenz


Anhand des Pendenzgrundes wird über die Entscheidungstabelle eine entsprechende Patienten- oder Fall-Pendenz für diesen Benutzer erstellt. Diese ist mit der Rechnungsrückweisungs-Pendenz verknüpft, im Feld 'Mutterpendenz' ist diese ersichtlich:



Abbildung 5 Folgependenz, die aus Rechnungsrückweisungs-Pendenz generiert wurde


Die Rechnungsrückweisungs-Pendenz erhält beim Anlegen der Folgependenz den Status 'wartet auf Antwort (intern)'.



Abbildung 6 Folgependenz zur Rechungsrückweisungspendenz


Der Status der Rechnungsrückweisung selbst wird dann auf ‚in Arbeit' gesetzt.
Sobald der Status der Folgependenz auf den Status 'erledigt' gesetzt wurde, wird automatisch der Status der Rechnungsrückweisungs-Pendenz auf Status 'kann weiterbearbeitet werden' gesetzt. Ob und zu welchem Zeitpunkt diese auf den Status 'erledigt' gesetzt werden kann, kann nur vom verantwortlichen Mitarbeiter der Fakturierung entscheiden werden.



Abbildung 7 Status in Rechungsrückweisungs-Pendenz nachdem die Folgependenz erledigt wurde

E-Mail

Über die Entscheidungstabelle kann gesteuert werden, dass zusätzlich zur Erstellung einer Folgependenz auch eine E-Mail an den angefragten Mitarbeiter oder an eine festgelegte E-Mail-Adresse versandt wird.



Abbildung 8 Pendenzgrund in Rückweisungspendenz, der Folgependenz und E-Mail auslöst


Sobald eine E-Mail versandt wurde, wird

  • in der Folgependenz das neue Feld 'E-Mail-Versanddatum' gesetzt,
  • der Status der Rechnungsrückweisungs-Pendenz auf ‚wartet auf Antwort (intern)' gesetzt, so dass der verantwortliche Mitarbeiter die Pendenz überwachen kann…
  • der Status der Rechnungsrückweisung auf ‚in Arbeit gesetzt'.


Abbildung 9 Folgependenz mit E-Mail-Versanddatum


Aus der Rechnungsrückweisungs-Pendenz wird eine E-Mail verschickt. Für diese E-Mail kann über die Entscheidungstabelle folgendes gesteuert werden:

  • Absender der E-Mailfixe E-Mail-Adresse oder die E-Mail-Adresse des verantwortlichen Mitarbeiters aus der Rechnungsrückweisungs-Pendent
  • Empfänger der E-Mailfixe E-Mail-Adresse oder die E-Mail-Adresse des angefragten Mitarbeiters
  • Betreff und TextDie Inhalte des Betreffs und des Textes können über Platzhalter gesteuert werden (z.B. Rechnungsnummer, Fallnummer, Rückweisungsgrund, zusätzlicher Text etc).
  • Ausserdem ist es möglich, den Link zur WEB-Applikation 'PENDENZWEB NG' (siehe 2.5.1) im E-Mail-Text zu übergeben, sofern dies im Einsatz ist, so dass der E-Mail-Empfänger die angefragten Informationen über die WEB-Applikation zur Verfügung stellen kann.



Abbildung 10 E-Mail aus Folgependenz der Rechnungsrückweisungs-Pendenz

WEB-Applikation (PendenzWEB NG)


PENDENZWEB NG ist ein lizenzpflichtiges Modul, das zur Unterstützung des Prozesses Rechnungsrückweisungsverarbeitung eingesetzt werden kann.
Der in der E-Mail mitgeschickte Link öffnet eine Web-Applikation zur Ansicht der Patienten / Falldaten und der Rechnungsdaten der zurückgewiesenen Rechnung, sowie die Rückweisungsnummer und die Begründung für die Rückweisung sowie den Fehlertext (soweit vorhanden) und die betroffene Versicherung oder den Kanton.



Abbildung 11 WEB-Applikation


  • Im oberen Teil sind Angaben zu Patient, Fall, Versicherung, Arbeitgeber, Rückweisung und Rechnung ersichtlich.
  • Mit Doppelklick in der Fakturanummer wird direkt in das Rechnungs-PDF verzweigt.
  • Mit Doppelklick in der Rückweisungsnummer wird direkt auf die Rechnungsrückweisung verzweigt.
  • Im Feld ‚Antwort / Kommentar' können Kommentare erfasst werden. Diese werden nicht überschrieben; es ist möglich, immer wieder neue Freitexte / Kommentare anzufügen (solange die Rechnungsrückweisung / Pendenz zur noch nicht erledigt ist). Der Inhalt dieses Feldes wird in das Bemerkungsfeld der Pendenz übertragen.
  • Über den Button 'Dateien auswählen' können Dokumente gesucht und ausgewählt werden,



Abbildung 12 Dokument auswählen


welche dann mit 'Dokument einfügen' gespeichert werden.



Abbildung 13 Ausgewählte Dokument wurde übernommen


Um die Bearbeitung der Anfrage abzuschliessen stehen die drei Buttons 'Informationen vollständig', 'Informationen versandt' und 'Nicht zuständig' zur Verfügung. Sobald einer dieser Buttons angeklickt wurde, ist eine weitere Bearbeitung der Maske nicht mehr möglich, die Maske kann aber nochmals geöffnet und die Inhalte angeschaut werden.

  • ‚Informationen vollständig' Über diesen Button kann bestätigt werden, dass die angeforderten Informationen durch den E-Mail-Empfänger zur Verfügung gestellt wurden (Antwort / Kommentar bzw. Dateien). Diese können nun vom Abrechnungsmitarbeiter (Verantwortlicher Mitarbeiter in der Pendenz) weiter versandt bzw. die Pendenz weiterbearbeitet werden (z.B. Storno und Refaktur der Rechnung). Wird der Button angeklickt, wird der Status der Pendenz auf ‚kann weiterbearbeitet werden' gesetzt, der Status der Rechnungsrückweisung wird in diesem Fall nicht angepasst.
  • ‚Informationen versandt' Hat der E-Mail-Empfänger die angeforderten Informationen / Dokumente direkt an die Versicherung oder den Kanton weitergeleitet, wird der Abrechnungsmitarbeiter auch darüber informiert und muss zunächst keine weiteren Schritte einleiten. In diesem Fall werden Pendenz und Rechnungsrückweisung auf Staus ‚erledigt' gesetzt.Ggf. werden die Dokumente auch direkt in NEXUS / PATNG beim betroffenen Fall gespeichert, sobald der E-Mail-Empfänger diesen Button aktiviert.
  • ‚Nicht zuständig ' der E-Mail-Empfänger ist nicht zuständig oder nicht in der Lage die Anfrage zu bearbeiten und die Informationen / Dokumente zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall wird dieser Button angeklickt und der Abrechnungsmitarbeiter muss die Informationen / Dokumente von anderer Stelle einfordern. In diesem Fall erhält die Pendenz den Status ‚Informationen anfordern', und es werden auch keine Dokumente in NEXUS / PATNG gespeichert

Je nach Pendenzgrund wird gesteuert, welche der Buttons aktiv sind, z.B. sollte der Button 'Informationen versandt' nur dann aktiv sein, wenn der Empfänger Dokumente direkt an die Versicherung versenden kann.
Die Seite kann vom E-Mail-Empfänger (und vom verantwortlichen Mitarbeiter der Fakturierung / verantwortlicher Mitarbeiter der Pendenz aus der Rechnungsrückweisung und ggf. weiteren Benutzern) immer wieder aufgerufen und), solange noch keiner der Buttons angeklickt wurde und solange die Pendenz noch nicht den Status 'erledigt' hat, bearbeitet werden (zusätzliche Freitexte/Kommentare, Dokumente einfügen).
Sobald einer der Buttons ‚Informationen vollständig' oder ‚Informationen versandt' aktiviert wurde, werden die hinterlegten Dokumente in die Falldokumente in NEXUS / PATNG übernommen. Alle Status-Änderungen werden in der Pendenzhistorie dokumentiert.
Hinweis: Es ist nicht möglich, nur eine E-Mail zu versenden, ohne dass gleichzeitig eine Folge-Pendenz angelegt wird. Dies wird in der Entscheidungstabelle entsprechend parametriert.