NEXUS / FINANZ
Manuel comptabilité financière Clôturer année commerciale
 
Module : Comptabilité financière  
Remarque : Les points de menus sont ceux utilisés dans Heim.NET.
Table des matières
1. Aperçu général
2. Conditions préalables et paramètres du programme
2.1 Conditions préalables
2.2 Paramètres du programme
3. Effectuer la clôture annuelle définitive
3.1 Etape 1 : Clôturer les écritures
3.2 Etape 2 : Clôturer l'année commerciale
3.3 Etape 3 : Contrôles
3.4 Etape 4: Fonctions spéciales
4. Annuler le bouclement de fin d'année

Aperçu général

Cette checklist soutient l'utilisateur dans le processus de clôture annuelle. La description ci-après n'est pas exhaustive et toutes les options ne seront pas présentées. Pour plus de détails, veuillez vous référer au manuel.
La fonction „Clôture annuelle" sert à l'exécution automatique de la clôture annuelle. Dans cette checklist, les étapes nécessaires sont expliquées pour clôturer l'année commerciale.
Les exercices clôturés resteront disponibles dans le système et ne pourront plus être modifiés. Toutefois, les analyses seront entièrement disponibles.
Les soldes et les écritures d'ouvertures sont automatiquement repris dans la nouvelle année commerciale. Pour les écritures d'ouverture, le programme utilise le compte de compensation défini dans les paramètres sous l'onglet „Comptabilité générale" sous „Compte ouverture bilan".
Il existe aussi dans l'application la possibilité de réinitialiser une année commerciale clôturée.
 Remarque : Veuillez vous assurer que les points dans le chapitre 2 soient correctement configurés avec de procéder à la clôture annuelle.

Conditions préalables et paramètres du programme

Conditions préalables

Veuillez vous assurer des points suivants avant de procéder à la clôture annuelle :
Année suivante ouverte? L'année commerciale suivante doit impérativement être ouverte dans le mandat. Par exemple, vous voulez clôturer définitivement l'année commerciale 2010, l'année commerciale 2011 doit déjà être ouvert et le statut de l'année commerciale doit être sur „O" (ouvert).
Le résultat est comptabilisé?
Le résultat doit être comptabilisé et dans le bilan le total des actifs doit être équilibré avec le total des passifs ( Au bas du bilan = pas de résultat à comptabiliser).

 Remarque :
L'application ne crée pas d'écriture automatique pour le bénéfice / la perte. Le solde est passé manuellement selon vos critère à la fin de l'année commerciale.
L'accès aux données des comptes existe?
La clôture annuelle peut être effectuée uniquement par des utilisateurs autorisés à comptabiliser dans tous les comptes. L'accès aux comptes pour chaque utilisateurs est défini en utilisant la fonction „Accès aux données comptes GL" :

Décompte TVA définitif créé ?
Les entreprises avec une TVA active doivent avoir créé avant la clôture le journal TVA définitif avec toutes les écritures à la fin de l'année commerciale.
Point de menu : Finance\Analyses\Comptabilité générale\Journal de taxe


Effectuer la réorganisation des soldes des comptes
Si la clôture annuelle ne peut pas être effectuée parce que le programme indique que le bilan n'est pas encore équilibré malgré que l'analyse indique le contraire, la fonction „Réorganiser les soldes des comptes" peut aider dans de nombreux cas.
Point de menu : Finance\Outils\Réorganiser les soldes des comptes

• Funktionsstart mit Button „Ausführen"

Paramètres du programme

Point de menu :Finance\Outils\Paramètres

Onglet comptabilité générale

1. Prévoir le paramètre du compte d'ouverture au bilan (en règle générale = compte du bilan). C'est sur ce compte que seront passées les écritures d'ouverture du bilan l'année suivante.
2. Prévoir le libellé souhaité pour les écritures d'ouverture du bilan dans l'année suivante.

Effectuer la clôture annuelle définitive

Etape 1 : Clôturer les écritures

Point de menu : Finance\Outils\Clôturer écritures


Une fois les paramètres de forme effectués, cliquer sur le bouton „Exécuter". Une fois les écritures clôturée, le message suivant s'affiche

 Remarque 1 :
Toutes les écritures passeront au statut „D" (Définitif). Important ! "Seules les écritures propres (Utilisateur)" ne doit pas être activée, sinon seules les écritures passées par l'utilisateurs seront clôturées.
 Remarque 2 : Important ! Si la pré-saisie des créanciers est utilisée, il ne devrait pas avoir de documents avec le statut „Pré-saisi" dans le système. Ces documents ne peuvent pas être clôturés. Les déroulements de paiements créanciers non comptabilisés peuvent être comptabilisés dans l'année suivante avec une date valeur dans l'année suivante.

Etape 2 : Clôturer l'année commerciale

Point de menu : Finance\Outils\Comptabilité générale\Clôture annuelle

1. Le numéro de document souhaité peut être donné pour les écritures d'ouverture de l'année suivante.
2. L'année commerciale sera clôturée et les écritures d'ouverture dans la nouvelle année commerciale seront créées en cliquant sur le bouton „Exécuter".

 Remarque : Si la comptabilité des immobilisations est utilisée, le système peut aussi afficher des messages d'avertissement que des immogilisation n'ont pas encore été amortis. Après un rapide contrôle, si tout est correct et que des amortissements n'ont effectivement pas été fait dans l'année commerciale, ce message peut être fermé avec le bouton „Ferme".

• Notification que l'année commerciale a été clôturée avec succès.

Etape 3 : Contrôles

Contrôler le statut des années commerciales clôturées
Avec la fonction „Choisir l'année commerciale" contrôler si le statut est sur „A" (clôturée).
Imprimer / contrôler le bilan d'ouverture dans la nouvelle année commerciale
Activer dans le bilan l'option „Bilan d'ouverture" et contrôler si les écritures d'ouverture ont été correctement reprise dans la nouvelle année commerciale.
Contrôler dans l'extrait de compte pour le compte de bilan d'ouverture

Activer l'option „Ouverture du bilan" et contrôler si les écritures d'ouverture ont été correctement repises dans la nouvelle année commerciale (Solde à 0).

Etape 4: Fonctions spéciales

Fonction dissoudre des écritures transitoires créanciers : Quand des documents sont partiellement saisis dans la comptabilité des créanciers et qui transitent sur plusieurs mois (éventuellement sur plusieurs années commerciales), la fonction „Dissoudre des écritures " reprend ces écritures dans la nouvelle année commerciale.

Avec le bouton „Vérifier" vous serez informer s'il existe d'éventuelles écriture ou orienter si aucun transitoire n'existe (comme dans le printscreen ci-dessous).

Variante de compensations analytiques Normalement, la nouvelle année commerciale est déjà ouverte avant que la comptabilité dans l'année commerciale en cours ne soit effectuée. En règle générale, les paramètres (blocs de coûts, données de répartitions,…).
Toutefois, des modifications ou des ajustements effectués après l'ouverture de la nouvelle année commerciale ne sont pas automatiquement repris. Il est alors possible de copier les données dans la nouvelle année commerciale.
Reprise des données après la clôture de l'année avec la fonction.
 Remarque : Les variantes existantes dans l'année commerciale seront complètement écrasées.


Copier les structure de l'année précédente and la nouvelle année commerciale:(Plan comptable, plan des CCH/SFR, plan des GFR)
Des ajustements sur plusieurs structures peuvent aussi avoir lieu à la clôture de l'année. Ces structures peuvent aussi être copiées de l'année précédente dans la nouvelle année commerciale:

Annuler le bouclement de fin d'année

Les années commerciales définitivement clôturées (Statut „A") peuvent au besoin être réouverte. Les écritures d'ouverture (Bilan d'ouverture) dans l'année suivante sont supprimées et le statut de l'année commerciale est sur "O" (offen).

 Hinweis: A noter que la réinitialisation d'une année commerciale est effectuée de manière séquentielle. Si l'année 2010 doit être réinitialisée, il faut au préalable réinitialiser l'année 2012, puis l'année 2011 si ces années ont le statut „A".