Sinn und Zweck

Diese Checkliste soll die Berater und/oder die Benutzer beim initialen Übernehmen von Anlagegütern ab Excel-Tabellen unterstützen. Insbesondere wird eine Vorgehensweise beschrieben, wie eine Datenübernahme durchgeführt werden könnte.

  • Nachfolgend einige hilfreiche Hinweise zum Thema:
  • Die nachfolgende Beschreibung ist nicht umfassend und es werden damit nicht sämtliche Möglichkeiten und Details der Software beschrieben. Für weitere Details konsultieren Sie bitte das Handbuch.

  • Eine elektronische Übernahme macht in aller Regel erst ab einer grösseren Datenmenge aufwandmässig Sinn. Faustregeln:
    • Ab ca. 100 lohnt sich eine Datenübernahme ab Excel, sofern bestehende Daten elektronisch vorhanden sind, welche einfach in das Vorlageimportfile übernommen werden können.
    • Ebenfalls empfehlenswert ist die Vorgehensweise mit dem Excel-Vorlagefile, wenn zuerst die bilanziellen und kalkulatorischen Werte abgestimmt werden müssen. So können die Daten einfach angepasst und jongliert werden, bis die richtigen Endsummen (Restbuchwerte bilanziell und kalkulatorisch) erreicht worden sind.

  • Eine vollständige Übernahme kann in folgenden Schritten erfolgen:
  1. Definition der Anlagebuchhaltung und deren Übernahme mit dem Kunden.
    → Vorlage Importfile vorbereiten
  2. Einlesen der Anlagestammdaten über den Importer 'Anlagen'
    → Datenimport der Anlagestammdaten
  3. Generieren der Sachbuchungen und/oder der History-Werte
    → auf SQL-Server via Spezialprozedur


Hinweis:
Wenn Ihnen diese Arbeiten etwas zu kompliziert erscheinen, steht Ihnen Ihr Kundenberater, bzw. die Supportorganisation hierzu gerne hilfreich zur Verfügung.

Generelle Einrichtungsarbeiten und Programmeinstellungen

Anlagestamm einrichten

In der Applikation sollten die folgenden Stammdaten vorbereitet sein.

  • Anlagekategorien → siehe Handbuch NEXUS/FINANZ Anlagenbuchhaltung → Anlagekategorien erfassen
  • Berechnungscodes Abschreibungssätze → siehe Handbuch NEXUS/FINANZ Anlagenbuchhaltung → Abschreibungssätze erfassen
  • Berechnungscodes für die kalkulatorischen Zinsen → siehe Handbuch NEXUS/FINANZ Anlagenbuchhaltung → Berechnungscode Kalkulatorische Zinsen erfassen
  • Kontoplan FIBU Einrichten Anlagesammelkonti → siehe Handbuch NEXUS/FINANZ Anlagenbuchhaltung → Fibu Kontoplan Anlagekonti definieren

Importfile Anlagestammdaten (Excel) vorbereiten

Das Vorlagefile für das Excel-File ist wie folgt aufgebaut:

Hinweise zur Überführung der historischen Werte:

Feld

Beschreibung

user_wert1

Eingabe der kumulativen Anschaffungskosten pro Anlage

user_wert2

Eingabe der kumulativen bilanziellen Abschreibungen pro Anlage

user_wert4

Eingabe der kumulativen kalkulatorischen Abschreibungen pro Anlage

Wenn diese 3 Werte(user_wert1, user_wert2, user_wert4)  im Importfile eingetragen werden, können History-Buchungen automatisch mittels SQL-Prozedur und dazugehörigem Script generiert werden.
→ siehe hierzu Punkt 2.3 und Punkt 3.3

Wenn die Überführungswerte nachträglich manuell im Programm eingefügt werden sollen, sind die Schrite 2.3. und 3.3 nicht notwendig.

Hinweis:
Aus PEBE können die vorhandenen Anlagenstammdaten elegant aus der Applikation heraus exportiert werden und danach 1:1 ins Vorlage Importfile einkopiert werden.

Dort sind in einem entsprechenden Importfile bereits viele Verknüpfungen vorhanden.

Export aus dem Anlagenstamm PEBE: