Einleitung

Willkommen

Die NEXUS Schweiz freut sich, dass Sie bei Ihrer täglichen Arbeit die Mobile Applikation «NEXUS / PERSONAL» einsetzen. Dieses Handbuch soll Ihnen die vielen praktischen Möglichkeiten des Produktes aufzeigen.

Gleichstellungsklausel

Das Dokument wird in einer geschlechtlich neutralen Form verfasst. Sollte es trotzdem aus Gründen der besseren Lesbarkeit zur männlichen Form kommen, beziehen sich die Angaben selbstverständlich immer auf alle Geschlechter.

Zweck

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie in der NEXUS / PERSONAL Dienste einsehen, anfragen und verschieben können. Dieses Handbuch zeigt den täglichen Gebrauch der mobilen Applikation auf und erklärt sämtliche dazugehörigen Funktionen.

Gültigkeit

Das Handbuch ist gültig ab dem Release 2021.0

Service und Support

Bei Fragen oder Unklarheiten mit NEXUS / PERSONAL stehen Ihnen die folgenden Service- und Support-Dienste zur Verfügung:


E-Mail

hotline@nexus-schweiz.ch

Montag – Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr

Elektronisches Handbuch

Mobile Applikation

In der App unter dem Menüpunkt Hilfe.

NEXUS / PERSONAL Struktur

Dienste

Übersicht Dienstplan

          +           Dienste

          +           Gesamt- oder Kalenderübersicht

Anfragen

Erfassen von Anfragen

          +           Anfrageübersicht

          +           Anfrage

Visierung

Visieren von Dienstplänen

          +           PDF Dienstplan Ansicht

          +           Signieren

Dokumente

Ansicht von bestimmten Dokumente

          +           Dokumentenansicht und Download

Zeit

Erfassen von Zeiten

          +           Zeitübersicht und Start / Pause / Stop

Spesen

Erfassen von Spesen

          +           Spesenansicht Mitarbeiter

          +           Erfassen/Bearbeiten/Löschen

          +           PDF Generieren

          +           PDF Unterschreiben

          +           Spesenansicht Vorgesetzter

Mitarbeiter

Ansicht Mitarbeiter und Korrespondenz

          +           Übersicht Mitarbeiter

          +           (Bearbeiten Mitarbeiter*In)

          +           Korrespondenzübersicht

          +           Hochladen eines Dokumentes

          +           Erstellen eines mehrseitigen Dokumentes



Installation von NEXUS / PERSONAL mobile

Für die Installation von NEXUS / PERSONAL mobile wird der Mobile Manager verwendet. Der Mobile Manager ist eine webbasierte Applikation, mit welcher die eingesetzten mobilen Geräte verwaltet werden können. Die mobile Applikation wird mittels QR Tag über den Mobile Manager heruntergeladen. Damit Sie den Mobile Manager nutzen können, benötigen Sie ein Login mit Passwort.


Grundsätzlich gibt es zwei Varianten, wie eine App auf dem Gerät installiert wird:

Var. 1: Die Firma besitzt einen eigenen Mobile Manager, womit die mobile Applikation auf die Tablets verteilt oder heruntergeladen werden.

Var. 2: Die App wird direkt vom Nexus Mobile Manager heruntergeladen. (Login und Passwort werden benötigt)

Das Vorgehen der Installation bei Variante 2 ist wie folgt:

  • + Mobile Manager
    • Melden Sie sich an
    • Wechseln Sie zum Menüpunkt [Apps]
    • Wählen Sie die gewünschte App, die zu installieren ist
    • Sobald die App angewählt wurde, erscheinen die Details inkl. QR Code.
  • + Mobiles Gerät
    • Starten Sie den QR-Code Leser (App «Barcode Scanner»)
    • Scannen Sie den QR-Code
    • Link anwählen
    • Installieren

Auf dieser Seite können die Verantwortlichen Personen auf dem Tablet den Barcode Scanner starten und den QR Code scannen. Anschliessend kann der eingescannte Link angewählt werden.

Installieren klicken und anschliessend die App herunterladen. Nach dem Herunterladen kann das *.apk File geöffnet und installiert werden.

Die NEXUS / PERSONAL mobile App wurde erfolgreich installiert, wenn die App nach der Installation mittels Öffnen Knopf ausgeführt wird und die Registrierseite anzeigt. Die App lässt man geöffnet.

Registration der verwendeten Geräte

Damit die eingesetzten Mobilen Geräte die NEXUS / PERSONAL mobile App nutzen können, müssen diese im Mobile Manager noch registriert werden. Im Mobile Manager im Register [Geräte] werden die bereits registrierten Geräte aufgelistet. Um ein neues Gerät hinzuzufügen, klickt man auf [Registrieren] und danach öffnet sich folgende Maske:

Nach der Registration im Mobile Manager kann nun auf dem Mobilen Gerät mithilfe des QR Code Readers den Code im Mobile Manager eingelesen werden.

Falls dies nicht funktioniert, kann der Code selbstverständlich auch manuell abgetippt werden.

Das Gerät wird nun im Mobile Manager registriert und es können Gerätedetails eingegeben werden.

Tipp:

  • Bei mehreren Geräten sollten Sie eine Liste erstellen mit eindeutigen Namen für die Tablets. Die Zuordnung im Mobile Manager fällt Ihnen so um einiges leichter.

Gesperrte Geräte

Es kann vorkommen, dass das verwendete Gerät gesperrt wird. Vor allem bei mehrmaligen Versuchen sich einzuloggen.

Weiter kann es auch vorkommen, dass ein mobiles Gerät entwendet wird. Da wäre man froh, wenn der Zugriff auf Klientendaten unterbunden wird.


Falls ein Gerät gesperrt ist, wird dies in der Liste entsprechend angezeigt. Dies kann einfach durch Drücken auf «entsperren» geändert werden. Das Gerät läuft wieder normal.

Wenn ein Gerät noch nicht gesperrt ist, kann dies durch Drücken auf «sperren» geändert werden. Die App funktioniert dann nicht mehr auf diesem Tablet. Ausserhalb der App kann das Tablet aber weiterhin normal bedient werden.

Einstellungen im Mobile Manager

Unter Geräte kann das «Geräte-Profil» angepasst werden. Auf der linken Seite im Mobile Manager einfach die Funktion Geräte-Profile anwählen. Danach öffnet sich die Profilliste. In der Regel wird nur das Profil «default» angezeigt. Dieses kann wiederum geöffnet werden.


Name

Profilname «default»

Beschreibung

Falls gewünscht, kann das Geräte-Profil beschrieben werden.

Sicherheit

Die App kann automatisch nach einer gewissen Zeit gesperrt werden. Standartwert ist bei dieser Einstellung 5 Minuten, anschliessend muss wieder neu eingeloggt werden.


Die Dauer für Datenaufbewahrung kann ebenfalls unter der Rubrik Sicherheit angewählt werden. So lange werden die Daten auf dem Mobilen Gerät gespeichert, bis diese Synchronisiert werden. Standartwert ist 30 Tage.

PIN-Login

Sobald die Applikation gesperrt wird, muss wieder neu eingeloggt werden. Dies kann je nach Passwort komplizierter sein. Darum kann das sogenannte PIN Login aktiviert werden. Bei jeder Sperrung der App muss somit «nur» ein vierstelliger PIN eingegeben werden.


Zusätzlich können diverse Einstellungen zum PIN Login gemacht werden. Zum Beispiel, ob ein PIN abläuft oder das Passwort nach einer gewissen Zeit doch eingegeben werden muss.


Unter dem Register «Apps» können weitere verschiedene Einstellungen für die App gemacht werden. Unter andere kann z.B. die Dauer der History eingestellt werden.

Einfach das Register Apps öffnen und die gewünschte Applikation anwählen. Es öffnet sich eine neue Seite mit diversen Einstellungen, die tabellarisch gelistet und erklärt sind.


Berechtigung für die Registration

Bevor in der Applikation die eigentliche Registrierung durchgeführt werden kann, muss im NEXUS / PERSONAL Administrationsportal zuerst der Benutzer erfasst werden.

Zwingende Angaben für die Registration des Benutzers sind die korrekte Mail Adresse und Mobile Nummer. Das hinterlegte mobile Gerät muss SMS (Short Message Service) empfangen können.

Die Erfassung wird durch die Nexus (Schweiz) AG erledigt. 


Bedienung NEXUS / PERSONAL

Nach dem Starten der App wird die Anmeldemaske angezeigt.

Anmelden mit Benutzername und Passwort.


Unterhalb wird die eingesetzte Version angezeigt.

→ Bitte bei Supportanfragen jeweils die eingesetzte Version mitgeben.


Falls das erweiterte Logging eingeschaltet ist, wird "Logfile senden" auf der Startseite angezeigt.

Direkt nach der Anmeldung erscheint das Synchronisationsfenster.

Sobald alle Daten geladen sind, verschwindet das Ladefenster und der Dienstplan ist (bei der Standardeinstellung) sichtbar.


Jede Änderung wird automatisch wieder auf die Datenbank geladen, eine Aktualisierung findet statt, sobald der Upload fertiggestellt ist oder bei manueller Auslösung.

Bei einem Netzunterbruch wird die App die Daten lokal speichern und bei genügend stabilem Netz die Daten versuchen zu senden. Falls die Daten trotzdem nicht gesendet werden können, bleiben die Daten auf dem Mobilen Gerät - man kann in diesem Fenster die Synchronisation auch manuell nochmals versuchen. 

Damit Sie wissen, dass Daten auf dem Gerät sind wird Ihnen beim Synchronisations Symbol eine Anzahl Datensätze angezeigt.


  • Wenn nur eine aktuelle Seite aktualisiert werden möchte, kann dies mit einer «Wischbewegung» vom blauen Balken nach unten durchgeführt werden.
    Der Finger muss das Tablet während diesem Vorgang immer berühren.
  • Die manuelle Auslösung der Synchronisation "Alle Daten erneut laden" bewirkt ein komplettes Datenladen inkl. Kataloge und Referenzdaten.
  • Falls man in einem schlechten Netz unterwegs ist, können Konflikte auftauchen, die unbedingt aufgelöst werden müssen. Das Handling zu Konflikte wird in einem separaten Kapitel erklärt.

Dienstplan (Ansicht, Anfragen, Visierungen)


Die Startseite beinhaltet eine Übersicht der Einsätze, die für den zugewiesenen Klienten geplant sind.


Die Dienste werden nur angezeigt, wenn das entsprechende Modul im Administrationsportal zugeteilt ist.

Die App Version wird angezeigt und man kann sich unter diesem Menüpunkt korrekt von der App abmelden.

Wechsel zwischen den verschiedenen MitarbeiterInnen, wen man Vorgestezter ist - bei einem Mitarbeiter*In wird dieser Menüpunkt nicht eingeblendet.

Dienste können in einer Listen- oder Kalenderansicht dargestellt werden

Wechsle direkt zur Anfrage Übersicht. Dies passiert nach der Erstellung einer Anfrage auch automatisch.

Wechsle direkt zur Visierungs Übersicht.

Die Kalenderübersicht zeigt die Dienste auf 3 Tage und in Zeitfenster geteilt an. Sofern man ein Tablet mit Quer Ansicht benutzt, ist sogar eine ganze Woche (7 Tage) sichtbar

Die Gesamtübersicht zeigt die Dienste in einer Listenansicht und die Einsätze sind nach Tage sortiert.


Queransicht:

Um eine Anfrage zu stellen, muss das Register gewechselt werden.

Anfrage wird erstellt.


Sobald eine Anfrage gestellt wird, öffnet sich die Typen Eingabemaske. Zuerst muss der Typ der Anfrage ausgewählt werden. Es können folgende verschiedene Typen ausgewählt werden:

  • Freier Tag/Abwesenheit
  • Ferien
  • Wunschdienst
  • Allgemeine Anfrage

Sobald der Anfragetyp ausgewählt wurde, erscheint die entsprechend angepasste Eingabemaske.


Das betroffene Datum der Anfrage ist immer einen Tag voraus. Dies kann aber durch den Kalender selbst ausgewählt werden.

 Das Datum kann auch jeweils in Tagesschritten verändert werden.


Die aktuelle Zeit wird jeweils verwendet und die Differenz zwischen Start und Ende beträgt standardmässig 30min.

Die Zeit kann ebenfalls durch die Uhr direkt ausgewählt werden.

 Die Zeit kann auch jeweils in Minutenschritte verändert werden.


Unter Bemerkung kann freier Text eingegeben werden.


Bei der allgemeinen Anfrage erscheint lediglich

ein Bemerkungsfeld, wo man seine Anfrage

formulieren kann.

Sobald die Anfrage ausgefüllt und gespeichert wurde, erscheint dies im Register Anfragen.


Mit dem Ampelsystem sind die ausstehenden, angenommenen oder zurückgewiesenen Anfragen sichtbar.


 eingegangen


 zurückgewiesen


 angenommen


Der Inhalt und das Datum sind zusammenfassend nochmals sichtbar.


Die Anfrage ist nun im Dienstplan sichtbar und kann bearbeitet werden. Für weitere Details bitte im separaten Kapitel nachlesen.

Dienstpläne können ausserdem im Detail heruntergeladen und Visiert werden.
Dazu wird im Desktop zuerst eine Visierung ausgelöst, damit der Mitarbeiter die Visierung und der darin enthaltene Dienstplan ansehen kann.

Die offene oder Zurückgewiesene Visierung erscheint anschliessend in der App aufgelistet.


Dieses Symbol öffnet den Dienstplan für weitere Funktionen, welche im Nachfolgenden Bild erläutert werden.

Nun sieht man die Details der ausgelösten Visierunng. Als erstes erscheint der Titel der Visierung, anschliessend ist die zusammengezählte SOLL und IST Zeit sichtbar.


Um die tägliche Erfassung (zum Beispiel von den gemeldeten Zeiterfassungen via App) einzusehen kann dazu dieses Wolkensymbol angeklickt werden.

Dies öffnet die Ansicht des Dienstplans, welche via einer Drittapp exportiert oder per Mail versendet werden kann. 


Die eigentliche Visierung passiert mittels Annehmen oder Ablehnen.
Dieser Vorgang passiert mit einem einfachen Knopfdruck auf das jeweilige Symbol.


Hier öffnet sich ein separates Unterschriftenfeld, welches zur persönlichen Unterschrift benutzt werden kann.

Die Unterschrift kann bei optischen Problemen nochmals bearbeitet (neu gesetzt) werden.


Bei einer Ablehnung (Zurückweisen) der Visierung ist jeweils ein Kommentar dazu von Vorteil.

Diese kann im Kommentarfeld hinterlegt werden.

Dokumente


Vom Personal aus gibt es die Möglichkeit, Dokumente abzulegen. Diese Dokumente werden in der App listenartig dargestellt.


Sie können die Auflistung der Dokumente mit dem Lupen Symbol durchsuchen oder mit dem Filter Symbol nach einem Datum filtern.



Dies liefert Ihnen die Information, von wem und wann das Dokument im Personal hochgeladen wurde.


Mittels dem bekannten Wolkensymbol wird das Dokument heruntergeladen. Haben Sie hier bei grösseren Dokumenten ein paar Sekunden Geduld, bis das ganze Dokument korrekt heruntergeladen und angezeigt wird.


 Pfeil Zurück geht zurück zur Dokumentenauflistung

  Dokument weiterverwenden (z.B. via Mail)

 die Seiten Vor und Zurück navigieren.

Zeiterfassung


Die Zeiterfassung ist so einfach wie möglich gehalten.

Sobald man auf Start drückt, wird ein Zeitstempel direkt an das PEPS System gesendet - man hat also eingestempelt.

Sobald man auf Pause drückt, wird ein weiterer Zeitstempel direkt an das PEPS System gesendet - man hat also kurzzeitig ausgestempelt (z.B. Rauchpause, Mittag)

Sobald man auf Stopp drückt, ist die Zeiterfassung soweit abgeschlossen. Es kann natürlich jederzeit wieder eine neue Erfassung gestartet werden, auch zusätzlich noch an demselben Tag.


Die Zeiten auf dem Mobilen gerät geben Ihnen Hinweise zur erfassten Zeit, sind aber nur lokal gespeichert. Bei einem Gerätewechsel oder zurücksetzen des Gerätes sind alle Zeiten in der mobilen Anzeige weg - jedoch natürlich nicht im PEPS System (smile)


Die monatliche Zeiterfassung kann dann zum Beispiel mittels "Visierung" durch den Mitarbeitenden geprüft werden.

Spesenerfassung


Das Spesenmodul entspricht einem standardisierten Spesenprozess und sollte in den Funktionen selbsterklärend sein.


fügt eine neue Spesenposition hinzu


Lädt die entsprechenden Spesen hoch.

Das Symbol wird nur aktiv, wenn es Spesenpositionen gibt, welche noch nicht hochgeladen wurden.


Spesen bearbeiten oder Spesenposition löschen.

Achtung, wenn die Spesenposition gelöscht wurde - ist diese weg und muss neu erfasst werden.

fügt ein Foto der Quittung hinzu

Zeigt die entsprechende Quittung, sobald das Age gedrückt wird.


Das Datum sollte dem Datum der Quittung oder des Beleges entsprechen.

Die Beschreibung kann frei gewählt werden, sollte im besten aber etwas mit der Spesenposition zu tun haben und kurz gehalten werden.

Falls es Kilometerspesen sind, kann einfach die Anzahl Kilometer eingegeben werden - die App rechnet anschliessende automatisch.

Falls der Kilometersatz nicht korrekt hinterlegt ist, kann dieser manuell noch angepasst werden. 

Der Spesentyp muss korrekt ausgelesen werden. Dieses Dropdown kann im Backend System (m Desktop) selbstständig mit den korrekten Lohnarten hinterlegen. Das Dropdown ändert sich dann automatisch bei der nächsten Anmeldung mit den neuen Lohnarten.


Wichtig:

  • Die Maske verändert sich je nach ausgewählten Spesentyp.
  • Jede Spesenposition muss neu erfasst werden - es gibt keine Sammelerfassung oder Mutation.

Das Wolkensymbol wurde nun, nach Erfassung der Spesenposition, aktiv. 

Mit einem Klick auf das Icon, wird die Spesenposition hochgeladen.

Diese Funktion wurde extra so implementiert, dass sie mehrere Positionen erfassen können.


Wichtig:

  • Hochladen nach der Erfassung bitte anschliessend nicht vergessen, sonst sind die Spesen nicht im Backend vorhanden.


Ansicht während dem Upload der Spesen:


Sofern die Spesenposition zu einem späteren Zeitpunkt nochmals bearbeite werden möchte, kann einfach folgendes Icon geklickt werden:


Die Maske öffnet sich. Die Quittung ist nicht automatisch auf dem Gerät und muss zuerst via Wolkensymbol heruntergeladen werden.


Datei wird nach dem Herunterladen direkt angezeigt:


Schliessen Ohne Speichern oder Speichern ist möglich nach der Bearbeitung.


Die Spesen werden monatlich kategorisiert und man hat jederzeit die Möglichkeit, ein PDF daraus zu generieren.


Öffnet eine Maske, um ein PDF zu generieren

Der Name und die Personalnummer werden automatisch abgefüllt, können aber bei Bedarf noch ergänzt oder angepasst werden.

Die Übersicht zeigt die einzelnen Spesenpositionen separat gelistet noch einmal an.


Die Unterschrift des Mitarbeiters kann hinzugefügt werden, die Unterschrift des Vorgesetzten hat momentan noch keine Funktion - wird aber für die zukünftige Entwicklungen verwendet.


 erstellt das PDF Dokument


 Zurück zur Übersicht

 Dokument weiterverwenden (z.B. via Mail)

 die Seiten Vor und Zurück navigieren.

Ansicht Vorgesetzter


Bei der App Anmeldung läuft bei den Vorgesetzten jeweils ein grüner Balken durch.

Dieser Balken nennen wir "Batch Load" und dieser lädt alle Spesenpositionen der Mitarbeiter*Innen des Vorgesetzten herunter.

Für die komplette Spesen Ansicht der Mitarbeiter*Innen empfehlen wir die Queransicht auf einem Smartphone oder direkt ein Tablet mit ausreichend grossen Display.


Lädt die Quittung zur entsprechenden Spesenposition herunter.

Öffnet die Ansicht, um die Position zu bewilligen oder abzulehnen.


Sobald die Quittung heruntergeladen wurde, wird diese direkt in einer neuen Maske angezeigt. Und das Wolkensymbol wechselt sich zu einem Augensymbol, damit man die Übersicht hat, welche Quittungen bereits angeschaut wurden.

Die Genehmigungsmaske wird automatisch abgefüllt mit dem Vorgesetzten und der dazugehörigen Personalnummer.

Somit kann jederzeit nachvollzogen werden, wer die Genehmigung genau erteilt hat.


Eine kurze Übersicht über die Spesenposition ist zu Kontrolle nochmals sichtbar.


Die Position kann nun genehmigt oder abgelehnt werden.

Die Unterschrift ist zwingend für eine Genehmigung.


Falls die Position abgelehnt wird, empfiehlt sich noch einen kurzen Kommentar.

Schliessen oder Speichern

Die Symbole beginnen sich nach einer Genehmigung oder Ablehnung der jeweiligen Spesenposition zu ändern.

Folgende Farben und Symbole haben Ihre Bedeutung:

IconBedeutung
Offen / in Bearbeitung beim Vorgesetzten
Abgelehnt durch den Vorgesetzten
Abgelehnt durch das HR
Angenommen durch den Vorgesetzten
Angenommen und Erledigt durch das HR

Stammdaten


Die persönlichen Stammdaten können zum Beispiel bei einem Umzug sehr einfach bearbeitet werden.


Öffnet das HR Dokumenten Modul


Öffnet die Bearbeiten Maske. In der Maske können die gewünschten Änderungen angepasst werden.


 Verwirft die angepassten Änderungen

 Speichert und übermittelt die angepassten Änderungen direkt


Aktuell wird dies Funktion im Desktop überarbeitet, weshalb wird die vorsichtshalber deaktivieren. 


HR Dokumente


Fügt ein neues Dokument hinzu (Dokumentenupload)


Desweiteren zeigen wir eine History an den bereits hochgeladenen Dokumenten an.

Diese verwenden ebenfalls farbige Symbole, wenn sich der Status verändert.


IconBedeutung
Offen / in Bearbeitung
Abgelehnt durch das HR
Angenommen durch das HR
Erledigt durch das HR

Das Dokument kann als Foto direkt gemacht werden, aus der Galerie oder aus dem Dateibrowser hinzugefügt werden.

Zu einem Dokument gehört selbstverständlich ein Titel und ein Datum.


 

Speichern oder schliessen

Sofern man das Plus Icon drück, öffnet sich nochmals eine weitere Maske. Diese dient dazu, mehrere Fotos in ein PDF umzuwandeln.

Diese Funktion hilft zum Beispiel bei mehrseitigen Dokumenten / Verträge.

Nach dem Hinzufügen aller relevanten Fotos, muss nur noch gespeichert werden und das PDF wird direkt generiert.

Falls das Dokument durch das HR angenommen und im Personalstamm hochgeladen wurde, wird es bei einer freigegebenen Dokumetenablage wieder auf dem Mobilen Gerät angezeigt.

Ein hochgeladenes, unbearbeitetes Dokument kann nicht mehr eingesehen werden - solange nicht, bis das HR das Dokument erledigt und korrekt abgelegt hat.

Abmeldung


Die Abmeldung erfolgt mittels Drücken vom «Abmelden» Button in diesem Menüpunkt.


Zusätzlich kann das Design von hell auf dunkel gewechselt werden. 

Falls nicht anders gewählt, wird der Systemstandart verwendet.


Öffnet dieses Handbuch hier




Bearbeitung der App Anfragen

Die eingegangenen Anfragen müssten nun in der Desktop Version geöffnet und angeschaut werden. Je nach Antwort der leitenden Person erscheint der Wunschdienst als angenommen oder zurückgewiesen. Solange die Anfrage noch nicht beantwortet wurde, steht dies symbolisch als «Pause» in gelber Farbe in der mobilen App unter dem Register Anfragen.

Einstellungen PEPS

Zu Beginn muss PEPS geöffnet werden.


Öffnen via asebis oder NEXUS / PERSONAL:

Peps via Heim öffnen:

Peps direkt öffnen:

Sobald die Software geöffnet ist, müssen wichtige Einstellungen gemacht werden. Die Anfragen sieht man erst, sofern die Einstellungen bereits vorhanden sind.

Dafür öffnet man die Kundeneinstellungen unter dem Register PEPS


Sobald die Einstellungen geöffnet sind, wechselt man auf den DPL & EPL Tab.

  • Für die Angehörigen App muss das Häkchen beim Einsatzplan zwingend stehen, sonst werden die App Anfragen im Einsatzplan nicht angezeigt.
  • Sofern die NEXUS / PERSONAL eingesetzt wird, muss das Häkchen bei Dienstplan auch gesetzt sein.

Anschliessend können die Einstellungen gespeichert und die Einstellungen geschlossen werden.

App Anfragen im Dienstplan bearbeiten

Im Dienstplan sind die App Anfragen unter Daten / App Anfragen zu finden.

Falls keine Anfragen vorhanden sind, kann das von / bis Datum noch überprüft und gesetzt werden. Das Datum richtet sich nach dem Zeitpunkt, an welchem die Anfrage geschickt wurde.


Die Anfragen erscheinen nun in der Listenansicht. Mittels Doppelklick auf die entsprechende Anfrage öffnet sich eine Bearbeitungsmaske. Die Anfrage kann kurz geprüft und danach angenommen oder abgelehnt werden. Falls die Anfrage mehr Bedenkzeit braucht, kann die Bearbeitungsmaske mittels abbrechen wieder geschlossen werden.


  • Details vom Mitarbeiter, allfälliger Wunschdienst, Datum und Nachricht prüfen
  • Arbeitszeiten prüfen und gegebenenfalls anpassen
  • Status Häkchen prüfen (je nach Anfrage ist das Häkchen anders gesetzt). Das Häkchen kann manuell nicht gewechselt werden!
  • Status anpassen. Es gibt drei mögliche Status, die man zum Speichern verwenden kann. Je nach ausgewählter Antwort färbt sich das Symbol auf der App ein.

Sobald die Anfragen bearbeitet und übernommen wurden, müssen die Anfragen mittels «Speichern» endgültig übernommen und eine Aktualisierung an die App gesendet werden:


Falls man noch Bedenkzeit braucht, kann das Speichern für den Moment ausgelassen und zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden.

Wenn nur eine einzelne Anfrage gespeichert werden möchte, kann diese ausgewählt werden. Die Anfrage erscheint dann in blauer Farbe (angewählt).


Falls die Dienste nicht sofort auf der App erscheinen, muss der Dienstplan noch gespeichert werden. Die Aktualisierungen werden dann an die App gesendet und die App kann manuell synchronisiert werden.

App aktualisieren und prüfen

Auf der mobilen Applikation sind die Dienste nach einer Anmeldung oder einer Synchronisation mit der entsprechenden Antwort sichtbar. Der Dienst wurde durch die Anfrage im Peps automatisch eingeplant und ist an einem anderen Datum oder zu einer anderen Zeit im Dienstplan sichtbar.