Die Word Steuerdatei dient dazu, um Daten aus dem NEXUS/HEIM zu exportieren und den Officeprodukten oder anderer Software zur Verfügung zu stellen, sodass diese die Daten weiterverarbeiten können. Hauptzweck ist sicher der Word Serienbrief. Hier wird beschrieben wie die Daten exportiert werden. Für die Weiterverarbeitung sei hier an die Dokumentation der jeweiligen Software verwiesen, da zum Beispiel auch schon die Erstellung eines Serienbriefs unter den einzelnen Word Versionen verschieden aussieht. 

Aufruf der Wordsteuerdatei

Die Word Steuerdatei ist zu finden unter Heim, Wordsteuerdatei.

Selektionsmaske

Hauptselektion

In der Hauptselektion wird die Selektion gesteuert. Dies muss nicht zwingend mit der Datenanzeige übereinstimmen. Wenn man zum Beispiel die Angehörigen eines Bewohners auswerten möchte, wird der Bewohner selektiert (Hauptselektion), aber bei der Kontaktselektion gewählt, dass man die Informationen des Angehörigen haben möchte.

Rolle
Auswahl der Rolle; Die Kontaktselektion verändert sich je nach Einstellung der Rolle. So kann z.B. zu Rolle Ausgleichskasse nur die Bewohner definiert werden.

Von/Bis
Einschränkung der Adresse, je nach Rolle

Adresskriterium 
Es ist möglich auf der Adresse sogenannte Adresskriterien zu hinterlegen, die bei der Wordsteuerdatei wieder entsprechend selektiert werden können.

Unterbringung 
Bei der Rolle Bewohner kann mit den Feldern Unterbringung,

Abteilung 
Abteilung und Stockwerk können nach dem Aufenthaltsort gefiltert werden. Es gilt jeweils das Ereignis, das ab dem per Datum gültig ist. 

Adressstatus
Über die Felder aktiv, inaktiv und Alle kann gesteuert werden, ob die Adresse in der Rolle sein muss (aktiv) bzw. bei Bewohner noch anwesend sein muss oder ob die Adresse einmal in dieser Rolle war und jetzt nicht mehr (inaktiv) bzw. bei Bewohner diese nicht im Heim sind. Die Einstellung ist entweder gültig dem per Datum oder von/bis Datum. Bei Alle spielt dies keine Rolle.

Gesperrte Adressen
Adressen können gesperrt werden bzw. auch die Bezüge dazu. Dies kann über die Felder mit der Beschriftung gesperrte Adressen ausgewertet werden.

Sortierung
Nach Name oder Nummer. Die Sortierung bezieht sich immer auf die Daten der Hauptselektion.

Felddefinition
Mittels der Felddefinition können die Felder zu der Hauptselektion definiert werden. Das heisst, ist die Rolle Bewohner in der Hauptselektion ausgewählt und ich möchte Informationen über den Bewohner, dann mache ich dies über den Button Felddefinition.

Mittels der Combobox oben kann eine Gruppe ausgewählt werden, von welcher man Daten haben möchte. Welche Gruppen hier erscheinen, hängt von der Rolle ab, welche die Adresse haben muss.

Dann sieht man in der linken Liste alle verfügbaren Felder, die über Zuweisen in die rechte Liste verschoben werden können. Felder in der rechten Liste werden in die Datei geschrieben.

Die Knöpfe zwischen den beiden Listen bedeuten folgendes:
Zuweisen. Damit stellt man ein Feld in die rechte Liste.
Entfernen. Damit entfernt man ein Feld aus der rechten Liste.
Nach oben verschieben. Damit verschiebt man das Feld in der rechten Liste weiter an den Anfang der Liste und damit auch an den Anfang der Datei.
Nach unten verschieben. Damit verschiebt man das Feld in der rechten Liste weiter ans Ende der Liste und damit auch ans Ende der Datei

Neue Erweiterte Suche

Über den Knopf neue erweiterte Suche kann ein erweiterter Filter gesetzt, bearbeitet oder entfernt werden. Wie genau die erweiterten Filter zu bedienen sind, sei hier an die entsprechende Dokumentation verwiesen. Was genau über den Filter alles gefiltert werden kann, ist abhängig von der gewählten Rolle. Verändert man die Rollenselektion, dann wird automatisch auch der Filter entfernt, da der bisherige mit der neuen Rolle nicht mehr gültig sein kann.

Kontaktselektion

Hier können Daten aus Adressen ausgewählt werden, die mit der selektierten Adresse in einem Zusammenhang stehen. Sind mehrere Rollen zu einer selektierten Adresse gewählt, dann kommt die gewählte Adresse für jede Kombination dieser Rollen.
Beispiel: Als Hauptrolle ist Bewohner gewählt und in den Kontakten die Versicherung und der Arzt. Ein Bewohner hat nur 2 Versicherungen und ein Arzt. Dann kommt dieser Bewohner zweimal. Einmal mit der ersten Versicherung und dem Arzt und dann nochmals mit der zweiten Versicherung und dem Arzt.

Aktiv
Kann nicht angewählt werden. Die Checkbox wird aktiv angezeigt, wenn ein Feld der Rolle benutzt wird.

Felder
Mittels des Buttons Felder kann auf die Felddefinition verzweigt werden. Hier können die gewünschten Felder ausgewählt werden.
Zu beachten gilt, dass in der Combobox oben zusätzlich auf verschiedene Gebiete selektiert werden kann.
Mit den Pfeiltasten können Felder hinzugefügt, entfernt und sortiert werden.

Typ
Bei aktiven Zeilen kann über die Spalte Typ noch genauer spezifiziert werden, um welchen Typ es sich handeln muss. Ist nichts gewählt, dann wird darüber auch nicht weiter eingegrenzt.

Flacher Modus / ohne Daten der Hauptselektion

Der flache Modus verdichtet die Daten. D.h. eine Adresse wird nur genau einmal in der Datei sein, egal ob sie durch die Hauptselektion gedruckt werden soll oder durch die Selektion durch die Kontakte. Darum kann man in diesem Modus nur direkte Felder der Adresse ausgeben lassen und nicht rollenspezifische. 
Will man nur die Daten aus den Kontakten haben aber ohne die hauptsächlich selektierte Adresse, dann ist die Option „Ohne Daten der Hauptselektion" zu aktivieren. Damit werden dann nur noch Adressen ausgegeben, welche über die Kontakte selektiert sind.

Ausführen

Der Button Ausführen öffnet ein Fenster, wo die Dateiablage definiert werden kann. Standardmässig wird eine .txt, also ein Text-File vorgeschlagen. Möchte man die Daten in Excel exportieren, muss beim Dateityp auf Alle Dateien (.) gewechselt werden und ein Dateiname mit der Endung .xls oder .xlsx je nach Office Version erfasst werden.
Besteht die Datei schon, dann wird sie überschrieben. Sobald die Datei erstellt ist, erscheint eine entsprechende Meldung.

Abfragen speichern/öffnen

Drückt man in der Toolbar auf Speichern, wird man nach dem Namen für die Konfiguration gefragt. Diese wird dann in der Datenbank unter diesem Namen gespeichert inkl. aller Filter (auch dem erweiterten Filter). Macht man nach dem Speichern noch Änderungen, dann sind diese erst gespeichert, wenn nochmals auf Speichern gedrückt wird.

Klickt man bei der Frage nach dem Namen auf Speichern als, wird die ursprüngliche Konfiguration nicht verändert, sondern die aktuelle Konfiguration wird unter dem angegebenen Namen gespeichert.
Gespeicherte Konfigurationen können über den Knopf Öffnen geladen werden.

Über den Knopf neu, wird eine neue Konfiguration initialisiert.