Auswerten mit Pivot-Tabellen

Eine Pivot-Tabelle ist eine Tabelle, die Sie mit der Maus zusammenstellen. Sie ziehen Felder an die richtige Stelle – Excel rechnet den Rest. Sie brauchen keine Formeln und können nichts kaputt machen: Jede Änderung lässt sich mit einem Klick wieder rückgängig machen.

Voraussetzung

Sie haben Excel mit einem Cube verbunden und sehen rechts die Feldliste.

Erste Pivot-Tabelle

Auswertung: «Leistungen pro Mitarbeitende» Alle Beispiele zeigen den Cube "Spitex Leistungen". Mit jedem anderen Cube funktioniert es genauso.

So ist die Feldliste aufgebaut

Rechts sehen Sie die Feldliste. Oben stehen alle verfügbaren Felder, unten die vier Bereiche Ihrer Tabelle:

Bereich	Was passiert dort?	Beispiel
Σ Werte	Diese Zahl wird gezählt oder summiert	Anzahl Leistungen
≡ Zeilen	Eine Zeile pro Eintrag	Mitarbeiter, Leistung
‖ Spalten	Eine Spalte pro Eintrag	Werte wie Dauer Std
▼ Filter	Schränkt die ganze Tabelle ein	pro OE

Hilfreiche Handgriffe

Ich möchte …	So geht's
ein Feld wieder entfernen	Feld aus dem Bereich herausziehen oder Häkchen entfernen
Zeilen und Spalten tauschen	Feld einfach in den anderen Bereich ziehen
ein Feld schnell finden	Namen oben in das Suchfeld der Feldliste tippen
die Feldliste zurückholen	In die Tabelle klicken › PivotTable-Analyse › Feldliste
einen Schritt rückgängig machen	Strg + Z

Filtern – nur das sehen, was Sie brauchen

Mit einem Filter blenden Sie aus, was Sie gerade nicht interessiert. Die Daten gehen dabei nicht verloren, sie sind nur ausgeblendet. Es gibt drei einfache Möglichkeiten. Wählen Sie die, die Ihnen am besten gefällt:

Möglichkeit	Am besten für
A – Filterfeld	schnelles Einschränken, z. B. auf ein Haus
B – Datenschnitt (Filter-Knöpfe)	Auswertungen, die Sie oft benutzen oder anderen zeigen

A – Filterfeld

Ziehen Sie ein Feld in den Bereich Filter, z. B. Haus.
Über der Tabelle erscheint die Zeile «Haus – (Alle)». Klicken Sie auf den Pfeil.
Sie möchten mehrere Häuser? Setzen Sie unten ein Häkchen bei Mehrere Elemente auswählen.
Setzen Sie die Häkchen bei den gewünschten Häusern und klicken Sie auf OK.

B – Datenschnitt (Filter-Knöpfe)

Klicken Sie in die Tabelle und dann oben auf PivotTable-Analyse › Datenschnitt einfügen.

Ins Detail gehen – auf- und zuklappen

Manche Felder haben mehrere Stufen, zum Beispiel Jahr › Quartal › Monat › Tag. Excel zeigt zuerst nur die oberste Stufe. So behalten Sie den Überblick und gehen nur dort ins Detail, wo Sie es brauchen.

Ich möchte …	So geht's
einen Eintrag aufklappen	auf das + davor klicken
einen Eintrag zuklappen	auf das – davor klicken
alle Jahre auf einmal aufklappen	Rechtsklick auf ein Jahr › Erweitern/Reduzieren › Gesamtes Feld erweitern
alles wieder zuklappen	Rechtsklick › Erweitern/Reduzieren › Gesamtes Feld reduzieren

Diagramm erstellen

Aus jeder Pivot-Tabelle machen Sie mit wenigen Klicks ein Diagramm. Das Diagramm ist mit der Tabelle verbunden: Wenn Sie die Tabelle filtern, ändert sich auch das Diagramm.

Schritt 1 – Diagramm einfügen
Klicken Sie in die Pivot-Tabelle und dann oben auf PivotTable-Analyse › PivotChart.

Schritt 2 – Art wählen
Wählen Sie Säule. Das passt für Vergleiche und Verläufe über Monate fast immer. Klicken Sie auf OK.

Schritt 3 – Verschönern
Klicken Sie auf das + neben dem Diagramm, um einen Titel oder die Zahlen an den Säulen einzublenden.

Was in der Tabelle steht …	… erscheint im Diagramm als
Zeilen (z. B. Monate)	Beschriftung unten
Spalten (z. B. Häuser)	verschiedene Farben
Werte (z. B. Anzahl)	Höhe der Säulen

Graue Knöpfe im Diagramm ausblenden: Für Präsentationen das Diagramm anklicken und oben auf PivotChart-Analyse › Feldschaltflächen klicken.

Auswertung speichern, öffnen und aktualisieren

Sie müssen eine Auswertung nur einmal bauen. Danach speichern Sie die Excel-Datei und holen sich jederzeit die neuesten Zahlen.

Speichern

Speichern Sie die Datei ganz normal mit Datei › Speichern unter, z. B. als Sturzauswertung.xlsx. Die Verbindung zum Cube wird in der Datei mitgespeichert. Sie müssen nichts weiter tun.

Öffnen

Öffnen Sie die Datei wie jede andere Excel-Datei. Wenn oben eine gelbe Leiste erscheint, klicken Sie auf Inhalt aktivieren.

Wichtig: Beim Öffnen sehen Sie zuerst die Zahlen vom letzten Speichern. Für den neuesten Stand müssen Sie aktualisieren.

Aktualisieren – neueste Zahlen holen

Klicken Sie auf Daten › Alle aktualisieren (oder Strg + Alt + F5). Jetzt sehen Sie den Stand der letzten Nacht.

Automatisch beim Öffnen aktualisieren

Damit Sie das Aktualisieren nicht vergessen, kann Excel es beim Öffnen selbst erledigen. Das stellen Sie einmal pro Datei ein:

Schritt 1 – Menü öffnen
Klicken Sie in die Pivot-Tabelle und dann oben auf PivotTable-Analyse › Datenquelle ändern ▾ › Verbindungseigenschaften …
Schritt 2 – Häkchen setzen
Öffnen Sie das Register Verwendung, setzen Sie ein Häkchen bei Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren und klicken Sie auf OK.
Schritt 3 – Datei speichern
Ab jetzt holt Excel bei jedem Öffnen die neuesten Zahlen.

Hier sind die nützlichsten Tipps für Pivot-Tabellen mit NexusCubes. Sie sind nach Thema sortiert, ⭐ markiert die wichtigsten für Kunden.

Darstellung – übersichtlicher machen

Tipp	So geht's
Felder nebeneinander statt untereinander	Entwurf › Berichtslayout › In Tabellenformat anzeigen
Ergebniszeilen entfernen	Entwurf › Teilergebnisse › Teilergebnisse nicht anzeigen
Gesamtergebnis unten/rechts ausblenden	Entwurf › Gesamtergebnisse › Für Zeilen und Spalten deaktiviert
Namen in jeder Zeile wiederholen	Entwurf › Berichtslayout › Alle Elementbeschriftungen wiederholen
Spaltenüberschrift umbenennen	Einfach in die Überschriftszelle klicken und neuen Text eintippen, z. B. «Zeilenbeschriftungen» → «Sturzort»
+ / – ausblenden	PivotTable-Analyse › Schaltflächen +/-
Farbiges Aussehen, gestreifte Zeilen	Entwurf › PivotTable-Formate und ☑ Gebänderte Zeilen
Leere Zellen als 0 anzeigen	Rechtsklick › PivotTable-Optionen › Register Layout & Format › ☑ Für leere Zellen anzeigen: `0`

Zahlen – richtig anzeigen und rechnen

Tipp	So geht's
Zahlenformat (Tausendertrennzeichen, CHF, Dezimalstellen)	Rechtsklick auf eine Zahl › Wertfeldeinstellungen › Zahlenformat
Prozentanteil statt Anzahl, z. B. «Wie viel % der Stürze passieren im Zimmer?»	Rechtsklick auf eine Zahl › Werte anzeigen als › % des Gesamtergebnisses (oder % des Spaltenergebnisses)
Veränderung zum Vorjahr	Rechtsklick › Werte anzeigen als › Differenz von … › Basisfeld: Jahr, Basiselement: (Vorheriger)
Rangliste (1., 2., 3. …)	Rechtsklick › Werte anzeigen als › Rangfolge nach Größe (absteigend)
Gleiche Kennzahl zweimal, z. B. als Anzahl und als %	Kennzahl ein zweites Mal in Werte ziehen und dort «Werte anzeigen als» umstellen

Sortieren & Filtern

Tipp	So geht's
Grösste Werte zuerst	Rechtsklick auf eine Zahl › Sortieren › Nach Größe absteigend sortieren
Nur die Top 10	Pfeil ▼ bei Zeilenbeschriftungen › Wertefilter › Top 10 …
Nach Text filtern, z. B. alle Häuser mit «Ahorn»	Pfeil ▼ › Beschriftungsfilter › Enthält …
Einträge ohne Daten trotzdem zeigen, z. B. Häuser ohne Sturz	Rechtsklick › PivotTable-Optionen › Register Anzeige › ☑ Elemente ohne Daten in Zeilen anzeigen
Ein Datenschnitt für mehrere Tabellen	Rechtsklick auf Datenschnitt › Berichtsverbindungen › Tabellen anhaken

Schneller arbeiten – Optimierung

Cubes enthalten oft Millionen Datensätze. Diese Tipps machen den grössten Unterschied:

Tipp	Warum
Hierarchien statt Einzelfelder	Mit Jahr - Quartal - Monat - Datum klappen Sie nur auf, was Sie brauchen. Das Feld «Datum» allein lädt sofort jeden Tag.
Automatische Spaltenbreite ausschalten	PivotTable-Optionen › Layout & Format › ☐ Spaltenbreiten bei Aktualisierung automatisch anpassen. Das ist ruhiger und etwas schneller.
Nicht benötigte Felder entfernen	Jedes Feld in der Tabelle kostet Rechenzeit.

Wiederverwenden

Tipp	So geht's
Auswertung als Vorlage kopieren	Rechtsklick auf den Blattnamen › Verschieben oder kopieren › ☑ Kopie erstellen. Die Kopie ist schon verbunden, Sie ändern nur die Felder.
Zweite Tabelle aus demselben Cube	Pivot-Tabelle markieren, kopieren (`Strg+C`) und daneben einfügen (`Strg+V`). Das geht schneller als eine neue Verbindung.
Zahl aus der Pivot in einer Formel verwenden	In einer normalen Zelle `=` tippen und auf eine Pivot-Zahl klicken. Excel erzeugt automatisch `PIVOTDATENZUORDNEN(...)`, das auch nach dem Umbauen der Tabelle die richtige Zahl findet.