Artikelbezogene Bestellung
Mit der Artikelbezogenen Bestellung werden alle Artikel unabhängig vom Lieferanten hintereinander erfasst, die Trennung der Bestellung nach Lieferant erfolgt erst beim verarbeiten.
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeiten | |
| Belege selektiert | Zeigt Summe Netto / Brutto-Betrag in Hauswährung der selektierten Belege an (Checkbox Belegköpfe). |
| Total alle Belege | Zeigt Summe Netto / Brutto-Betrag in Hauswährung aller aufgelisteten Belege an. |
| Belegtyp | Hier kann zwischen den verschiedenen Belegtypen gewechselt werden. Wenn Belegzeilen zu dem Belegkopf existieren, kann dies nicht mehr geändert werden. |
| Sachbearbeiter | Kontaktdaten des Mitarbeiters |
| Lager | Lagerort innerhalb des Hauses (nur die ersichtlichen Artikel können erfasst werden) |
| Benutzergruppe | Im Systemmanagement kann jedem Benutzer eine Material-Benutzergruppe zugeordnet werden, dies steuert u.a. eine Benutzergruppenabhängige Pflege des Reiters MatMan Informationen im Lieferanten- und Kundenstamm. |
| Belegkopf | |
| Lieferantennummer | Bei Beleg-Neu-Erfassung Suche durch gezielte Eingabe der Nummer des Lieferanten. Bei Beleg-Änderungen, Anzeige der Lieferantennummer laut Beleg. |
| Öffnet die erweiterte Lieferanten-Suchmaske |
| Lieferantenname | Bei Beleg-Neu-Erfassung Suche durch Eingabe des Namens des Lieferanten. Bei Beleg-Änderungen, Anzeige der Lieferantennamen laut Beleg. |
| Belegnummer | Interne fortlaufende Belegnummer |
| Vorerfassungsnummer | Feld ist in der Bestellung inaktiv (Rechnungs- / Gutschriftrelevant). |
| Button ist im Wareneingang inaktiv. |
| Referenznummer | Feld ist in der Bestellung inaktiv. |
Belegdatum | Feld entspricht dem Bestelldatum, es wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Bei Bedarf kann das Datum manuell überschrieben werden, wenn z.B. die Bestellung für den nächsten Tag vorbereitet werden soll. |
Lieferdatum | Vereinbartes Lieferdatum; gilt für die gesamte Bestellung. Vorschlag Tagesdatum: kann jedoch manuell überschrieben werden |
| Betrag | Feld ist in der Bestellung inaktiv (Rechnung- / Gutschriftrelevant). |
| Rest | Feld ist in der Bestellung inaktiv (Rechnung- / Gutschriftrelevant). |
| Rabattsatz | Feld ist in der Bestellung inaktiv (Rechnungsrelevant). |
| EK Aktualisieren | Feld ist in der Bestellung inaktiv. |
| Kondition | Zeigt die Zahlungskondition des Lieferanten laut Stammdatensatz an (z.B. 10 Tage netto, 2% innert 10 Tage). |
| Währung | Zeigt die gewählte Lieferanten-Währung des Lieferanten an. |
| Bestellnummer | Das Feld hat in der Bestellung keine Funktion. |
| Belegzeile | |
| Artikel | Die Suchauswahl kann über «Alle, Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Lieferantenartikelnummer, GTIN (Strichcode), Pharmacode» erfolgen. 'Alle' sucht den erfassten Suchbegriff automatisch in den genannten Bereichen. Über Eingabe des Suchbegriffs mit % (z.B. '%dafalgan'), erlaubt die Suche eines Teilstrings. |
| Öffnet die erweiterte Artikel-Suchmaske |
| Bezeichnung 1 | Zeigt die Bezeichnung 1 des Artikels an. |
| Bezeichnung 2 | Zeigt die Bezeichnung 2 des Artikels an. |
| Menge | Stückzahl, Menge pro Einheit des Artikels |
| Bonus | Anzahl Bonusmengen sofern im Artikelstamm > Einkaufspreise: Konditionsart Bonusmenge hinterlegt |
| Preis | Preis pro Einheit |
| Rabatt-Satz | Rabatt in % (als Minus-Wert = Zuschlag) |
| Rabatt-Betrag | Rabatt-Betrag (als Minus-Wert = Zuschlag) |
| Gesamtpreis | Gesamtpreis der Position in Währung vor Abzüge / Zuschläge |
| Gesamter Wert | Gesamtbetrag der Position in Währung nach Abzüge / Zuschläge |
| Verpackung | Gewählte Einheit des Artikels. Standardmässig wird die im Artikelstamm beim Lieferanten hinterlegte 'Default-Verpackung' vorgeschlagen. Über DropDown kann ein Wechsel der Einheit erfolgen. |
| Steuer | Steuersatz der Belegzeile |
| Lager | Vorgesehener Lagerort (In Klammern ist der aktuelle Lagerbestand des Artikels ersichtlich) |
| Vertrag | Falls Rahmenverträge vorhanden, wird hier die zugeordnete Vertragsnummer angezeigt. |
| Lieferdatum | Das Datum an dem der Artikel geliefert werden soll (Hinweis: Ein Lieferdatum im Belegkopf übersteuert den Lieferdatum auf der Position). |
| Nachlieferdatum | Hier kann das Datum einer Nachlieferung laut Information des Lieferanten hinterlegt werden. |
| Bestätigt am | Hier kann das Datum der Bestätigung durch den Lieferanten hinterlegt werden. |
| AB-Nr./Referenz | Hier kann die Auftragsbestätigungsnummer des Lieferanten hinterlegt werden. |
| Checkbox ist standardmässig aktiviert, damit nur Artikel, welche im Artikelstamm diesem Lieferanten zugeordnet sind erfasst werden können. Wird der Haken entfernt, kann der Zugriff auf sämtliche Artikel erfolgen. |
| Gratis | Zeigt bei NEU-Erfassung den hinterlegten Wert laut Artikelstamm Register Zusätze an. Wenn die Hinterlegung keine Änderung erlaubt, so ist die Checkbox inaktiv und kann nicht geändert werden. Der Wert der 'Gratis' markierten Positionen muss 0.00 betragen, eine entsprechende Meldung weist darauf hin. |
| Bestellung vollständig | Diese Checkbox ist in der Bestellung inaktiv. |
| EK Aktualisieren | Ist diese Checkbox aktiviert, wird der Einkaufspreis in den Stammdaten aktualisiert. |
| Info-Bereich | |
| Gesamtbestand | Anzeige des Gesamtbestandes des Artikels über alle Lagerorte, in der gewählten Einheit. |
| Offene Bestellmenge | Noch nicht gelieferte Menge |
| Mindestbestand | Hinterlegter Mindestbestand des Artikels laut Artikelstamm |
| Artikelnummer | Artikelnummer |
| Pharmacode | Wenn vorhanden, Anzeige des Pharmacodes laut Artikelstamm Register Artikel (Verbindung zum Artikelkatalog hospINDEX). |
| Lieferantenartikelnummer | Wenn vorhanden, Anzeige der Artikelnummer des Lieferanten laut Artikelstamm Register Lieferanten. |
Ablaufbeschreibung Artikelbezogene Bestellung
- Wählen Sie einen Sachbearbeiter aus (fakultativ).
- Wählen Sie einen Lagerort aus (fakultativ).
- Wählen Sie ein Bestelldatum (Vorschlag = aktuelles Tagesdatum).
- Erfassen Sie einen Artikel (z.B. über Nummer oder Bezeichnung)
- Wechseln Sie evtl. den Lieferanten über die Combobox
- Ändern Sie evtl. Menge, Verpackung, Preis etc. des Artikels.
- Übernehmen Sie Ihre Eingaben mit Speichern.
- Erfassen Sie weitere Artikelzeilen.
- Für einen Ausdruck der Bestellungen kann Vorschau zur Anzeige am Bildschirm, Drucken oder Mail ausgewählt werden.
- Wählen Sie Verarbeiten um die Bestellungen zu generieren.
Mailfunktion bei Bestellerfassung
Mit dem Bestellwesen haben Sie neben der Möglichkeit Bestellungen zu Drucken, auch die Möglichkeit diese über Email (als .pdf-Anhang) zu versenden. Dies trifft für alle drei Bestellerfassungen zu:
- Lieferantenbezogene Bestellung
- Bestellvorschlag
- Artikelbezogene Bestellung
Damit Sie Bestellungen einem Lieferanten per Mail senden können, empfiehlt es sich die Mail-Adresse im Lieferantenstamm zu hinterlegen, damit diese automatisch ermittelt und vorgeschlagen werden.
In der Bestellmaske wird der Button Mail 
ausgewählt
Nach dem der Beleg verarbeitet wird erscheint die Maske für den Mailexport. Folgende Angaben werden für den Mailversand vorgeschlagen und können hier noch überarbeitet werden:
- Mailadresse
- Betreffzeile
- Freies Textfeld
Nachdem Sie auf Senden klicken, erhalten Sie von der Windows Oberfläche folgende Warnhinweise, da in diesem Moment Ihr hausinternes Mailprogramm aufgerufen wird.
Damit das Mail versendet werden kann muss das Flag aktiviert und die folgenden Masken mit Ja beantwortet werden.
Über den neuen Button Mail im Belegfluss können Sie jederzeit eine Bestellung erneut senden.
Werden Bestellungen über die «Artikelbezogene Bestellung» oder über den «Bestellvorschlag» ausgeführt, so erscheint beim Versenden des Emails die Mailexportmaske für jeden Lieferant nacheinander.
Elektronische Bestellung
Die Zusatzfunktion eBestellung ermöglicht Ihnen eine elektronische Übermittlung der Bestellungen (XML-Format) an den Lieferanten. Die Übermittlung der Daten findet über einen Provider statt (z.B. GHX, Pagero), unabhängig welches Datenformat der Lieferant verwendet. Er sorgt für einen zuverlässigen Datentransfer und stellt den Datenschutz sicher. Sie können die Bestellungen aus Ihrem gewohnten Arbeitsschritten (Bestellvorschlag, Artikelbezogene und Lieferantenbezogene Bestellung) heraus auslösen. Durch dieses Verfahren können die Lieferanten auf bisher an Sie gerichtete Bestellgebühren verzichten.
Bei Interesse oder weiteren Fragen sprechen Sie uns bitte an.