Übersicht

Diese Checkliste soll die Benutzer unterstützen eine Offene-Posten-Verwaltung bei Sachkonten durchführen zu können. Die nachfolgende Beschreibung ist nicht umfassend und es werden damit nicht sämtliche Möglichkeiten und Details beschrieben.

OP-geführte Sachkonten dienen der Übersichtlichkeit bei eigentlich unübersichtlichen Konten (z.B. Verrechnungs- und Durchlaufkonten), die viele sich ausgleichende Bewegungen aufweisen und damit naturgemäss schwer abzustimmen sind.

Dies erleichtert die Funktion der OP-Verwaltung: ausgeglichene und nicht ausgeglichene Bewegungen lassen sich strukturiert darstellen. Nicht-ausgeglichene Bewegungen werden mit dem noch offenen Saldo dargestellt, bereits ausgeglichene Vorgänge können nachträglich analysiert werden. Gleichzeitig können Buchungen mit und ohne Ausgleich vorgenommen werden. Zusammengehörige Offene Posten können nachträglich miteinander verrechnet werden. Die Reporte zeigen alternativ nur die Offenen Posten oder alle Bewegungen auf dem Konto.

Generelle Einrichtungsarbeiten - Kontostammdaten

Damit ein Sachkonto OP-geführt werden kann muss dies im Sachkonten-Kontenplan hinterlegt werden.

Wichtig: Die Einstellungen können nur bei Konten mit Saldo 0,00 vorgenommen werden.

Zur Einrichtung unter den Jahren ist ein eventueller Saldo zuerst auf Null zu buchen. Danach können die Haken gesetzt werden.

Für vorhandene Buchungen werden bei der Speicherung des Stammsatzes entsprechende Sachkonten-OP automatisch gebildet.

Buchung und manueller Ausgleich

Wird ein OP-geführtes Konto bei einer Buchung in der Buchungserfassung (Sachbuchungen) angesprochen wird der Button [Op-Ausgleich] eingeblendet.

Bei einer Buchung ohne Ausgleich ist weiter nichts zu beachten. Der OP wird automatisch im Hintergrund gebildet.

Sollen bei der Buchung OP’s ausgeglichen werden, kommt man über den Button  in die Bearbeitungsoberfläche.

In der Bearbeitungsmaske erscheinen die vorhandenen offenen Posten, die zum Ausgleich vorhanden sind, auf der linken Seite unter ‚Offene Posten‘, der aktuell erfasste OP wird unter ‚Ausgeglichene Posten‘ angezeigt.

Zum Ausgleich der Offenen Posten sind die auszugleichenden OP’s durch den grünen Pfeil auf die rechte Seite zu bringen.

Mit Anhaken der auszugleichenden OP’s und Bestätigung mit [OK] wird der Ausgleich durchgeführt.

Beim Ausgleich wird ein Abstimm-Kennzeichen und –Datum vorgeschlagen, unter dem die verrechneten OP nachvollzogen werden können (s.a. Auswertungen/Bewegungsliste). Dieses kann via Auswahlbox aber in ein bereits vorhandenes Abstimm-Kennzeichen geändert werden.

Ein Ausgleich kann nur stattfinden, wenn der Saldo der auszugleichenden Offenen Posten ‚Null‘ ist.

Erst mit Speichern der Buchung ist auch der Ausgleich dauerhaft gespeichert.

Nachträglicher OP-Ausgleich

Aufgebaute Sachkonten-OP’s können auch nachträglich gegeneinander ausgeglichen werden.

Dazu wird im Datengrid eine Buchung mit einem OP-geführtem Sachkonto mit der rechten Maustaste angeklickt. Im dann erscheinenden Kontextmenü wird der Punkt ‚Sachkonto abstimmen‘ gewählt. Die Bearbeitungsmaske erscheint und der Ausgleich kann vorgenommen werden.

Bewegungsliste

In der Bewegungsliste sind ausgeglichene Posten (mit Abstimm-Kennzeichen) sowie noch nicht ausgeglichene Posten dargestellt.

Mit einem Klick auf das Abstimm-Kennzeichen werden per Drill-Down die Einzelposten dargestellt.

Offene Posten Liste

In der Offene Posten Liste werden ausschließlich noch nicht ausgeglichene Belege angezeigt. Aus den aufgeführten Belegen setzt sich der Saldo des Sachkontos zusammen.