Stammdaten Debitorenbuchhaltung
Debitorenstamm
Debitorenstamm - Einleitung
Der Debitorenstamm umfasst
- Kontonummer und Währungsinformationen
- Adress- und Kommunikationsinformationen
- Fibu-Kontierungsinformationen
- Gruppierungsinformationen
- Mehrwertsteuerinformationen
- Zahlungsinformationen
- Bonitätsinformationen
- Mahnungs- und Verzugszinsinformationen
- Saldo- und Bewegungsinformationen
- Zusatzinformationen für individuelle Zwecke
Der Debitorenstamm kann auch als Personenkonto bezeichnet werden, welches für die buchhalterische Verwaltung von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen aus dem Geschäftsverkehr mit einem Kunden in einer oder mehreren Währungen dient. Der Saldo eines Personenkontos repräsentiert jederzeit die Summe aller offenen Posten.
Die Personenkonten werden in der Finanzbuchhaltung bzw. in der Bilanz zu einem oder mehreren Sachkonten, einem sogenannten Sammelkonto zugeordnet/zusammengefasst.
Währung | Währung des Debitors [Neu]-Modus: Multi-Currency-Debitoren: Vorgang zum Anlegen von Multi-Currency-Debitoren: |
Debitorenstamm - Toolbar
[Neu] | Neuen Datensatz erfassen (Initialisierung der Erfassungsmaske). | ||||||
[Speichern] | Bearbeiteter Datensatz speichern. Beim erstmaligen Speichern eines neuen Debitors oder Kreditors (nach [Neu]): Das Programm macht einen Vergleich der neu erfassten Adresse mit dem bestehenden Adressstamm. Falls eine Ähnlichkeit der Felder Name, Vorname, Ort vorliegt: Es erscheint ein zusätzlicher Dialog: 'Ähnliche Adressen' mit folgenden Wahlmöglichkeiten:
Der Vergleich der Felder erfolgt auf Ähnlichkeit, nicht auf Gleichheit. Die Ähnlichkeit ist gegeben, wenn alle geprüften Felder gemäss der SQL-Soundex-Funktion gleich sind. | ||||||
[Verwerfen] | Änderungen am bestehenden Datensatz rückgängig machen. | ||||||
[Löschen] | Ausgewählten Datensatz löschen. | ||||||
[Drucken] | Ohne Funktion | ||||||
[Schliessen] | Bearbeitungsmaske ohne [Speichern], oder nach [Speichern] verlassen und schliessen. | ||||||
[Suchen] | Suchen Datensatz (-Sätze) über eine eingeblendete Selektionsmaske nach verschiedenen Kriterien. | ||||||
[Duplizieren] | Neue Währung: Neuer Debitor | ||||||
[Exportieren] | Adressangaben in der Zwischenablage ablegen, z.B. um sie in ein Office-Programm zu übernehmen | ||||||
[DSGVO Zugriff] | Wenn ein Benutzer die Berechtigung für das Schützen von Personendaten erhalten hat, wird diese Schaltfläche aktiv angezeigt. Der Benutzer kann dann mit Hilfe dieser Schaltfläche Debitoren anonymisieren, indem alle persönlichen Daten des gewählten Debitors nicht mehr angezeigt und mit Sternen (Name: *****) ersetzt werden. |
Debitorenstamm - Suchbereich
Suchbereich | De Suchbereich dient für die schnelle Selektion von einzelnen oder mehren Debitoren. Gefundene Debitoren werden im Datengrid (Datentabelle) angezeigt. |
Nr. | Debitoren-Nummer |
Name | Debitoren-Name |
Ort | Debitoren mit Ort |
Region | Debitoren mit Region |
Suche mit den eingegebenen Kriterien starten. Hinweis: Die Suche kann auch in einem Suchkriterienfeld mittels Enter-Taste direkt gestartet werden. | |
Eingegebene Suchkriterien gesamthaft löschen. |
Debitorenstamm - Allgemeine Informationen
Allgemeine Informationen | |
Adresse | Die nachstehenden Adressfelder sollten über den ganzen Debitorenstamm hinweg nach einheitlichen Richtlinien ausgefüllt werden (Selektionen, individuelle Reports etc). |
Debitor | Debitoren-Nummer [Neu]-Modus: Automatischer Vorschlag der höchsten Debitoren-Nummer + 1 (kann manuell übersteuert werden). Organisation der Debitoren-Nummer Entgegen früherer Systeme stellt die Debitoren-Nummer in NEXUS / FINANZ keinen zwingenden Schlüsselbegriff zum Finden eines Debitors dar. Aus diesem Grunde wird die Debitoren-Nummer grundsätzlich vom System selbständig vergeben (fortlaufend, grundsätzlich bei Null beginnend). Unter Umständen (wenn z.B. eine Branchenlösung für die Auftragsbearbeitung/Fakturierung zum Einsatz kommt) kann es sinnvoll oder erforderlich sein, den Debitorenstamm nach Belegnummernkreisen zu unterteilen. Zu diesem Zweck kann die vom System vorgeschlagene Debitorennummer manuell übersteuert werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass der nächsterfasste Debitor eine fortlaufende Nummer ab der höchsten im System vorhandenen Debitorennummer erhält. |
Währung | Währung des Debitors [Neu]-Modus: Alle Währungen des Währungsstamms stehen zur Verfügung. Konten mit Währung ungleich Basiswährung werden als Fremdwährungskonten gehandhabt. Multi-Currency-Debitoren: Findet der Geschäftsverkehr mit einem Debitor in unterschiedlichen Währungen statt, ist es in der Regel wünschbar, währungsgetrennte Debitorenkonti unter der gleichen Debitoren-Nummer führen zu können. Vorgang zum Anlegen von Multi-Currency-Debitoren: Der bestehende Debitoren-Stammeintrag einer bestimmten Währung wird ausgewählt und mittels Toolbar-Schaltfläche [Duplizieren] mit der neuen Währung gespeichert. |
Vorschlag | Bei einem Multiwährungs-Debitoren (Debitor mit gleicher Debitorennummer in mehreren Währungen) kann hier bestimmt werden, welche Währung als Vorschlagswährung (erstangezeigte Währung) beim Buchen gelten soll. |
Adresse | Adressnummer Anzeige der Adress-Nummer aus dem Adress-Stamm (nicht identisch mit der Debitoren-Nummer).
Wichtig: Diese Schaltfläche ist nur im [Neu]-Modus aktiv. |
Anrede | Die üblichen Anreden stehen zur Auswahl. Eine beliebige Anrede kann jedoch auch wie bei einem Textfeld eingegeben werden. |
Pers. Anrede | Persönliche Anrede im Sinne von z.B. 'Liebe Michelle' zur Weiterverwendung in MS-Office-Anwendungen oder individuellen Reports. Diese bezieht sich auf die Eintragung im Feld 'Kontakt'. |
Firma/Name | Firmen (gemäss HR-Eintrag)- oder Privatname. |
Vorname | Vorname, bei Firmenadressen frei lassen. |
Adresse (1) | Ist für die Branchenbezeichnung vorgesehen, kann auch leer bleiben Hinweis: Über das Kontextmenü (rechter Mausklick) kann eingestellt werden, ob Änderungen in der strukturierten Adresse automatisch in Adresse (1) konvertiert werden soll. |
Adresse (2) | Wird meistens für die Strassenbezeichnung verwendet. Hinweis: Über das Kontextmenü (rechter Mausklick) kann eingestellt werden, ob Änderungen in der strukturierten Adresse automatisch in Adresse (2) konvertiert werden soll. |
Adresse (3) | Dieses Feld ist frei verwendbar Hinweis: Über das Kontextmenü (rechter Mausklick) kann eingestellt werden, ob Änderungen in der strukturierten Adresse automatisch in Adresse (3) konvertiert werden soll. |
Postfach | Falls ein Eintrag vorgenommen wird, sollte dieser wie folgt lauten: 'Postfach nnn' bzw. 'case postale nnn' etc. |
PLZ/Ort | Orte können mittels […] gesucht werden. Ist ein PLZ-Stamm (z.B. Schweizer PLZ-Verzeichnis) eingelesen worden, wird nach der Eingabe der PLZ und Verlassen des Feldes der Ort automatisch eingesetzt. Ebenso bei der Eingabe eines Ortes. |
Land | Landauswahl |
Region | Ohne Funktion in NEXUS / FINANZ |
Strukturierte Adresse | Die strukturierte Adresse besteht aus einem separaten Feld für die Strasse und die Hausnummer. Über das Kontextmenü (rechter Mausklick) kann bei beiden Feldern der strukturierten Adresse eingestellt werden, ob und aus welchem Adressfeld automatisch in die Felder der strukturierten Adresse konvertiert werden soll. Hinweis: Aktuell besteht noch keine Pflicht die strukturierte Adresse zu führen. Finanzinstitute werden jedoch vermehrt die strukturierte Adresse einfordern. Gemäss Voraussage der SIX wird die strukturierte Adresse circa im Jahr 2025 verpflichtend eingeführt. |
Kommunikation | |
Sprache | Sprache für Reports in Briefform (z.B. Mahnbrief, Debitoren-Kontoauszug) Empfehlung: |
Kontakt | Kontakt, auf welcher sich die Pers. Anrede bezieht (siehe Bereich Adresse). Über die Schaltfläche […] können weiter Kontaktangaben zu einem Debitor erfasst und bearbeitet werden. |
Telefon (1) | |
Telefon (2) | |
Mobil | |
Telefax | |
Email-Adresse Über die Schaltfläche | |
Text | Textfeld für allgemeine Informationen zum aktuellen Debitoren dienen. |
Debitorenstamm - Erweiterte Informationen
Erweiterte Informationen | |
Verkaufsinformationen | |
Sperren | Mit der Aktivierung dieser Checkbox kann ein Debitor für die Beleg-Buchung (Rechnung/Gutschrift) gesperrt werden. Die Buchung von Zahlungen ist nach wie vor möglich. |
Kreditlimite | Dieser Eintrag hat in den Debitoren nur informativen Charakter. |
Steuernummer | Mehrwertsteuer-ID |
Sammelkonto | Jedem Debitor muss aus der Combobox ein Debitoren-Sammelkonto zugewiesen werden. Dieses erscheint in den den Buchungsprogrammen als Vorschlag und kann dort falls gewünscht übersteuert werden. In der Combobox erscheinen nur Sammelkonten in der Währung des Debitors. Bei mehreren möglichen Sammelkonti sollte das am meisten zutreffende Sammelkonto zugewiesen werden |
Erlöskonto | Dient als Vorschlag Erlöskonto bzw. Gegenkonto (Debitor / Erlös) bei der Belegerfassung von Debitoren-Rechnungen. Wichtig: Beim Buchen von Debitoren-Zahlungen vom Typ Vorauszahlung (Mwst vereinbart und vereinnahmt) und vom Typ Teilzahlung (Mwst vereinnahmt) wird Mehrwertsteuer fällig. Das Programm verwendet hierfür den Steuercode des hier aus diesem Grund zwingend zu erfassenden Erlöskontos. |
Sachbearbeiter | Sofern eine Sachbearbeiter-Stammtabelle definiert worden ist, kann der zuständige Sachbearbeiter dem Debitor zugeteilt werden. Dieser wird in den Buchungsprogrammen vorgeschlagen und kann dort übersteuert werden. |
Vertreter | Sofern eine Vertreter-Stammtabelle definiert worden ist, kann der zuständige Buchungsprogrammen (nur Materialwirtschaft / nicht innerhalb NEXUS / FINANZ !) vorgeschlagen und kann dort übersteuert werden. |
Vorschlag KST | Sofern die Betriebsbuchhaltung eingerichtet ist, kann eine Kostenstellen/Kostenträger ausgewählt werden. Sie wird in den Buchungsprogrammen vorgeschlagen und kann dort übersteuert werden. Es stehen KST/KTR zur Auswahl, welche aufgrund der Definitionen im Bebu-Kontenplan (Kostenartenzuteilung) für das betreffende Erlöskonto bzw. der zugeordneten Kostenart zulässig sind. |
Abteilung | Eine Abteilung dem Debitor zuordnen. Einige Debitoren-Reports lassen sich nach Abteilungen auswerten. |
SteuerGruppe | Die Steuergruppe wird in der Materialwirtschaft benutzt und hat in NEXUS / FINANZ keine Funktion. |
[Vorschlag] | Für die Erst- oder Neu-Erfassung von Debitoren-Stammdaten kann hier ein Set von Feld-Vorbelegungen pro Währung abgespeichert werden. Durch Vorbelegungen wird die Neuerfassung von Debitoren-Stammdaten erheblich erleichtert! |
[Bestelladresse] | Zu Debitoren können Bestelladressen erfasst werden. Wird in der Warenwirtschaft verwendet. Keine Funktion in NEXUS / FINANZ. |
[Lieferadresse] | Zu Debitoren können Lieferadressen erfasst werden. Wird in der Warenwirtschaft verwendet. Keine Funktion in NEXUS / FINANZ. |
Zahlungs-Informationen | |
Kondition | Zahlungskondition aus dem Zahlungskonditionenstamm stehen zur Auswahl. Eine Eingabe ist zwingend. Diese wird in den Buchungsprogrammen vorgeschlagen und kann dort übersteuert werden. |
Zahlungsverbindung | Zahlungsverbindung (Bank- oder Postkonto) des Debitors für den Bankeinzug (Lastschriftverfahren der Banken und Debit direct (Schweizer Post). In den Buchungsprogrammen wird die hier definiert Zahlverbindung automatisch zugeordnet und kann aber für den betreffenden Beleg übersteuert oder entfernt werden. Über die Schaltfläche […] werden die Details der Zahlungsverbindung bearbeitet. Die als Vorschlag definierte Zahlungsverbindung wird hier angezeigt. |
[…] | Zahlungsverbindungsdetails verwalten. |
Mahnungs-Informationen | |
Mahngruppe | Mahngruppenzuteilung aus der Mahngruppen-Stammtabelle. Eine Mahngruppe muss zwingend erfasst werden. Sie steuert den Mahnprozess für den Debitor. |
Mahnsperre bis | Datum, bis zu welchem eine Mahnsperre für sämtlich Offene Posten des Debitors gelten soll. Nach Ablauf wird automatisch weitergemahnt. Hinweis: Ist eine Mahnsperre eingetragen, wird diese als Info in den Debitoren-Reports angezeigt. Beispiel Verfall-Liste: |
Gebühren | Mahngebühren beim Mahnen verrechnen Ja/Nein. Die Höhe der Mahngebühren werden im Mahngruppenstamm pro Mahnstufe definiert. |
Sollstellen | Die Mahngebühr dem Debitor als neuer offener Posten (Debitoren-Rechnung) belasten Ja/Nein. Hinweis: Die Sollstellung erfolgt beim Abschliessen des Mahnlaufes. |
[Mahnadresse] | Zuordnung der Mahnadresse. Dem Debitor wird automatisch die Debitorenadresse zugeordnet. Diese kann allerdings bei Bedarf geändert werden, wenn an eine andere Adresse gemahnt werden soll. |
Elektronisch gemahnt | Zur Zeit keine Funktion. |
Verzugszins-Informationen | |
Verzugszins-Kondition | Zuteilung einer Mahn-Verzugszinskondition aus der Verzugszinskonditionen-Stammtabelle. Wenn dem Debitor ein Verzugszinskondition zugeteilt ist, wird im Mahnlauf der Verzugszins laut Kondition berechnet und mit dem Mahnbrief ausgewiesen. |
Sperre bis | Datum, bis zu welchem der Mahn-Verzugszinsberechnung ausgesetzt werden soll. Nach Ablauf wird automatisch weiterberechnet/-belastet. |
Sollstellen | Den Mahnverzugszins dem Debitor als neuer offener Posten belasten Ja/Nein. |
Marketinginformationen | |
ABC-Code | Informativer Charakter (z.B. für Absatzgruppen) und kann für individuelle Auswertungen dienen. |
Keine Werbung | Informativer Charakter (z.B. für Massenwerbung) |
Saldo-Informationen | |
Umsatz Brutto | Mittels Mausklick auf die Schaltfläche […] wird der Brutto-Umsatz (inkl. Steuer) aus Rechnungen/Gutschriften des aktuellen Geschäftsjahres ermittelt und angezeigt. Mittels Mausklick auf die Schaltfläche [VJ] werden die Vorjahreswerte berechnet und angezeigt. |
Umsatz Netto | Mittels Mausklick auf die Schaltfläche […] wird der Netto-Umsatz (exkl. Steuer) aus Rechnungen/Gutschriften des aktuellen Geschäftsjahres ermittelt und angezeigt. |
Saldo | Mittels Mausklick auf die Schaltfläche […] wird der Saldo der offenen Posten (inkl. Steuer) aus Rechnungen/Gutschriften/Zahlungen des aktuellen Geschäftsjahres ermittelt und angezeigt. |
Schaltflächen | |
[Explorer] | Zeigt die Belegübersicht (Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen) des Debitors im aktuellen Geschäftsjahr. |
[Offene Posten] | Report über offene Posten des Debitors. |
[Bewegungen] | Report über Bewegungen (Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen) des Debitors. |
[Mahnungen] | Zeigt die archivierten Mahnungen des Debitors, sofern im Mahnlauf die Mahnbriefe archiviert wurden. |
[Dokumente] | Herstellung von Verknüpfungen zu wichtigen Dokumenten des Debitors, welche im Filesystem abgelegt sind.
|
[Zahlungen] | Zahlungsausgleichsliste für diesen Debitor anzeigen. Pro Zahlung werden die bezahlten/ausgeglichenen Belege aufgelistet. |
[Belegverf.] | 'Belegverfolgung' listet die Bearbeitungsschritte (Beleg Einbuchung bis zur Zahlung) eines Beleges aufgrund der internen oder externen Belegnummer. |
Debitorenstamm - Bonitätsinformationen
Bonitätsstatus-Informationen | Die Bonitätsstatus-Informationen werden vom Programm automatisch und jedes Mal aktuell ermittelt, wenn der Debitor zur Anzeige angewählt wird. Da heisst, dass diese Informationen nicht als Attribut in der Debitorenstammtabelle gespeichert werden, sondern aufgrund von verbuchten Rechnungen mit entsprechendem Zustand jedes Mal aktuell ermittelt wird. Hinweis: Die Bonitäts-Kennzeichen KZ1( Report-Attribut stufennbr), KZ2 (Attribut isverlust) und KZ3 (Attribut bonitäts_kz3) sind in folgenden Auswertungen über das Custom-Reporting auswertbar: Verfall-Liste, Offene Posten, Bewegungsliste, Belegjournal, Buchungsjournal. |
Säumiger Zahler (Bonitäts-KZ 1) | Die Checkbox ist automatisch eingeschaltet, wenn der aktuelle Debitor eine Rechnung mit Mahnstufe >= 2 hat. Hinweis: Es ist dabei nicht relevant, ob die Rechnung offen oder bereits bezahlt ist. |
Ausgebuchte Fakturen | Die Checkbox ist automatisch eingeschaltet, wenn auf dem aktuellen Debitor eine oder mehrere Rechnungen mit Verlustkennzeichen verbucht ist. Das heisst, dass eine Rechnung über die Funktion [Verlust] im Programm Debitoren-Zahlungen ausgebucht wurde. |
Bonitäts-KZ 3 | Die Definition der Stati für das Bonitäts-Kennzeichen 3 erfolgt benutzerindividuell in der Mahngruppe. Auf jeder Mahngruppe kann der Status als Text pro Mahnstufe definiert werden. Siehe folgendes Kapitel. Für die automatische Ermittlung wird jeweils die Rechnung mit der höchsten Mahnstufe herangezogen und aus der Mahngruppe/Stufe der vom Anwender definierte Status angezeigt. Über das Bonitätskennzeichen 3 kann zum Beispiel die Information erfolgen, ob ein Debitor bereits Rechnungen mit Mahnstufe mit Administrativverfahren Anwalt oder Kreditreform hatte. |
Debitorenstamm - Individuelle Informationen
Individuelle Informationen | Hier können je 12 individuelle Werte (Zahlen) und Texte abgelegt werden. Zurzeit werden diese Informationen in den Standardauswertungen nicht ausgewertet. |
Wert 1 bis Wert 12 | Numerische Wertefelder |
Text 1 bis Text 12 | Alphanumerische Wertefelder (50 Stellen AN) |
Debitorenstamm - Individuelle Zusätze
Individuelle Zusätze | Hier können je 5 individuelle Werte (Datum) und hinterlegte Code-Werte abgelegt werden. Zurzeit werden diese Informationen in den Standardauswertungen nicht ausgewertet. |
Datum 1 bis Datum5 | Datumswerte |
Combobox1 bis Combobox5 | Sofern über das Stammdatenprogramm „Individuelle Zusätze“ können für Debitoren Combobox-Einträge festgelegt wurden, stehen diese zur Auswahl und können dem Debitor zugeordnet werden. |
Debitorenstamm - Datentabelle (Grid)
Datentabelle (Grid) | Anzeige der über Suchen selektierten Debitoren in Tabellenform. Mittels Mausklick auf einen Tabelleneintrag wird der Debitor gewählt und in der vorangehend beschriebenen Bearbeitungsmaske angezeigt. |
Filtern | Hier nicht verfügbar |
Sortierung | Click auf eine Spaltenüberschrift sortiert aufwärts. Weiterer Click auf dieselbe Spaltenüberschrift sortiert abwärts. Shift + Click auf eine weitere Spaltenüberschrift für die Sortierung nach mehreren Spalten. |
Kontextmenu (R.Maustaste) | Customizing der Grid-Spalten (pro Benutzer) |
Drag&Drop | Export über Drag&Drop mittels Rechter Maustaste den Grid-Inhalt auf ein Office-Sheet ziehen (z.B. Excel, Word). |
Mahngruppen
Gruppe | Gruppennummer bis 6 Stellen Numerisch frei definierbar. |
Bezeichnung | Die Mahngruppenbezeichnung erlaubt eine verbale Unterscheidung der unterschiedlichen Mahngruppen. Diese Bezeichnung wird bei der Zuordnung im Debitorenstamm und bei Selektionen im Mahnlauf angezeigt. |
Mindestbetrag | Der Gesamtbetrag der fälligen offenen Posten eines Debitors per Mahnlauf-Verfallstichtag muss sich auf den hier bestimmten Mindestbetrag belaufen, damit eine Mahnung erstellt wird. Für Multiwährungs-Debitoren kann über die Toolbar-Schaltfläche [Beträge] ein Mindestbetrag pro Währung bestimmt werden. Multiwährungs-Debitoren werden pro Währung gemahnt (separater Mahnbrief pro Währung). |
Verzugszinsen Sollstellen | Zur Zeit keine Funktion |
Mahngebühren verwenden | Bestimmt, ob Mahngebühren bei dieser Mahngruppe angewendet werden sollen. |
Mahngebühren Sollstellen | Zur Zeit keine Funktion |
Vorschlag Mahnbriefart | Dient als Vorschlag bei der Erfassung von Mahnadressen im Debitorenstamm. |
Absender-Adresse | Absenderadresse im Mahnbrief |
Absender-Ort | Wird bei Ort, Datum im Mahnbrief verwendet |
Absender-Sachbearbeiter | Wird als Referenz im Absenderbereich des Mahnbriefes verwendet. |
Absender-Abteilung | Wird als Referenz im Absenderbereich des Mahnbriefes verwendet. |
Verzugszins | Zur Zeit keine Funktion |
Mahngruppen - Mahnstufen
Gruppe | Mahngruppen-Nummer |
Stufe | Mahnstufe |
Bezeichnung | Interne Bezeichnung der Stufe (wird nicht im Mahnbrief verwendet!) |
Verfalltage | Verfalltage bis zur nächsten Mahnstufe |
Mahngebühr | Mahngebühr in Basiswährung für die aktuelle Mahnstufe |
Bonität-KZ 3 | |
ESR-Einzahlungsschein drucken | Zu Aktivieren wenn für Mahnbriefe mit dieser Mahnstufe |
Pro Mahnstufe dazugehörige Mahntexte für die Mahnbriefe erstellen / bearbeiten (siehe untenstehendes Kapitel "Mahntexte") | |
Pro Mahnstufe entsprechende Mahngebühren festlegen |
Mahngruppen - Mahntexte
Gruppe | Gruppennummer der aktuellen Mahngruppe |
Stufe | Stufennummer der aktuellen Mahnstufe |
Sprache | Sprache für welche Mahntexte für den Mahnbrief verwendet werden sollen. |
Bezeichnung | |
Adresszusatz | |
Kopftext | |
Fusstext | |
Text Mahngebühr | |
Für eine weitere Sprache Mahntext für die gewählte Gruppe/Stufe erfassen | |
Bestehende Texte auf eine weitere Sprache für die Übersetzung kopieren. |