NEXUS / FINANZ
Manuel remboursements débiteurs

Inhaltsverzeichnis
1 Vue d'ensemble
2 Travaux de configuration généraux
2.1 Institut de paiement propre
2.2 Définition du texte comptable pour les remboursements débiteurs
3 Traitement des remboursement débiteurs
3.1 Préparer/enregistrer les remboursements débiteurs
3.1.1 Préparation du remboursement via les soldes négatifs
3.1.2 Enregistrement via saisie comptable ou rapports
3.2 Statut des postes dans les lots de remboursement
3.3 Sauvegarder / Charger un lot de remboursement
3.4 Modification d'un lot de remboursement
3.4.1 Attribuer un compte de paiement au débiteur
3.4.2 Adaptation de l'adresse du bénéficiaire
3.4.3 Ajout de message de paiement ou de référence ESR par poste
3.4.4 Collecte des informations de paiement manquantes prise en charge par le système
3.5 Exécution et comptabilisation des remboursements
3.5.1 Choix du compte de paiement propre
3.5.2 Exécuter le lot de remboursement
3.5.3 Générer les avis de paiement et protocoles de paiement
3.6 Comptabilisation du lot de remboursement

Vue d'ensemble

Cette liste de contrôle est conçue pour aider les utilisateurs à exécuter un processus de remboursement structuré. La description suivante n'est pas exhaustive et ne couvre pas toutes les options et tous les détails.
La gestion des remboursements débiteurs comprend notamment les points suivants :

• Gestion et traitement intégrés des remboursements dans la comptabilité clients
• Marquage direct, simple et sécurisé des postes ouverts pour un remboursement (ultérieur) à partir des programmes de saisie comptable et des rapports
• Les postes marqués sont enregistrés dans un processus de remboursement identifié comme « Marquages » et apparaissent dans les postes ouverts avec le statut « L » indiquant qu'ils sont « en cours de paiement »
• Remboursement partiel des postes ouverts / fractionnement du remboursement
• Gestion simplifiée des adresses de paiement pour les remboursements futurs grâce à la collecte automatisée des adresses manquantes via la fonction publipostage Word
• La collecte est affichée dans le lot de remboursement via une date de collecte
• Textes de message de paiement individuels pour chaque poste de remboursement dans le lot
• Référence ESR individuelle pour chaque poste de remboursement dans le lot
• Adresse du bénéficiaire personnalisée, si le bénéficiaire ≠ débiteur (ex. : remboursement d'un poste ouvert d'une caisse maladie directement à l'assuré)
• Proposition séparée d'un moyen de paiement pour les remboursements (auparavant combiné avec LSV)
• Exécution simple et sécurisée des remboursements enregistrés via un ordre de paiement DTA à la banque
• Comptabilisation simple et sécurisée de l'avis de débit de la banque

 Remarque :
La mise en place et l'exploitation de la gestion des remboursements débiteurs n'a de sens que lorsqu'un certain volume de remboursements est prévu. Si une entreprise n'a besoin de traiter qu'environ 5 remboursements par an, il est plus efficace de les gérer manuellement via des ordres de paiement en ligne et des paiements débiteurs négatifs manuels.

Travaux de configuration généraux

Institut de paiement propre

Pour effectuer un remboursement débiteur, au moins un compte de paiement propre est nécessaire. Ceux-ci existent normalement déjà à travers l'utilisation de la comptabilité fournisseurs, débiteurs ou des salaires.
Menue Mandants / Institut de paiement / Rélations de paiement

Onglet : Informations générales
 Remarque :
Il est possible de gérer un nombre illimité de comptes de paiement propres, qui peuvent être utilisés lors du traitement des lots de remboursement.

Définition du texte comptable pour les remboursements débiteurs

Dans les paramètres, le texte de comptabilisation des remboursements peut être configuré.
Menu : Administration / Extras / Paramètres
Onglet : Comptabilité débiteurs

 Remarque :
En utilisant le clic droit, divers champs/variables peuvent être sélectionnés pour composer le texte.

Traitement des remboursement débiteurs

Préparer/enregistrer les remboursements débiteurs

Deux méthodes sont disponibles pour préparer les postes au remboursement :

1. Par traitement des soldes négatifs (voir point 3.1.1)
2. Par marquage depuis la saisie comptable ou les rapports (voir point 3.1.2)

Préparation du remboursement via les soldes négatifs

Une fonction permet d'identifier les soldes négatifs et de proposer les postes débiteurs correspondants pour le remboursement.
Menue: Ecritures / Remboursem. paiements

1. Bouton «Nouveau»
2. Limitation de la sélection via critères
3. Bouton «Préparer»
4. Le système affiche des postes concernés

Enregistrement via saisie comptable ou rapports

Avec le clic droit, on peut sélectionner « Marquer pour remboursement » depuis différentes fonctions ou rapports, ce qui ajoute les postes au lot de remboursement.
Exemple via la liste des postes ouverts débiteurs :
Exemple via la saisie comptable :

Statut des postes dans les lots de remboursement

Les postes inclus dans un lot de remboursement apparaissent dans la liste des postes ouverts avec le statut « L » et sont ainsi protégés contre toute autre transaction de paiement accidentelle.

Sauvegarder / Charger un lot de remboursement

Le lot peut être sauvegardé à tout moment via le bouton « Sauvegarder », et repris ultérieurement via « Charger ».

Modification d'un lot de remboursement

Avant d'exécuter un remboursement, les postes concernés peuvent être modifiés, par exemple :

1. Ajout des informations de paiement du débiteur
2. Adaptation de l'adresse du bénéficiaire si nécessaire
3. Ajout de messages de paiement ou de référence ESR par poste
4. Collecte automatisée des données manquantes via publipostage Word

Attribuer un compte de paiement au débiteur

Le compte du bénéficiaire peut être renseigné dans la fiche débiteur ou complété directement depuis le lot via la colonne « D-ZV ».
Pour alternative on peut ajouter le chemin de paiement aussi diréctement depuis le déroulement des rempoursements (Colonne „D-ZV").

Si aucun compte n'est présent, on peut accéder directement à la fiche débiteur pour l'ajouter.

Ist mindestens eine Zahlungsverbindung vorhanden, kann diese komfortabel zugewiesen werden.

Adaptation de l'adresse du bénéficiaire

Il est possible de définir une adresse différente si le bénéficiaire n'est pas le débiteur (ex. : caisse maladie → assuré).

Ajout de message de paiement ou de référence ESR par poste

Double-clic sur les colonnes « Message » ou « Réf. ESR » ou clic droit pour ajouter les messages ou une référence code QR.


 Hinweis:
L'ajout d'un message ou d'une référence ESR déclenche un paiement individuel. Si plusieurs postes chez un même débiteur ont les mêmes données, un paiement groupé est effectué.

Collecte des informations de paiement manquantes prise en charge par le système

Le système permet de générer un publipostage Word pour demander les données manquantes.

Une fois collectées, la date est visible dans la colonne « Date collecte ».

Exécution et comptabilisation des remboursements

Le programme permet ensuite une exécution simple et sécurisée de tous les remboursements enregistrés via un ordre de paiement DTA à la banque ou EZAG à la poste.

Choix du compte de paiement propre

Résumé du processus:

1. Double-clic sur le compte de paiement à utiliser
2. Saisie du montant à utiliser
3. Indication de la date de traitement souhaitée
4. Confirmation avec OK
5. Attribution des postes via le bouton « Répartir »

Exécuter le lot de remboursement

1. Bouton « Exécuter »
2. Définir le nom du fichier DTA, EZAG ou SEPA
3. Confirmer avec le bouton « Enregistrer »

Générer les avis de paiement et protocoles de paiement

1. Préparation des protocoles de paiement

1. Avis de paiement

1. Protocoles de paiement

1. Le fichier généré peut ensuite être transmis à l'institut de paiement, et les remboursements sont ainsi exécutés.

1. Dans la liste des postes ouverts, les postes apparaissent toujours comme ouverts avec le statut « L ».

La comptabilisation définitive n'a lieu que lorsque les montants ont été débités sur le compte de paiement propre.

Comptabilisation du lot de remboursement

Une fois l'exécution réussie et l'avis de débit reçu de la banque ou de la poste, les remboursements peuvent être définitivement comptabilisés dans le programme.
Résumé du processus :

1. Ouvrir les lots non encore comptabilisés via le bouton « Modifier »
2. Sélectionner les lots à comptabiliser
3. Indiquer la date de valeur effective du débit
4. Utiliser le bouton « Comptabiliser » pour effectuer l'enregistrement comptable
5. Confirmer le traitement

1. Les postes concernés disparaissent alors de la liste des postes ouverts et peuvent être retrouvés, par exemple, dans la liste des mouvements comme postes équilibrés.