Datenimport

Datenimport - Einleitung

Der Datenimport ist auf ein möglichst einfaches Importieren von Stamm- und Buchungsdaten ausgelegt.
Er ist insbesondere für die Übernahme von Stammdaten und Eröffnungsbuchungen bei Systemablösungen konzipiert und ist damit nicht auf das Verarbeiten von Massendaten ausgerichtet.

Hinweis bei Import von geschäftsjahresabhängigen Daten.
Der Import von Daten erfolgt automatisch im Mandanten, an welchem der Benutzer aktuell angemeldet ist (ersichtlich in der Statusbar). Gewisse Daten eines Mandanten sind systembedingt geschäftsjahresbezogen. So zum Beispiel Buchungs-Daten, Budget-Daten, gewisse Stammdaten wie Sachkonto, Kostenart, Kostenstelle, etc. Der Import der Daten erfolgt nicht automatisch im Geschäftsjahr, in welchem der Anwender angemeldet ist! Die zu importierenden Datensätze werden aufgrund eines anzugebenden Perioden- oder Datumsattribut im entsprechenden Geschäftsjahr importiert. Bei Geschäftsjahresabhängigen Stammdaten ist i.d.R. die Angabe der Perioden-ID des Geschäftsjahres verlangt und bei Buchungsdaten wird aufgrund des Attributs Valutadatum die Geschäftsjahreszuordnung automatisch vom Importer vorgenommen und die Daten im zugehörigen Geschäftsjahr importiert. Diese Systematik erlaubt in einer einzigen Import-Datei Daten von verschiedenen Geschäftsjahren gleichzeitig zu importieren. Insbesondere um die Geschäftsjahreswende kann das ein grosser Vorteil sein.
Eine Ausnahme bildet der Import von Budgetdaten (Kontobudget, KOA/KST-Budget): Hier ist zwar die Angabe des Valutadatums notwendig, jedoch können nur Daten mit Valutadatum innerhalb des aktuell angemeldeten Geschäftsjahrs bzw. innerhalb des gültigen Buchungszeitraumes des Geschäftsjahres importiert werden. Aus Sicherheitsgründen deshalb, weil für den Import von Budgetdaten vorgängig sämtliche Budgetdaten des aktuellen Geschäftsjahres gelöscht werden und damit verhindert wird, dass die Budgetdaten ungewollt in einem nicht beabsichtigten Geschäftsjahr gelöscht werden.

Hinweis bei doppeltem/mehrfachem Import von Daten
Das Verhalten bei doppeltem/mehrfachen Import von Daten ist je nach Importer unterschiedlich

Importer	Verhalten bei Mehrfachimport
Sachbuchungen	Der Import ist mehrmals mit identischer Belegnummer möglich. Mehrmals importierte Daten sind anschliessend mehrmals vorhanden.
Sachbuchung einfach
Kostenbuchungen
Leistungsbuchung
Leistungserfassung
Kredibuchung
Debibuchung
Kreditor	Mehrmaliger Import ist möglich. Bei bereits bestehenden Debitoren-/Kreditoren mit identischer Nummer/Währung wird der vorhandene Datensatz mutiert.
Debitor
Kontobudget	Der Import ist mehrmals möglich. Alle vorhandene Budgetdaten des aktuellen Geschäftsjahres werden bei jedem Import vorgängig gelöscht. Daher sind mehrmals importierte Daten nur einmal vorhanden.
KOA/KST-Budget
Projektbudget	Der Datenimporter Projektbudget ermöglicht das Einlesen von Projektbudgets auf Varianten. So können Projekte mit Budgetvarianten für eine Periode z.B. Für Forecasts, provisorische, definitive Budgets differenziert budgetiert werden.
Lohndaten	Der Import ist mehrmals mit identischen Daten möglich. Mehrmals importierte Daten sind anschliessend mehrmals vorhanden.
Lohndaten Classic
Übrige Datenimporter von Stammdaten	Der Import mit der identischen Nummer ist nicht möglich. Der Import solcher Datensätze wird mit entsprechender Meldung abgewiesen.

Der Import kann auf drei verschiedene Arten erfolgen

Aus einem geöffneten Excel-Sheet mittels Drag & Drop
Aus einer Exceldatei per Anwahl der Datei aus dem Dateiexplorer
Aus eine CSV-Datei per Anwahl der Datei aus dem Dateiexplorer

Der Vorgang für einen Datenimport ist für alle verfügbaren Importer identisch und daher schnell und einfach machbar.

Mittels einen neuen Lauf öffnen
In der Combobox Importer ein Importer wählen
Danach nach dem beschriebenen Vorgang für den Datenimport vorgehen.

Datenimport - Toolbar und Lauf-Felder

Feld	Beschreibung
Toolbar
	Neuer Importlauf anlegen
	Aktuell geladene Importlauf speichern bzw. Historisieren. Hinweis: Ein einmal gespeicherter Lauf ist nicht mehr löschbar und ist somit revisionsgerecht historisiert.
	Keine Funktion
	Keine Funktion
	Keine Funktion
	Anzeige der vorgegebenen und für den Import benötigten Struktur Hinweis: Zudem kann eine Excel-Datei mit der vorgegebenen Struktur erstellt werden, indem aus dem Bereich Datenvorlage die Struktur mit einem Datenbeispiel mittels Drag&Drop in ein geöffnetes leeres Excelsheet übernommen werden kann. Die Position der vorgegebenen Spalten im Excel spielt keine Rolle, aber die vorgegebenen Namen müssen vorkommen. Auch können problemlos zusätzliche Spalten mit anderen Namen im Excel vorkommen. Auf diese Weise ist es möglich völlige individuelle Excel-Dateien für den Import zu erstellen. Die gleichen Regeln gelten für CSV-Dateien.
	Eine CSV-Datei mit der Struktur des Datenimporters über den Dateiexplorer auswählen und in den oberen Bereich des Importers übernehmen.
	Eine Excel-Datei mit der Struktur des Datenimporters über den Dateiexplorer auswählen und in den oberen Bereich des Importers übernehmen.
	Custom-Importer starten. Custom-Importer sind Schnittstellen-DLL's, welche an dieser Stelle ‚eingeklinkt' werden können. Innerhalb eines solchen DLL's kann beliebige Importlogik untergebracht werden. Beispielsweise kann auf andere Datenbank-Systeme wie Oracle zugegriffen werden. Transformationen können erledigt werden, Defaultwerte können gesetzt werden, etc. Den Möglichkeiten sind fast keine Grenzen gesetzt. Ist das DLL erst einmal eingetragen, kann im Importer der Import-Typ gewählt werden und unter Schnittstelle auf dem Tab Schnittstelle die Schaltfläche OK gedrückt werden. Die Daten werden dann wie bei einem Dateiimport über CSV oder XLS-Datei in den oberen Bereich des Importers übernommen. Custom-Importer sind bereits für Standard-Schnittstellen zu Partnerprodukten verfügbar (Bsp. ERP Infor, Stieger Software) oder für kundenindividuelle Anpassungen. Da sie im Rahmen der Standard-Entwicklung gepflegt werden, ist ein Höchstmass an Versionskompatibilität gewährleistet.
	Planen von automatischen Datenimporten Mit Geplante Jobs kann man definieren, wann und wie regelmässig Daten aus einem referenzierten Datei-Verzeichnis automatisch importiert werden sollen.
	Prüfen führt eine Plausibilisierung der Daten durch. Die Datensätze, welche die Prüfung nicht passieren, blieben im oberen Grid stehen und werden mit einer Fehlermeldung ergänzt. In der entsprechenden Spalte wird ein Ausrufzeichen eingeblendet und der Anwender kann mit der Maus über das Ausrufzeichen rollen und erhält einen Tooltip mit der Fehlermeldung. Die Daten im oberen Grid können manuell bearbeitet werden und nochmals geprüft werden. Die Datensätze welche in Ordnung sind, werden nach dem Prüfvorgang ins untere Grid geschoben.
	Importiert die erfolgreich geprüften und im unteren Grid stehenden Datensätze. Hinweis: Jeder Datensatz wird beim Importieren nochmal plausibilisiert, weil sich zwischen dem [Prüfen] und dem tatsächlichen Importieren etwas an den Plausibilisierungsparametern ändern kann (Beispielsweise: Buchungsperiode wurde zwischenzeitlich geschlossen; ein Konto wurde gesperrt, etc.). Ein somit nicht erfolgreich importierter Datensatz wird im unteren Grid rot markiert und in der letzten Spalte mit einer Fehlermeldung versehen. Hinweis: Sach-, Debitoren- und Kreditorenbuchungen werden beim Importieren aus revisionsgründen Definitiv festgesetzt.
	Prüfen & Importieren OK-geprüfte: Prüfen/Import führt eine Plausibilisierung der Daten durch und verbucht anschliessend gleich die erfolgreich geprüften Datensätze. Prüfen & Importieren wenn alle OK-geprüft: Führt eine Plausibilisierung der Daten durch und nur wenn alle Datensätze erfolgreich geprüft wurden, werden alle Datensätze importiert. Direkt Importieren ohne vorgängiges Prüfen: Importiert die Datensätze direkt ohne eine Plausibilisierung. Hinweise: Datensätze, welche aufgrund eines fehlenden oder falschen Inhalts nicht importiert werden können, bleiben im unteren Grid rot markiert und mit entsprechender Fehlermeldung in der Spalte [Importfehler] stehen. Empfohlen bei Massenverarbeitungen - Weil auf die Plausibilisierung verzichtet wird, können die Datensätze schneller importiert werden.
Felder
Importlauf	Auswahlliste bereits existierender, gespeicherter Importläufe Hinweis: Sind viele Läufe vorhanden, kann zur einfacheren Auffindung eines spezifischen Laufes bei geöffneter Auswahlliste mittels Doppelklick auf eine Spalte der Combobox aufsteigend und mittels weiterem Doppelklick die Spalte absteigend sortiert werden. Nachdem auf diese Weise bereits eine Spalte sortiert ist, können weitere Spalten mittels Shift + Doppelklick auf weitere Spalten innerhalb der vorgängigen Sortierung nach weiteren Kriterien sortiert werden.
Importer	Auswahlliste der verfügbaren Importer
Datum, Zeit, Benutzer, Status	Wird vom Programm automatisch vergeben und mit dem übrigen Laufparametern zusammen beim Speichern des Laufes historisiert. Zudem wird der Status des Imports im Status-Balken angegeben.
Bezeichnung	Möglichkeit der individuellen Bezeichnung des Laufes durch den Anwender.

Geplanter Import einrichten

Schritt 1: Ausgangslage prüfen

Damit die Funktion eines geplanten Importjobs verwendet werden kann, muss NEXUS / FINANZ inproc, das heisst auf dem lokalen Client laufen. Wenn NEXUS / FINANZ also nur auf der Webserviceversion läuft, muss als erster Schritt eine Inproc-Version installiert werden.

Die Inproc-Version ist nötig, weil der Importer auf der Dienstseite läuft. Wenn also die Webserviceversion benützt würde, würde der Import auf dem Webserver ausgeführt. Da die Importdateien jedoch auf dem Laufwerk des lokalen Client und nicht auf dem Webserver liegen, muss NEXUS / FINANZ ebenfalls auf dem lokalen Client (inproc) installiert werden.

Läuft NEXUS / FINANZ bereits inproc, so ist mit Schritt 2: Geplanter Job erstellen zu beginnen.

Schritt 2: Geplanter Job erstellen

Um einen automatischen Datenimport einzurichten, wird NEXUS / FINANZ inproc ausgeführt. Im Menü wird über Import/Export → Datenimport der Datenimporter geöffnet. Für die Einrichtung des geplanten Imports muss mindestens ein geplanter Job erfasst sein. In der Toolbar des Datenimporters ist der Button [Geplante Jobs] zu finden. Dort können die gewünschten Imports, die automatisch ausgeführt werden sollen erfasst werden.

Wurde der Importjob, wie im untenstehenden Beispiel veranschaulicht, angelegt und erfolgreich getestet kann die Einrichtung mit Schritt 3: Windows Scheduler einrichten fortgeführt werden.

Beispiel: Geplanter Job für Automatischer Import von Kreditoren-Rechnung ins Rechnungseingangsbuch einrichten

Neuer geplanter Job erstellen:

Neuer Geplanter Job bezeichnen:

Einstellungen zur Periodizität vornehmen:

Auswahl Importer und Datenquelle:

Hinweis zu Punkt 4: Hierbei handelt es sich um die Import-Funktionen aus dem Rechnungseingangsbuch. Mehr Informationen zum Fenster "Import Rechnungsdatei" finden sie unter Kreditorenbuchhaltung → Buchen Kreditorenbuchhaltung → Rechnungseingangsbuch → Rechnungseingangsbuch - Toolbar → Import.

Als Funktionskontrolle der geplante Importjob manuell auslösen:

Kontrolle im Importprotokoll:

(In diesem Beispiel wurde der Importjob gemäss Importjobprotokoll erfolgreich ausgeführt.)

Kontrolle im Import-Bereich in der Applikation: (in diesem Beispiel im Rechnungseingangsbuch)

(Die sechs Kreditorenrechnungen wurden , wie im Importprotokoll bestätigt erfolgreich in das Rechnungseingangsbuch importiert.)

Schritt 3: Windows Scheduler einrichten

Die Windows Aufgabenplanung (Englisch: Windows Task Scheduler) wird verwendet, um definierte Parameter periodisch ausführen zu lassen. Im Fall des automatischen Datenimports handelt es sich bei diesen Parameter um ein definiertes Programm der sogenannte NEXUS / FINANZ Import Starter, der periodisch gestartet wird, um den Datenimport ins NEXUS / FINANZ gemäss den im NEXUS / FINANZ erfassten geplanten Jobs auszulösen.

Die Windows Aufgabenplanung wird folgendermassen eingerichtet:

Mit Klick auf die Windowstaste kann die Anwendung "Aufgabenplanung" gesucht und geöffnet werden:

Ist die Anwendung "Aufgabenplanung" geöffnet, kann über den Menüpunkt "Aktion" → "Einfache Aufgabe erstellen" eine neue Aufgabe angelegt werden. Folgend wird das Fenster "Assistent für das Erstellen einfacher Aufgaben" angezeigt. Darin wird der neuen Aufgabe als erstes einen Namen und eine Beschreiung zur späteren Nachvollziehbarkeit gegeben:

Im nächsten Register "Aufgabentrigger" werdem erste Einstellungen bezüglich des Zeitpunktes der Ausführung gemacht:
(Diese weichen je nach Bedürfnisse vom untenstehenden Beispiel ab.)

Nach der Wahl des "Aufgabentriggers" öffnet sich ein neues Unterregister. Der Startzeitpunkt der Aufgabe kann hier oder auch zu einem späteren Zeitpunkt in den Einstellungen der Aufgabe definiert werden. Zudem wird festgelegt in welchem Zyklus sich die Aufgabe wiederholen soll.

Im folgenden Register "Aktion" wird parametrisiert was die Aufgabe ausführen soll. Für die Einrichtung des geplanten Datenimporters muss "Programm starten" gewählt werden.

Nach der Wahl der Aktion "Programm starten" öffnet sich ein neues Unterregister. Dort wird über den Button [Durchsuchen...] die Datei "Finance.WPFApp.WPFStarterInProc.exe" gewählt. Damit wird das Programm angegeben, welches gestartet werden soll.

Im Feld "Argumente hinzufügen (optional):" gibt es zwei mögliche Einträge:

/i:all → Dieses Argument wird für Funktionstests beim Einrichten verwendet. Damit werden alle geplanten Jobs ausgeführt und dabei wird nicht berücksichtigt, ob diese fällig sind oder nicht.
/i → Dieses Argument wird verwendet wenn produktiv mit geplanten Jobs gearbeitet wird. Damit werden nur die geplanten Jobs ausgeführt, die fällig sind.

Weitere Einstellungen werden in den Eigenschaften der Aufgabe vorgenommen. Um diese direkt aufzurufen, wird die Checkbox dafür (Siehe untenstehender Printscreen → Nr. 15) angehakt. Folgend muss der Button [Fertigstellen] getätigt werden.

Anschliessend öffnen sich die Eigenschaften des der Aufgabe. Darin können weitere Einstellungen je nach Bedürfnis vorgenommen werden.

In diesem Beispiel werden noch Einstellungen bezüglich der Ausführungszeitpunkte ergänzt:

Nachdem die Einstellungen angepasst wurden und die Eigenschaften mit [OK] geschlossen wurden, erscheint in der Aufgabenplanung im Ordner Aufgabenplanungsbibliotek die neue Aufgabe:

Schritt 4: NEXUS / FINANZ Import Starter einrichten

Im Ordner "synergetics business solutions.NET" des jeweiligen Inproc-Ordners befindet sich die Datei "ImportScheduler.config".

Diese wird im Editor geöffnet.

2. Einfügen der Datenbank (Server IP-Adresse / Datenbankname), in der die geplanten Jobs eingerichtet wurden.
Tipp: Im Ordner "synergetics business solutions.NET" ist eine Datei namens "ConnectionString.config" zu finden. Dort kann die entsprechende Datenbank-Adresse ausgelesen werden.

3. Einfügen des Users, der der geplante Job angelegt hat.

4. Einfügen des Userpassworts.
Wichtiger Hinweis:
Bei Versionen bis und mit V2021.0.0.0 muss das Passwort unverschlüsselt angegeben werden.
Ab Version V2021.1.0 muss muss das Passwort verschlüsselt angegeben werden. Das kryptische Passwort ist mit folgender SQL-Abfrage abrufbar:

5. Einfügen der Mandant Indentifikation.

6. Über "Datei" die Datei speichern.

Schritt 5: Ausführung des geplanten Jobs prüfen

Der automatische Datenimporter sollte nun funktionieren. Um dies zu prüfen, muss im den geplanten Jobs im NEXUS / FIANANZ sichergestellt werden, dass der entsprechende Job fällig ist.

Danach kann in der Aufgabenplanung die Aufgabe "FINANZ Import" gewählt und über Ausführen ausgelöst werden.

Folgende Resultate werden bei einem erfolgreichen Test ersichtlich sein:

In der Applikation NEXUS / FINANZ im Datenimport unter Importjob wird der ausgeführte geplante Importjob aufgelistet.
An der entsprechenden Stelle (in Beispielfall im Rechnungseingangsbuch) werden die importierten Dateien ersichtlich sein.