Sinn und Zweck

Dieses Handbuch erklärt Ihnen die Aufbereitung der Bewohnerdaten im NEXUS/HEIM und den anschliessenden Import dieser Daten in die SOMED-Statistik -> Register Klienten.
Zuerst werden die Daten im NEXUS/HEIM für den Export aufbereitet und in einer Maske dargestellt, es erfolgt eine erste Validierung. Hier können Sie bereits Korrekturen vornehmen. Danach werden die Daten in eine Text-Datei exportiert. Diese Datei kann dann auf der Homepage der SOMED-Statistik importiert werden. Beim Import erfolgt nochmals eine Validierung.

Was wird aus NEXUS/HEIM übergeben

Für die Übergabe an Somed ins Register D: Klienten werden aus NEXUS/HEIM die Bewohner, die Ein- Austritte, die Einstufungen mit den entsprechenden Pflegetagen, die Reservations- und die Anwesenheitstage übergeben.
Reservationstage sind alle verrechneten Tage vor Eintritt, nach Austritt oder die Tage, an denen der Bewohner in den Ferien oder im Spital war (von Vertragsbeginn bis Vertragsende).

Weiterführende Informationen finden Sie auch auf der Homepage des Bundes.

Annahmestelle Somed-Statistik

SOMED ist eine Web-Applikation. Die Datenerfassung erfolgt über eine sichere Verbindung via Internet (https://www.somed.bfs.admin.ch). Um sich in die Web-Applikation einzuloggen, sind ein Benutzername und ein Passwort notwendig. Dies erhalten Sie vom kantonalen Verantwortlichen der Erhebung.

Klienten-Daten in der Somed-Statistik

Datenherkunft Bewohnerdaten aus NEXUS/HEIM

D05: PLZ letzte Wohngemeinde

D10 Austrittsdatum - es wird immer das Gültig-Von Datum des Austritts übergeben (also das Vertragsende) 

D11: Beherbergung - je Beherbergung wird der Klient in der Somed angelegt



D14: Eintritt von

D15: Austritt nach


D163  Anzahl fakturierte Aufenthaltstage:  alle fakturierten Leistungspositionen Pension, die Sie im Leistungskatalog der entsprechenden Gruppe zugeordnet haben
D164  Anzahl fakturierte Reservationstage: fakturierte Tage vor Eintritt/nach effektivem Austritt (Datum Vertragsbeginn, Datum Vertragsende), Spital-/Ferien-Abwesenheiten
D160  Anzahl fakturierte Tage: von Somed generierte Summe aus D163 und D164 – hier summiert Somed die Anwesenheitstage und die Reservationstage – diese Summe wird validiert und darf die Anzahl Tage zwischen Ein- und Austritt nicht überschreiten.
D24  Pflegebedarf (Min. oder Punkte)

D22 KLV-Stufe


D26 Anzahl fakturierte Pflegetage pro Stufe – alle fakturierten Leistungen Pflege, die Sie im Leistungskatalog der entsprechenden Gruppe zugeordnet haben

Aufruf des SOMED-Menüs

Der Menüpunkt finden Sie im Menü Import/Export, SOMED Heim.

Das Erstellen der SOMED-Datei kann mehrmals erfolgen.

Export-Optionen

Entscheid Bewohner-Art

Über die Bewohner-Art kann entschieden werden, ob alle Bewohnerarten exportiert werden sollen oder nicht. Wenn nichts gewählt ist, werden alle Bewohnerarten aufbereitet.

Wichtig

Nexus/Heim Version unter 2041.1: wenn selektioniert, werden nur diejenigen Bewohner aufbereiten, die zum Zeitpunkt der Selektion dieser Bewohnerart angehören.

Konsolidierung

Wenn ein Heim mit mehreren Mandanten arbeitet, aber eine gemeinsame SOMED-Statistik abgeben muss, kann dies via Konsolidierung erfolgen. Hier die vordefinierte Konsolidierung auswählen und anschliessend die Daten aufbereiten. Bei der Aufbereitung spielt es keine Rolle, von welchem Mandant aus dies gemacht wird, wichtig ist nur, dass die Konsolidierung zur Auswahl steht.

Falls bei Ihnen noch keine Konsolidierung eingerichtet wurde, können Sie dies entweder über Extras, Optionen machen oder Sie wenden sich dafür an den Support.

Statistikjahr

Für den Export muss das gewünschte Statistikjahr eingetragen werden. Standardmässig wird hier immer das Vorjahr eingetragen. 

BFS – Nr.

Ähnlich wie bei der Konsolidierung ist es auch möglich, in einem Mandanten mehrere Heime (BFS-Nummern) zu führen. Falls dies gemacht wurde, kann der Export auch BFS-Nummer spezifisch erfolgen. Wird nichts gewählt, werden alle Daten aufbereitet.

Exportpfad festlegen

Wählen Sie den Pfad aus, wohin Sie die Datei abspeichern möchten. Von diesem Pfad wird die Datei anschliessend in die SOMED-Statistik importiert. Im Feld Bemerkung kann eine Freitextbemerkung dem Fragebogen hinzugefügt werden. 

Fragebogenoptionen

SDA-Version

Hier kann festgelegt werden nach welcher SDA-Version die SOMED-Statistik erstellt werden soll. Normalerweise gilt hier SDA2.

Anwesend

Wählen Sie hier die Leistungsgruppe aus, welche die fakturierten Pensionsleistungen enthalten oder, wenn Sie Reservationstage ausweisen, wählen Sie hier eine Gruppe mit den fakt. Pflegeleistungen aus.

Wenn Sie Reservationstage ausweisen, summiert Somed im Feld D24 die Anwesenheits- und die Reservationstage automatisch. Dieser Wert darf dann die Höhe der Aufenthaltsdauer nicht überschreiten. Wählen Sie in diesem Fall die Pflegeleistungen hier aus.

Reservation

Falls Sie bestimmte Leistungen verrechnen während Abwesenheiten Spital/Ferien, vor Eintritt oder nach Austritt des Bewohners (Datum Vertragsbeginn, Datum Vertragsende), also sogenannte Reservationstage, dann wählen Sie hier die Leistungsgruppe mit den bei Ihnen zugeordneten Reservationsleistungen aus. Wenn Sie mit Karenztagen arbeiten, müssen Sie die fehlenden Reservationstage dann noch allenfalls manuell nacherfassen. In diesem Fall können wir Ihnen Somed Reservationsleistungen einrichten, dann müssen Sie diese nicht mehr manuell nacherfassen. Falls Sie dies wünschen, wenden Sie sich bitte an den Support.

Pflegetage

Wählen Sie hier die Leistungsgruppe mit den bei Ihnen zugeordneten Pflegeleistungen aus. Wir empfehlen Ihnen, die Leistungen Pflege KLV hier zuzuordnen, da diese Leistungen in jedem Fall verrechnet werden.

Betreut

Ist ein Bewohner nicht beherbergt (Beherbergung stationär: 3. nicht beherbergt), werden nur die Betreuungstage verlangt und übergeben.

Leistungen den Gruppen zuordnen

Über die Fragebogenoptionen können Sie festlegen, welche Leistungsgruppen (mit den dazugehörenden Leistungen aus dem Leistungskatalog) Sie für die Übergabe der geforderten Werte: Anwesenheitstage, Reservationstage und Pflegetage Sie verwenden wollen. Diese Zuordnung können Sie im Leistungskatalog vornehmen.
Pro Auswahl kann nur eine Gruppe ausgewählt werden, jedoch können einer Leistungsgruppe mehrere Leistungen zugeordnet sein.
Die Zugehörigkeit der Leistungen zu den Gruppen kann auch nachträglich noch angepasst werden. Sollten also nicht alle Pensionstage korrekt ermittelt werden, ist als erstes im Leistungskatalog zu kontrollieren, ob Leistungen in der Gruppe fehlen oder ob Leistungen in der Gruppe sind, die nicht zu den verrechneten Pensionstagen gehören.

Leistungsgruppen im Leistungskatalog bereits vorhanden

Öffnen Sie den Leistungskatalog via Heimverwaltung, Stammdaten, Leistungskatalog verwalten.

Suchen Sie hier ihre Pensionsleistungen. Auf der Leistung selbst befindet sich auf der rechten Seite das Feld „Gruppe". Hier können die Leistungen der Gruppe SOMED Pensionstage hinzugefügt werden. Via Speichern wird die Zuweisung abgeschlossen. 

neue Leistungsgruppe anlegen

Öffnen Sie die Code-Verwaltung via Administration, System-Stammdaten, Codeverwaltung.
Klicken Sie auf „benutzerspezifische Codewerte"
Suchen Sie hier die Codegruppe Leistungsgruppe
Erfassen Sie einen neuen Eintrag (Codewert darf nicht doppelt vergeben werden), z.B. Code: SO_RES, Bezeichnung: SOMED Reservationstage, Wert: 0
Speichern Sie diesen Eintrag ab und schliessen Sie die Codeverwaltung wieder.


Öffnen Sie dann erneut den Leistungskatalog, so steht Ihnen die neu erfasste Gruppe zur Verfügung.

Daten für SOMED-Statistik im NEXUS/HEIM einlesen

Sobald der Export konfiguriert ist, können Sie sich die Daten via Button „Daten einlesen" anzeigen lassen. Zu diesem Zeitpunkt ist noch kein Export erfolgt. 

Korrekturen für den SOMED-Export

Das System validiert in einer ersten Prüfung die Daten gemäss SOMED-Vorgabe und zeigt fehlende oder fehlerhafte Angaben rot markiert an. Diese fehlerhaften Datensätze können nun direkt hier im Export korrigiert werden, dabei unterscheiden wir zwei „Korrektur-Möglichkeiten".

Speicherbare Korrekturen

Die speicherbaren Korrekturen sind Korrekturen von fehlenden Angaben auf den Bewohnerstammdaten. Dies können z.B. fehlende Wohngemeinden, fehlende Eintritts-/Austrittsgründe sein. Diese fehlenden Angaben können Sie direkt hier in dieser Tabelle korrigieren und abspeichern. So kann gewährleistet werden, dass die gleichen Fehler bei einem erneuten Export nicht wieder auftauchen. 

Nicht speicherbare Korrekturen

Nicht speicherbare Korrekturen sind solche, die nicht auf den Bewohner zurückgeschrieben werden können. Hierbei handelt es sich um Pensions-, Reservations- und Pflegetage, die anhand der verrechneten Leistungen ermittelt werden. Diese Korrekturen können nicht zurückgespeichert werden, da sie sonst die Leistungsstatistiken verfälscht würden. Wenn Sie also hier die Tage korrigieren, werden diese nur in die jeweilige Export-Datei geschrieben.

 Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, allfällige weitere Korrekturen direkt auf der Somed-Homepage, auf dem entsprechenden Bewohner vorzunehmen.

SOMED-Datei exportieren

Sobald alle Korrekturen abgeschlossen wurden, kann die Datei via „Daten exportieren" erstellt und im definierten Pfad abgespeichert werden.

 Hinweis: Der Dateinamen setzt sich zusammen aus ihrer BUR-Nr. und dem Präfix sm_, also z.B. sm_71276412_a_2018.txt

Datei in die SOMED-Statistik importieren

Sobald die Daten exportiert wurden, ist der Part seitens NEXUS/HEIM erledigt, die Bewohnerdaten wurden exportiert. Als nächstes können Sie die Datei in der SOMED eingelesen. Gehen Sie auf die Homepage der SOMED-Statistik und loggen Sie sich mit ihrem Benutzernamen und Kennwort ein.

 Fragebogen importieren

Via Fragebogen importieren können Sie dann die zuvor erstellte Datei anwählen und importieren. Es werden nur die Klienten-Daten importiert und ggf. überschrieben.

Mögliche Probleme beim Einlesen

Meldung: „Fehlende Pflegetage pro Stufe"

Fehlen Pflegetage pro Stufe kann die Datei nicht eingelesen werden, sie erhalten eine Fehlermeldung. Importieren Sie die Datei ins Excel, Darstellung der Daten: mit Trennzeichen getrennt (Pipe). In der letzten Spalte (X) dürfen Tage nur dann fehlen, wenn in der Spalte T = 2 eingetragen ist. Bei T = 1 müssen Tage übergeben werden. Erfassen Sie die fehlenden Tage noch manuell in der zu importierenden Text-Datei.

Meldung: „Object reference not set.."

Mögliche Ursache: Es ist eine gültige Einstufung vorhanden, aber die Minuten sind leer → dann wird in der Datei, im Feld D 22 |-1| ausgegeben
Lösung: Erfassen Sie die Minuten und starten Sie nochmals einen Export

Für eine Pflegeintensitätsstufe müssen sowohl der Pflegebedarf (D24) sowie auch die fakturierte Pflegetage (D26) ausgefüllt werden

Mögliche Ursache: Der Bewohner hat eine Einstufung, aber es wurden keine fakturierten Pflegetage übergeben.
Lösung: Stellen Sie sicher, dass alle fakt. Pflegeleistungen in der Gruppe sind, die sie in der Gruppe Pflegetage übergeben. Wurden alle Stufen fakturiert?  Oder Kontrolle der Datei wie bei Meldung "Fehlende Pflegetage pro Stufe".

Fehler in Zeile XY, Attribut D160. Total entspricht nicht der Summe der zugehörigen Werte

Mögliche Ursache: Die Datei wurde mit einer früheren Version von NEXUS/HEIM erzeugt, evtl. stimmt die Nummerierung der Bewohner nicht.
Lösung: Kontrollieren Sie, ob pro Bewohner-Aufenthalt je eine Laufnummer ausgegeben wird.